Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte für Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds Gmail-Nachrichten auf unbestimmte Zeit aufbewahren, um rechtliche oder Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Holds können auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden. Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wichtige Informationen zu Gmail-Holds

Bevor Sie Holds verhängen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich den Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault durchzulesen und sich anzusehen, welche Gmail-Nachrichten in Vault unterstützt werden.

Welche Daten können auf „Hold“ gesetzt werden?

Aufbewahrt:

  • Nachrichten und deren Anhänge, die von Nutzern in Ihrer Organisation gesendet, empfangen oder entworfen wurden
  • Von Nutzern in Ihrer Organisation gesendete Nachrichten im Modus „Vertraulich“

Nicht abgedeckt:

  • Verknüpfte Dateien
  • E‑Mail-Layouts
  • Nachrichten, die über andere Google-Dienste wie Google Kalender oder Google Docs gesendet wurden, es sei denn, der umfassende E-Mail-Speicher ist aktiviert
  • Dynamische Inhalte in dynamischen Nachrichten
  • Verworfene Entwürfe und automatisch gespeicherte Versionen von Entwürfen
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

Gelöschte Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind in Vault immer sichtbar, aber nicht für die Nutzer.

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr darauf zugreifen. Die Nachricht wurde aber nicht dauerhaft gelöscht. Als Vault-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie weiterhin in Vault nach der Nachricht suchen, sie als Vorschau ansehen und exportieren.

Vermeiden Sie zu viele oder zu komplexe Begriffe, wenn Sie einen Hold eingrenzen

Um die Anzahl der von einem Hold abgedeckten Nachrichten zu optimieren, können Sie Suchbegriffe eingeben. Wir empfehlen dringend, Holds als Erstes auf bestimmte Konten, also auf Nutzer oder kleinere Organisationseinheiten zu beschränken und danach dieses kleinere Set mit Begriffen zu verfeinern.

In seltenen Fällen kann es sein, dass das Richtlinienbearbeitungssystem von Google nicht skaliert wird, wenn Sie viele Holds mit breitem Umfang festlegen, die komplexe Begriffssätze zur Verfeinerung der zurückgehaltenen Nachrichten enthalten. Dieses Limit wird beispielsweise erreicht, wenn Sie mehrere Holds festlegen, deren Geltungsbereiche mehr als 100.000 Konten umfassen und die mit komplexen Begriffen optimiert sind, darunter mehrere Aliasse und viele AND/OR-Anweisungen. In einem solchen Fall wird Ihre Organisation eventuell vorübergehend blockiert und kann dann keine Administratorrichtlinien mehr für Google Workspace erstellen, also beispielsweise keine neuen Nutzer hinzufügen oder keine neuen Sicherheitsregeln anwenden.

Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.

  3. Wenn die Rechtsangelegenheit bereits vorhanden ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit:

    1. Klicken Sie auf Erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.

  4. Klicken Sie auf Holds und dann Erstellen.

  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.

  6. Klicken Sie auf Dienst auswählen und dann Gmail.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:

    • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.

    • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.

      Hinweis:Wir empfehlen dringend, nicht die oberste Organisationseinheit auszuwählen. Sie können dann keine Google Workspace-Konten aus Ihrer Organisation löschen. Weitere Informationen

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Optional: Legen Sie die Bedingungen für die Zurückstellung fest:

    • Sendedatum: Geben Sie Datumsangaben ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die innerhalb des Start- und Enddatums gesendet wurden.
      • Wenn Sie Nachrichten, die an oder nach einem bestimmten Datum gesendet wurden, auf „Hold“ setzen möchten, geben Sie nur ein Startdatum ein.
      • Wenn Sie Nachrichten zurückhalten möchten, die am oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden, geben Sie nur ein Enddatum ein.
      • Wenn Sie Nachrichten unabhängig vom Sendedatum zurückhalten möchten, geben Sie kein Start- oder Enddatum ein.

    • Begriffe: Geben Sie Suchbegriffe und Operatoren ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die mit diesen Begriffen übereinstimmen.

      Hinweis:

      • Wenn ein Nutzerkonto in den Hold-Umfang fällt, kann es erst gelöscht werden, nachdem der Hold entfernt wurde, auch wenn keine Nachricht mit den Bedingungen übereinstimmt. Wenn Sie einen Hold für die oberste Organisationseinheit festlegen und ihn mit Begriffen verfeinern, können Sie keine Nutzer löschen.
      • Mit is:chat können Sie keinen Gmail-Hold auf Chatnachrichten in Google Chat anwenden. Wenn Sie Chatnachrichten mit einem Hold versehen möchten, legen Sie einen Chat-Hold fest.

  11. Klicken Sie auf Erstellen.

Holds für Gmail-Nachrichten bearbeiten

Sie können einige Kriterien für den Hold ändern, aber nicht den Dienst (Gmail zu einem anderen Dienst) oder den Geltungsbereich (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.

  3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:

    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.

    2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis:Sie können einem Hold für eine Organisationseinheit keine Konten hinzufügen und einem Hold für einzelne Konten keine Organisationseinheiten.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

    3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Um den Sendezeitraum oder Begriffe zu ändern, klicken Sie auf Bedingungen.

    • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
    • Begriffe: Fügen Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzu oder entfernen Sie sie, um zu ändern, welche Nachrichten dem Hold unterliegen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.