Nell'ambito dei tuoi progetti eDiscovery con i dati di Google Workspace, puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per conservare gli elementi su Drive a tempo indeterminato, al fine di rispettare le obbligazioni di legge o di conservazione. Puoi applicare un'archiviazione a fini legali a singoli account o a tutti gli account di un'unità organizzativa e, facoltativamente, includere i Drive condivisi. Le registrazioni di Google Meet e i relativi log sono inclusi nelle archiviazioni a fini legali di Drive, così come i siti creati nella nuova versione di Google Sites. Poiché l'archiviazione a fini legali ha la precedenza sulle regole di conservazione, i dati soggetti a tali regole sono protetti dall'eliminazione definitiva eventualmente prevista dalle normali regole di governance dei dati.
Informazioni importanti su Drive e le archiviazioni a fini legali
Prima di impostare le archiviazioni a fini legali, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva alle archiviazioni a fini legali di Google Vault e di consultare la sezione Tipi di dati supportati per Drive, Meet e Sites.
Quali dati possono essere soggetti ad archiviazione a fini legali
Inclusi:
- La maggior parte dei file nei Drive degli utenti e nei Drive condivisi. Un'archiviazione a fini legali su Drive viene applicata agli elementi di proprietà delle organizzazioni o degli utenti coperti dall'archiviazione a fini legali e alla maggior parte degli elementi condivisi direttamente con loro.
- I Drive condivisi di un utente sono soggetti ad archiviazione a fini legali solo se la casella Includi Drive condivisi è selezionata.
Non inclusi:
- Scorciatoie di Drive e cartelle
- File collegati
- File esterni condivisi con gli utenti
- Siti creati nella versione classica di Sites
- File condivisi e poi non condivisi con un utente
- File condivisi con l'utente tramite un alias o l'appartenenza a un gruppo Google (non direttamente con il suo account)
- File rimossi da un Drive condiviso da un utente non soggetto ad archiviazione a fini legali
Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati (sezioni relative a Drive, Meet e Sites).
I messaggi eliminati soggetti ad archiviazione a fini legali sono sempre visibili in Vault, ma non sono accessibili agli utenti
Quando un file soggetto ad archiviazione a fini legali viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi, ma il file non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare in anteprima ed esportare il file utilizzando Vault.
In che modo i Drive condivisi influiscono su un'archiviazione a fini legali?
I file contenuti in un Drive condiviso non vengono conservati da un'archiviazione a fini legali nei seguenti casi:
-
Se un membro del Drive condiviso:
- Sposta un file all'esterno del Drive condiviso e l'utente non è soggetto a un'archiviazione a fini legali.
- Rimuove dal Drive condiviso un membro attualmente soggetto a un blocco e nessun altro membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
- Nessun membro del Drive condiviso è soggetto a un'archiviazione a fini legali.
I file contenuti in una sottocartella di un Drive condiviso non vengono conservati da un'archiviazione a fini legali se un gestore del Drive condiviso limita l'accesso alla sottocartella in modo che l'utente interessato dall'archiviazione a fini legali non abbia accesso alla sottocartella.
Quando viene eliminato un Drive condiviso, i file che contiene sono soggetti ai seguenti scenari di archiviazione a fini legali:
-
Se un utente è un membro diretto del Drive condiviso eliminato (non un membro tramite un gruppo Google) ed è interessato da un'archiviazione a fini legali, i file nel Drive condiviso vengono conservati fino alla rimozione dell'archiviazione a fini legali. Una volta rimossa l'archiviazione a fini legali dell'utente, se i file non sono soggetti a un'altra archiviazione a fini legali o a una regola di conservazione, verranno eliminati.
-
Se un utente non è un membro del Drive condiviso eliminato, ma ha accesso diretto a un file al suo interno (non come membro di un gruppo Google o tramite un alias) e se questo utente è soggetto a un'archiviazione a fini legali, solo quel file verrà conservato finché non sarà rimossa l'archiviazione a fini legali dell'utente. I file che non corrispondono a una regola di conservazione o a un'archiviazione a fini legali vengono eliminati.
Applicare un'archiviazione a fini legali ai file di Drive, Meet e Sites
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche.
- Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
- Fai clic su Crea.
- Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
- Fai clic su Crea.
- Fai clic su Archiviazioni a fini legali
Crea. - Inserisci un nome univoco per l'archiviazione a fini legali.
- Fai clic su Scegli il servizio Drive.
- Fai clic su Continua.
Seleziona l'ambito dell'archiviazione a fini legali:
- Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o delle email di gruppo.
Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.
Nota:consigliamo vivamente di non selezionare l'unità organizzativa di primo livello, perché in tal caso non potrai eliminare alcun account di Google Workspace dalla tua organizzazione. Scopri di più
Scegli se vuoi che l'archiviazione a fini legali includa gli elementi dei Drive condivisi e quindi fai clic su Continua.
Fai clic su Crea.
Modificare un'archiviazione a fini legali applicata a file di Drive, Meet e Sites
Puoi modificare alcuni parametri di un'archiviazione a fini legali, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Drive con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche , quindi sulla pratica che contiene l'archiviazione a fini legali.
Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dall'archiviazione a fini legali:
- Fai clic su Ambito.
Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.
Nota:non puoi aggiungere account all'archiviazione a fini legali applicata a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative all'archiviazione a fini legali applicata ad account specifici.
Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare l'archiviazione a fini legali.
Fai clic su Continua.
Per modificare l'applicazione dell'archiviazione a fini legali ai Drive condivisi, fai clic su Ambito
Includi elementi nei Drive condivisi.Fai clic su Salva.