تجميد رسائل Gmail

في إطار مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية للبيانات" في Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ برسائل Gmail إلى أجل غير مسمى، وذلك استيفاءً للالتزامات القانونية أو متطلبات بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على حسابات فردية أو على كل الحسابات في وحدة تنظيمية. تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات، حيث تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد من قواعد إدارة البيانات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًا، إذا لم يتم تجميدها.

معلومات مهمة حول عمليات تجميد البيانات في Gmail

قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault ومراجعة رسائل Gmail المتوافقة مع Vault.

تجميد رسائل Gmail

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية.

3. إذا كانت المسألة القانونية متوفِّرة من قبل، انقر عليها لفتحها. وبخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:

   1. انقر على إنشاء.
   2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
   3. انقر على إنشاء.

4. انقر على عمليات تجميد البيانات إنشاء.

5. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات.

6. انقر على اختيار الخدمة Gmail.

7. انقر على متابعة.

8. اختَر نطاق التجميد:

   • حسابات مُحدَّدة: أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر أو عناوين بريد إلكتروني لمجموعة.

   • وحدة تنظيمية: اختَر وحدة تنظيمية.

     ملاحظة: ننصحك بعدم اختيار الوحدة التنظيمية العليا. لن تتمكّن من حذف أي حسابات على Google Workspace من مؤسستك. مزيد من المعلومات

9. انقر على متابعة.

10. (اختياري) اضبط شروط التعليق:

    • تاريخ الإرسال: أدخِل تواريخًا لحصر التعليق على الرسائل التي تم إرسالها خلال تاريخَي البدء والانتهاء.
      • لتجميد الرسائل المرسَلة في تاريخ محدّد أو بعده، أدخِل تاريخ البدء فقط.
      • لحجز رسالة تم إرسالها في تاريخ محدّد أو قبله، أدخِل تاريخ انتهاء فقط.
      • لتعليق الرسائل بغض النظر عن وقت إرسالها، لا تُدخِل تاريخ بدء أو انتهاء.

    • العبارات: أدخِل عبارات البحث وعوامل التشغيل لتطبيق عملية تجميد البيانات على الرسائل التي تتطابق مع العبارات فقط.

      ملاحظة:

      • عندما يكون حساب المستخدم ضمن نطاق التجميد، لا يمكن حذف الحساب إلى أن تتم إزالة التجميد، حتى إذا لم تتطابق أي من رسائله مع بنود التجميد. إذا وضعت تعليقًا قانونيًا على الوحدة التنظيمية ذات المستوى الأعلى وعدّلته باستخدام عبارات بحث، لن تتمكّن من حذف أي مستخدمين.
      • لا يمكنك استخدام is:chat لتطبيق عملية تجميد البيانات في Gmail على رسائل الدردشة في Google Chat. لتجميد بيانات رسائل المحادثة، يمكنك ضبط تجميد بيانات Chat.

11. انقر على إنشاء.

تعديل عملية تجميد لرسائل Gmail

يمكنك تغيير بعض معلَمات تجميد البيانات، ولكن لا يمكنك تغيير الخدمة (مثل من Gmail إلى خدمة أخرى) أو نوع النطاق (مثل من الحسابات إلى وحدة تنظيمية).

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية ثم المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.

3. لتغيير الحسابات أو الوحدات التنظيمية التي يشملها التجميد، اتّبِع الخطوات التالية:

   1. انقر على النطاق.

   2. يمكنك إضافة حسابات أو إزالتها أو تغيير الوحدة التنظيمية.

      ملاحظة: لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية تجميد بيانات تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية إلى عملية تجميد بيانات تشمل حسابات معيّنة.

      إذا أزلت جميع الحسابات، سيُطلَب منك حذف عملية تجميد البيانات.

   3. انقر على متابعة.

4. لتغيير النطاق الزمني أو العبارات المُرسَلة، انقر على الشروط.

   • تاريخ الإرسال: يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية تجميد البيانات أو تقييده.
   • العبارات: أضِف عبارات البحث وعوامل التشغيل أو أزِلها لتغيير الرسائل التي تخضع لعملية التجميد.

5. انقر على حفظ.