Nakładanie blokad na wiadomości z Gmaila

W ramach projektów pozyskiwania danych elektronicznych z Google Workspace możesz nakładać blokady na wiadomości w Gmailu, aby przechowywać je bez ograniczeń czasowych ze względu na zobowiązania prawne i zobowiązania do ochrony danych. Możesz nałożyć blokadę na poszczególne konta lub wszystkie konta w danej jednostce organizacyjnej. Blokady mają pierwszeństwo przed regułami przechowywania, dlatego zablokowane dane są chronione przed zwykłymi regułami dotyczącymi zarządzania danymi, które w innej sytuacji mogłyby spowodować trwałe usunięcie tych danych.

Ważne informacje na temat blokad danych z Gmaila

Zanim ustawisz blokady, zapoznaj się z artykułem Pierwsze kroki z blokadami w Google Vault oraz sprawdź, jakie typy wiadomości z Gmaila są obsługiwane przez Vault.

Jakie dane można objąć blokadą

Obsługiwane:

  • Wiadomości i ich załączniki wysyłane, otrzymywane lub przygotowywane przez użytkowników w Twojej organizacji
  • Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji

Nieobsługiwane:

  • połączone pliki;
  • Układy e-maili
  • wiadomości wysłane przy użyciu innych usług Google, takich jak Kalendarz czy Dokumenty Google, chyba że włączona jest funkcja kompleksowego przechowywania poczty;
  • Zawartość dynamiczna w wiadomościach dynamicznych
  • Odrzucone i automatycznie zapisane wersje robocze
Więcej informacji znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych.

Usunięte wiadomości objęte blokadą są zawsze widoczne w Vault, ale nie są widoczne dla użytkowników

Gdy użytkownik usuwa wiadomość objętą blokadą, traci do niej dostęp, ale sama wiadomość nie jest trwale usuwana. Jako administrator Vault z odpowiednimi uprawnieniami możesz tę wiadomość nadal wyszukać i wyeksportować, a także wyświetlić jej podgląd przy użyciu Vault.

Unikanie zbyt wielu lub zbyt złożonych haseł podczas precyzowania zakresu blokady

Aby sprecyzować zakres wiadomości objętych blokadą, możesz wpisać wyszukiwane słowa. Zdecydowanie radzimy, aby najpierw zawęzić zakres blokady na podstawie kont (określonych użytkowników lub mniejszych jednostek organizacyjnych) i dopiero potem sprecyzować wyniki za pomocą wyszukiwanych haseł.

W rzadkich przypadkach system przetwarzania zasad Google może mieć problemy ze skalowaniem, jeśli ustawisz wiele blokad o szerokim zakresie, precyzując zakres wiadomości objętych blokadą za pomocą złożonych zestawów wyszukiwanych haseł. Na przykład możesz osiągnąć limit, jeśli ustawisz kilka blokad z zakresami obejmującymi więcej niż 100 tys. kont i sprecyzujesz je za pomocą złożonych haseł, takich jak wiele aliasów czy wiele instrukcji AND/OR. W takim przypadku Twoja organizacja może tymczasowo utracić możliwość tworzenia zasad administracyjnych na potrzeby Google Workspace, np. w celu dodawania nowych kont użytkowników lub stosowania nowych reguł bezpieczeństwa.

Nakładanie blokady na wiadomości w Gmailu

  1. Zaloguj się na vault.google.com.
  2. Kliknij Sprawy.

  3. Jeśli sprawa już istnieje, kliknij ją, by ją otworzyć. W przeciwnym razie utwórz sprawę:

    1. Kliknij Utwórz.
    2. Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
    3. Kliknij Utwórz.

  4. Kliknij Blokady a potem Utwórz.

  5. Wpisz niepowtarzalną nazwę blokady.

  6. Kliknij Wybierz usługę a potem Gmail.

  7. Kliknij Dalej.

  8. Wybierz zakres blokady:

    • Określone konta – wpisz co najmniej jeden adres e-mail konta lub grupy adresów.

    • Jednostka organizacyjna – wybierz jednostkę organizacyjną.

      Uwaga: zdecydowanie zalecamy, aby nie wybierać nadrzędnej jednostki organizacyjnej. Nie będzie można usunąć żadnych kont Google Workspace w organizacji. Więcej informacji

  9. Kliknij Dalej.

  10. (Opcjonalnie) Ustaw warunki blokady:

    • Data wysłania – wpisz daty, by ograniczyć blokadę do wiadomości wysłanych między datą początkową i końcową.
      • Aby objąć blokadą wiadomości wysłane w określonym dniu lub po nim, wpisz tylko datę początkową.
      • Aby objąć blokadą wiadomości wysłane w określonym dniu lub przed nim, wpisz tylko datę końcową.
      • Aby objąć blokadą wiadomości niezależnie od daty ich wysłania, nie wpisuj daty początkowej ani końcowej.

    • Wyszukiwane hasła – wpisz wyszukiwane hasła i operatory, by zastosować blokadę tylko do wiadomości, które spełniają warunki.

      Uwaga:

      • Gdy konto użytkownika jest objęte blokadą, nie można go usunąć, dopóki blokada nie zostanie usunięta, nawet jeśli żadna z jego wiadomości nie spełnia warunków. Jeśli ustawisz blokadę w jednostce organizacyjnej najwyższego poziomu i zawęzisz warunki, nie będziesz mieć możliwości usunięcia kont użytkowników.
      • Nie możesz użyć operatora is:chat, aby zastosować blokadę Gmaila do wiadomości na czacie w Google Chat. Aby blokować wiadomości na czacie, ustaw blokadę dotyczącą Google Chat,

  11. Kliknij Utwórz.

Edytowanie blokady wiadomości w Gmailu

Możesz zmienić niektóre parametry blokady, ale nie możesz zmienić usługi (zastąpić Gmaila inną usługą) ani typu zakresu (np. określone konta zamiast jednostki organizacyjnej).

  1. Zaloguj się na vault.google.com.
  2. Kliknij Sprawy , a następnie kliknij sprawę zawierającą blokadę.

  3. Aby zmienić konta lub jednostki organizacyjne objęte blokadą:

    1. Kliknij Zakres.

    2. Dodaj lub usuń konta albo zmień jednostkę organizacyjną.

      Uwaga: nie można dodawać kont do blokady obejmującej jednostkę organizacyjną. Nie można też dodać jednostki organizacyjnej do blokady obejmującej określone konta.

      Jeśli usuniesz wszystkie konta, pojawi się pytanie o to, czy usunąć blokadę.

    3. Kliknij Dalej.

  4. Aby zmienić zakres dat wysłania lub warunki, kliknij Warunki.

    • Data wysłania – pozwala rozszerzyć lub ograniczyć zakres dat, które ma obejmować blokada.
    • Wyszukiwane hasła – pozwala dodać lub usunąć hasła i operatory wyszukiwania, by zmienić zakres wiadomości objętych blokadą.

  5. Kliknij Zapisz.