Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar la conservación para preservar los mensajes de las apps con Gemini de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una retención a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las suspensiones anulan las reglas de retención, por lo que los mensajes de Gemini en espera están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos definitivamente.
Si el administrador de Google Workspace quita la licencia compatible con Vault de un usuario, la conservación ya no protegerá los mensajes de Gemini del usuario contra el borrado. Los mensajes marcados para eliminación se pueden borrar de inmediato y no se pueden restablecer. Obtén más información para conservar los datos de los usuarios.
Información importante sobre las retenciones de la app de Gemini
Antes de establecer retenciones, te recomendamos que leas Cómo comenzar a usar las retenciones en Google Vault y revises los mensajes de la app de Gemini compatibles con Vault.
Cómo se suspenden los datos
- Configuración del administrador: Puedes usar el parámetro de configuración del historial de conversaciones de Gemini en la Consola del administrador para decidir si se guardan las conversaciones de la app de Gemini y por cuánto tiempo antes de que se borren automáticamente. Sin embargo, independientemente de cómo se guarden las conversaciones, los administradores pueden retener, conservar, buscar y exportar conversaciones de la app de Gemini con Vault. Para obtener detalles sobre cómo administrar el historial de conversaciones de Gemini, consulta Administra el historial de conversaciones de Gemini.
- Configuración del usuario: Independientemente de si la acción o la configuración de un usuario provocan el borrado de las conversaciones de la app de Gemini, los administradores pueden retener, suspender, buscar y exportar las conversaciones de la app de Gemini con Vault. Para obtener detalles sobre cómo administrar la actividad en las Apps con Gemini, consulta Cómo administrar la actividad en las Apps con Gemini.
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Reglas de retención y conservaciones de Vault: Puedes establecer reglas de retención personalizadas o predeterminadas para conservar las conversaciones de las apps con Gemini (que incluyen las instrucciones del usuario y las respuestas de las apps con Gemini) durante períodos específicos o de forma indefinida. También puedes establecer una conservación de los datos del usuario.
Las conservaciones y las reglas de retención de Vault, si están activas, tienen prioridad sobre la configuración de la Consola del administrador (como el parámetro de configuración del historial de conversaciones de Gemini) o la configuración del usuario. Cualquier parámetro de configuración de la Consola del administrador o del usuario solo ocultará las conversaciones de la vista de los usuarios en las que haya una regla de retención o una suspensión.
Los mensajes borrados que están en conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios.
Cuando un usuario o un administrador borran los mensajes de la app de Gemini que están en espera, el usuario ya no puede acceder a ellos, pero no se borran definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar y exportar los mensajes.
Cómo suspender los mensajes de la app de Gemini
- Accede a vault.google.com.
Si creaste un asunto, haz clic en Asuntos
tu asunto.De lo contrario, crea un asunto. Para obtener más información, consulta Crea y administra asuntos.
Haz clic en Retenciones
Crear y, luego, ingresa un nombre único para la retención.Haz clic en Elegir servicio
App de Gemini
Continuar.Selecciona el alcance de la retención:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Importante: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior. Si lo haces, no podrás borrar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización. Para obtener más información, consulta ¿Por qué no debería establecer una retención en la unidad organizativa superior?
Haz clic en Crear.
Cómo editar una retención
Puedes cambiar algunos parámetros de la retención, pero no el servicio ni el tipo de alcance. Por ejemplo, no puedes cambiar la app de Gemini a otro servicio ni cambiar las cuentas a una unidad organizativa.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos el asunto que contiene la retención.
- Haz clic en Retenciones el nombre de la retención.
- Haz clic en Alcance y, luego, agrega o quita cuentas, o bien cambia la unidad organizativa.
- Haz clic en Guardar.
Cómo borrar una retención
Importante: Cuando borras una suspensión, se aplican las políticas de retención normales de inmediato. Vault borra el contenido que supera la fecha de vencimiento de la regla de retención en el próximo ciclo de eliminación.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos el asunto que contiene la retención.
- Haz clic en Retenciones.
- Señala el nombre de la retención y haz clic en Borrar Borrar.