Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk menyimpan item di Drive tanpa batas waktu agar memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan untuk akun perorangan atau semua akun dalam unit organisasi, dan secara opsional menyertakan drive bersama. Rekaman Google Meet dan log terkait disertakan dalam pembekuan Drive, begitu juga situs yang dibuat di Google Sites baru. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola data umum yang dapat menghapusnya secara permanen.
Informasi penting tentang Drive dan pembekuan
Sebelum menetapkan pembekuan, sebaiknya Anda membaca Memulai pembekuan di Google Vault dan meninjau Jenis data yang didukung untuk Drive, Meet, dan Sites.
Data yang dapat dibekukan
Dicakup:
- Sebagian besar file di Drive pengguna dan drive bersama. Pembekuan di Drive berlaku untuk item yang dimiliki oleh dan sebagian besar item yang dibagikan langsung kepada pengguna atau organisasi yang tercakup dalam pembekuan.
- Drive bersama pengguna dibekukan hanya jika kotak Sertakan Drive Bersama dicentang.
Tidak dicakup:
- Folder dan pintasan Drive
- File yang ditautkan
- File eksternal yang dibagikan kepada pengguna Anda
- Situs yang dibuat di Sites klasik
- File yang dibagikan, lalu tidak dibagikan kepada pengguna
- File yang dibagikan kepada pengguna melalui alias atau keanggotaan Grup Google (tidak langsung ke akunnya)
- File yang dihapus dari drive bersama oleh pengguna yang tidak dibekukan
Untuk mengetahui detailnya, lihat Layanan dan jenis data yang didukung (bagian untuk Drive, Meet, dan Sites).
Item dalam pembekuan yang dihapus selalu dapat dilihat di Vault, tetapi tidak dapat dilihat oleh pengguna
Jika file yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses file tersebut lagi, tetapi file tersebut tidak dihapus permanen. Sebagai admin Vault dengan hak istimewa yang sesuai, Anda tetap dapat menelusuri, melihat pratinjau, dan mengekspor file menggunakan Vault.
Bagaimana pengaruh drive bersama terhadap pembekuan?
File di drive bersama tidak akan dipertahankan oleh pembekuan jika:
-
anggota drive bersama:
- memindahkan file keluar dari drive bersama, dan anggota tersebut tidak sedang dibekukan.
- menghapus anggota yang saat ini sedang dibekukan di drive bersama, dan tidak ada anggota lain dalam drive bersama yang sedang dibekukan.
- tidak ada anggota drive bersama yang sedang dibekukan.
File di subfolder drive bersama tidak akan dipertahankan oleh pembekuan jika pengelola drive bersama membatasi akses ke subfolder sehingga pengguna yang dibekukan tidak memiliki akses ke subfolder tersebut.
Jika drive bersama dihapus, file di drive bersama yang dihapus tersebut tunduk pada skenario pembekuan berikut:
-
Jika pengguna adalah anggota langsung drive bersama yang dihapus (bukan anggota melalui Grup Google) dan tunduk pada pembekuan, file di drive bersama akan dipertahankan hingga pembekuan dihapus. Setelah pembekuan pada pengguna dihapus, dan jika file tidak tunduk pada pembekuan atau aturan retensi lainnya, file tersebut akan dihapus.
-
Jika pengguna bukan anggota drive bersama yang dihapus, tetapi memiliki akses langsung ke file di drive bersama (bukan sebagai anggota Grup Google atau melalui alias) dan pengguna tersebut tunduk pada pembekuan, hanya file tersebut yang akan dipertahankan hingga pembekuan pada pengguna dihapus. File yang tidak cocok dengan aturan retensi atau pembekuan akan dihapus.
Membekukan file Drive, Meet, dan Sites
- Login ke vault.google.com.
- Klik Masalah.
- Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat
masalah:
- Klik Buat.
- Masukkan nama masalah dan deskripsi (opsional).
- Klik Buat.
- Klik Pembekuan
Buat. - Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
- Klik Pilih layanan Drive.
- Klik Lanjutkan.
Pilih cakupan pembekuan:
- Akun tertentu—Masukkan satu atau beberapa akun, atau alamat email grup.
Unit organisasi—Pilih unit organisasi.
Catatan: Sebaiknya Anda tidak memilih unit organisasi tingkat teratas. Anda tidak akan dapat menghapus akun Google Workspace apa pun dari organisasi Anda. Pelajari lebih lanjut
Pilih apakah Anda ingin pembekuan menyertakan item di drive bersama dan kemudian klik Lanjutkan.
Klik Buat.
Mengedit pembekuan pada file Drive, Meet, dan Sites
Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanan (misalnya dari Drive ke layanan lain) atau jenis cakupan (misalnya dari akun ke unit organisasi).
- Login ke vault.google.com.
- Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
Untuk mengubah akun atau unit organisasi yang tercakup dalam penangguhan:
- Klik Cakupan.
Menambahkan atau menghapus akun atau mengubah unit organisasi.
Catatan: Anda tidak dapat menambahkan akun ke penangguhan yang mencakup unit organisasi, dan Anda tidak dapat menambahkan unit organisasi ke penangguhan yang mencakup akun tertentu.
Jika semua akun dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.
Klik Lanjutkan.
Untuk mengubah apakah penangguhan berlaku untuk drive bersama, klik Cakupan
Sertakan item di drive bersama.Klik Simpan.