Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, l'obligation de conservation vous permet de conserver les éléments Drive indéfiniment pour satisfaire à des obligations juridiques ou de préservation. Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à des comptes individuels ou à tous les comptes d'une unité organisationnelle, en incluant éventuellement des Drive partagés. Les enregistrements Google Meet et les journaux associés sont inclus dans les obligations de conservation Drive, de même que les sites créés dans la nouvelle version de Google Sites. Les obligations de conservation prévalent sur les règles de conservation. Les données conservées sont donc protégées des paramètres de gouvernance des données habituels prévoyant leur suppression.
Informations importantes sur Drive et l'obligation de conservation
Avant de définir des obligations de conservation, nous vous recommandons de consulter Premiers pas avec l'obligation de conservation Google Vault et de vérifier les types de données compatibles pour Drive, Meet et Sites.
Quelles données peuvent être conservées
Compris :
- La plupart des fichiers dans les Drive et les Drive partagés des utilisateurs. L'obligation de conservation sur Drive s'applique aux éléments appartenant aux utilisateurs ou aux organisations auxquels s'applique cette procédure, ainsi qu'à la plupart des éléments qui sont partagés directement avec eux.
- Les Drive partagés d'un utilisateur sont soumis à une obligation de conservation uniquement si la case Inclure les Drive partagés est cochée.
Non compris :
- Fichiers et raccourcis vers Drive
- Fichiers associés
- Fichiers externes partagés avec vos utilisateurs
- Sites créés avec la version classique de Sites
- Fichiers partagés avec un utilisateur, puis dont le partage est annulé
- Fichiers partagés avec l'utilisateur via un alias ou son appartenance à un groupe Google (et non directement avec son compte)
- Fichiers supprimés d'un Drive partagé par un utilisateur dont le compte ne fait l'objet d'aucune obligation de conservation
Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles (sections concernant Drive, Meet et Sites).
Les éléments supprimés sous obligation de conservation restent toujours visibles dans Vault, mais pas pour les utilisateurs.
Lorsqu'un fichier sous obligation de conservation est supprimé par un utilisateur ou par une règle de conservation, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter, mais le fichier n'est pas supprimé définitivement. En tant qu'administrateur Vault disposant des droits appropriés, vous pouvez toujours rechercher, prévisualiser et exporter le fichier à l'aide de Vault.
Comment un Drive partagé affecte-t-il une procédure de préservation ?
Les fichiers d'un Drive partagé ne sont pas soumis à une obligation de conservation dans les cas suivants :
-
Si un membre d'un Drive partagé :
- déplace un fichier d'un Drive partagé, sans être soumis à aucune obligation de conservation ;
- supprime un membre soumis à une obligation de conservation, alors qu'aucun autre membre de Drive partagé n'est sujet à une procédure de ce type.
- Si aucun membre d'un Drive partagé n'est soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire.
Les fichiers d'un sous-dossier dans un Drive partagé ne sont pas soumis à une obligation de conservation si un administrateur du Drive partagé limite l'accès au sous-dossier de sorte que l'utilisateur soumis à l'obligation de conservation n'y ait pas accès.
Lorsqu'un Drive partagé est supprimé, les fichiers qu'il contenait sont soumis aux obligations de conservation suivantes :
-
Si un utilisateur est membre direct du Drive partagé supprimé (et non membre par le biais d'un groupe Google) et est soumis à une obligation de conservation, les fichiers du Drive partagé sont conservés jusqu'à ce que l'obligation soit levée. Une fois que l'obligation de conservation est supprimée et si les fichiers ne sont pas soumis à une autre procédure ou règle de conservation, ils sont supprimés.
-
Si un utilisateur n'est pas membre du Drive partagé supprimé, mais a un accès direct à un fichier du Drive partagé (non pas en tant que membre d'un groupe Google ni par le biais d'un alias) et est soumis à une obligation de conservation, seul ce fichier est conservé jusqu'à ce que l'obligation soit levée. Les fichiers n'étant soumis à aucune règle de conservation ou procédure de préservation à titre conservatoire sont supprimés.
Placer les fichiers Drive, Meet et Sites sous obligation de conservation
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Litiges.
- Si le litige existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
- Cliquez sur Créer.
- Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
- Cliquez sur Créer.
- Cliquez sur Procédures de préservation
Créer. - Saisissez le nom de l'obligation de conservation.
- Cliquez sur Sélectionner un service Drive.
- Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez la portée de l'obligation de conservation :
- Comptes spécifiques : saisissez l'adresse e-mail d'un ou plusieurs comptes ou adresses e-mail de groupe.
Unité organisationnelle : sélectionnez une unité organisationnelle.
Remarque : Nous vous recommandons vivement de ne pas sélectionner l'unité organisationnelle racine. car vous ne pourrez supprimer aucun compte Google Workspace de votre organisation. En savoir plus
Indiquez si vous souhaitez que l'obligation de conservation inclue les éléments des Drive partagés, puis cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Créer.
Modifier l'obligation de conservation des fichiers Drive, Meet et Sites
Vous pouvez modifier certains paramètres de l'obligation de conservation, mais vous ne pouvez pas en modifier le service (choisir un autre service que Drive) ni la portée (par exemple, passer de comptes individuels à une unité organisationnelle).
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Litiges, puis sur le litige contenant l'obligation de conservation.
Pour modifier les comptes ou les unités organisationnelles sujets à l'obligation de conservation :
- Cliquez sur Portée.
Ajoutez ou supprimez des comptes, ou changez d'unité organisationnelle.
Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de comptes spécifiques dans une obligation de conservation appliquée à une unité organisationnelle. L'inverse n'est pas autorisé non plus.
Si vous supprimez tous les comptes, il vous sera demandé de supprimer l'obligation de conservation.
Cliquez sur Continuer.
Pour modifier l'application de l'obligation de conservation aux Drive partagés, cliquez sur Portée
Inclure les éléments des Drive partagés.Cliquez sur Enregistrer.