Placer des messages de l'appli Gemini sous obligation de conservation

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, l'obligation de conservation vous permet de conserver les messages de l'appli Gemini indéfiniment pour satisfaire à des obligations juridiques ou de préservation. Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à des comptes individuels ou à tous les comptes d'une unité organisationnelle. Les règles de conservation prévalent sur les règles de conservation. Les messages Gemini conservés sont donc protégés de vos règles de gouvernance des données habituelles qui pourraient les supprimer définitivement autrement.

Si votre administrateur Google Workspace supprime la licence Vault d'un utilisateur, l'obligation de conservation n'empêche plus la suppression des messages Gemini de l'utilisateur. Les messages marqués pour suppression peuvent être immédiatement supprimés de manière définitive et ne peuvent pas être restaurés. En savoir plus sur la préservation des données des utilisateurs.

Informations importantes concernant les obligations de conservation dans l'appli Gemini

Avant de définir des obligations de conservation, nous vous recommandons vivement de lire Premiers pas avec l'obligation de conservation Google Vault et de consulter Messages de l'appli Gemini disponibles dans Vault.

Comment les données sont-elles conservées ?

  • Paramètres d'administration : vous pouvez utiliser le paramètre "Historique des conversations Gemini" dans la console d'administration pour décider si les conversations de l'appli Gemini sont enregistrées et pendant combien de temps avant d'être automatiquement supprimées. Quelle que soit la façon dont les conversations sont enregistrées, les administrateurs peuvent utiliser Vault pour les conserver, les rechercher, les exporter ou leur appliquer une obligation de conservation. Pour savoir comment gérer l'historique des conversations Gemini, consultez Gérer l'historique des conversations Gemini.
  • Paramètres utilisateur : que l'action ou le paramètre d'un utilisateur entraîne ou non la suppression des conversations de l'appli Gemini, les administrateurs peuvent utiliser Vault pour les conserver, les rechercher, les exporter ou leur appliquer une obligation de conservation. Pour savoir comment gérer l'activité dans les applications Gemini, consultez Gérer l'activité dans les applications Gemini.
  • Règles de conservation et obligations de conservation Vault : vous pouvez définir des règles de conservation personnalisées ou par défaut pour conserver les conversations de l'appli Gemini (comprenant les prompts des utilisateurs et les réponses de l'appli) pendant une période spécifique ou indéfiniment. Vous pouvez également appliquer une obligation de conservation sur les données des utilisateurs.

    Si elles sont actives, les règles de conservation et les obligations de conservation Vault prévalent sur les paramètres de la console d'administration (comme le paramètre "Historique des conversations Gemini") ou les paramètres utilisateur. Les paramètres de la console d'administration ou les paramètres utilisateur ne masquent les conversations que si une règle ou une obligation de conservation est appliquée.

Les messages sous obligation de conservation restent toujours visibles dans Vault, mais pas pour les utilisateurs

Lorsqu'un message de l'appli Gemini sous obligation de conservation est supprimé par un utilisateur ou un paramètre d'historique d'administrateur, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter, mais le message n'est pas supprimé définitivement. En tant qu'administrateur Vault disposant des droits appropriés, vous pouvez toujours rechercher et exporter le message.

Placer des messages de l'appli Gemini sous obligation de conservation

  1. Connectez-vous à vault.google.com.

  2. Si vous avez créé un litige, cliquez sur Litiges puis votre litige.

    Sinon, créez-en un. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des litiges.

  3. Cliquez sur Obligations de conservation puis Créer , puis saisissez un nom unique pour l' obligation de conservation.

  4. Cliquez sur Sélectionner un service puis Appli Gemini puis Continuer.

  5. Sélectionnez la portée de l'obligation de conservation :

  6. Cliquez sur Créer.

Modifier une obligation de conservation

Vous pouvez modifier certains paramètres de l'obligation de conservation, mais vous ne pouvez pas en modifier le service ni la portée. Par exemple, vous ne pouvez pas remplacer l'appli Gemini par un autre service ni passer de comptes à une unité organisationnelle.

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges puis le litige contenant l'obligation de conservation.
  3. Cliquez sur Obligations de conservation puis le nom de l'obligation de conservation.
  4. Cliquez sur Champ d'application, puis ajoutez ou supprimez des comptes, ou modifiez l'unité organisationnelle.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une obligation de conservation

Important : Lorsque vous supprimez une obligation de conservation, les règles de conservation standards s'appliquent immédiatement. Vault supprimera le contenu qui a dépassé la date d'expiration de la règle de conservation lors du prochain cycle de suppression.

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges puis le litige contenant l'obligation de conservation.
  3. Cliquez sur Obligations de conservation.
  4. Pointez sur le nom de l'obligation de conservation, puis cliquez sur Supprimer puis Supprimer.