Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, é possível usar guardas de documentos para preservar itens no Drive por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. Você pode aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas em uma unidade organizacional e, como alternativa, incluir os drives compartilhados. As gravações do Google Meet e os registros associados são incluídos nas guardas de documentos do Drive, bem como os sites criados no novo Google Sites. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.
Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos
Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e veja os tipos de dados compatíveis do Drive, Meet e Sites.
Quais dados podem ser retidos
Cobertos:
- A maioria dos arquivos nos drives compartilhados e nos drives dos usuários. No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos itens que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações sob essa guarda.
- Os drives compartilhados de um usuário só estão sujeitos a guarda de documentos se a caixa Incluir drives compartilhados estiver marcada.
Não cobertos:
- Pastas e atalhos do Drive
- Arquivos vinculados
- Arquivos externos compartilhados com os usuários
- Sites criados no Sites clássico
- Arquivos compartilhados e depois descompartilhados com um usuário
- Arquivos compartilhados com o usuário por um alias ou associação ao grupo do Google (não diretamente com a conta)
- Arquivos removidos de um drive compartilhado por um usuário que não está sujeito a uma guarda de documentos
Veja mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis (seções do Drive, Meet e Sites).
Os itens excluídos em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis no Vault, mas não ficam visíveis para os usuários
Quando um arquivo sujeito à guarda de documentos é excluído por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessar esse arquivo, mas ele não é limpo. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar, visualizar e exportar o arquivo.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Arquivos em drives compartilhados não são preservados por guardas de documentos nestas situações:
-
Quando um participante do drive compartilhado:
- remove um arquivo do drive compartilhado sem que esse membro esteja sujeito a uma guarda de documentos;
- remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
- Quando nenhum participante do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.
Arquivos em subpastas de drives compartilhados não serão preservados pelas guardas de documentos se um administrador do drive compartilhado limitar o acesso às subpastas pelo usuário afetado pela guarda.
Quando um drive compartilhado é excluído, os arquivos contidos nele ficam sujeitos a estes cenários de guarda de documentos:
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Se um usuário for membro direto do drive compartilhado excluído (e não por meio de um grupo do Google) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, os arquivos no drive compartilhado serão preservados até que a guarda seja removida. Após a remoção da guarda de documentos, os arquivos serão excluídos se não estiverem sujeitos a outra guarda de documentos ou regra de retenção.
-
Se um usuário não for membro do drive compartilhado excluído, mas tiver acesso direto a um arquivo no drive (não como membro de um grupo do Google ou por meio de um alias) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, esse arquivo será preservado até que a guarda seja removida. Os arquivos que não corresponderem a uma regra de retenção ou guarda de documentos serão excluídos.
Definir uma guarda de documentos para arquivos do Drive, Meet e Sites
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos.
- Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
- Clique em Criar.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
- Clique em Guardas de documentos
Criar. - Digite um nome exclusivo para a guarda.
- Clique em Escolher serviço Drive.
- Clique em Continuar.
Selecione o escopo da guarda de documentos:
- Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
Unidade organizacional : selecione uma unidade organizacional.
Observação:recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. já que não é possível excluir as contas do Google Workspace da sua organização nela. Saiba mais
Escolha se a guarda de documentos deve incluir mensagens dos drives compartilhados e clique em Continuar.
Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos para arquivos do Drive, Meet e Sites
Você pode mudar alguns parâmetros da guarda de documentos, mas não é possível mudar o serviço (por exemplo, trocar o Drive por outro serviço) ou o tipo de escopo (como mudar de contas para uma unidade organizacional).
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
- Clique em Escopo.
Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.
Observação:não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.
Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.
Clique em Continuar.
Para alterar se a guarda se aplica aos drives compartilhados, clique em Escopo
Incluir itens em drives compartilhados.Clique em Salvar.