Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om Gmail-berichten voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht plaatsen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.
Belangrijke informatie over bewaarplichten voor Gmail
Voordat u bewaarplichten instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en te controleren welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault.
Welke gegevens kunnen worden bewaard
Gedekt:
- Berichten en bijlagen die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd, ontvangen of als concept opgeslagen
- Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie
Niet gedekt:
- Gekoppelde bestanden
- E-mailindelingen
- Berichten die via andere Google-services worden gestuurd, zoals Agenda of Google Documenten, tenzij uitgebreide berichtopslag aanstaat
- Dynamische content in dynamische berichten
- Verwijderde concepten en automatisch opgeslagen versies van concepten
Verwijderde berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet zichtbaar voor gebruikers
Als een bericht waarvoor een bewaarplicht geldt, wordt verwijderd door een gebruiker, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht. Het bericht wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, er een voorbeeld van weergeven en het bericht exporteren via Vault.
Vermijd veel of complexe termen om een bewaarplicht te verfijnen
Als u de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt wilt verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u sterk aan eerst uw bewaarplichten per account (bepaalde gebruikers of kleinere organisatie-eenheden) te verfijnen en vervolgens die kleinere verzameling te verfijnen met termen.
In zeldzame gevallen kan het beleidsverwerkingssysteem van Google niet worden geschaald als u veel bewaarplichten met een breed bereik instelt die complexe sets termen hebben om de berichten die onder de bewaarplicht vallen te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere bewaarplichten instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts bevatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, is het mogelijk dat uw organisatie tijdelijk geen beheerbeleid voor Google Workspace kan maken, zoals voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.
Een bewaarplicht plaatsen op Gmail-berichten
- Log in op vault.google.com.
- Log in op vault.google.com.
Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
- Klik op Maken.
- Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
- Klik op Maken.
Klik op Bewaarplichten
Maken.Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
Klik op Service kiezen
Gmail.Klik op Doorgaan.
Selecteer het bereik van de bewaarplicht:
- Specifieke accounts: Voer een of meer e-mailadressen van accounts of groepen in.
Organisatie-eenheid: Selecteer een organisatie-eenheid.
Opmerking: We raden u sterk aan niet de organisatie-eenheid op het hoogste niveau te selecteren. U kunt dan namelijk geen Google Workspace-accounts verwijderen uit uw organisatie. Meer informatie
Klik op Doorgaan.
(Optioneel) Stel de voorwaarden voor de bewaarplicht in:
- Verzenddatum: Voer datums in om de bewaarplicht te beperken tot berichten die zijn verstuurd tussen de start- en einddatum.
- Als u berichten wilt bewaren die op of na een specifieke datum zijn verstuurd, voert u alleen een startdatum in.
- Als je berichten wilt bewaren die op of vóór een bepaalde datum zijn gestuurd, voer je alleen een einddatum in.
- Als u berichten wilt bewaren, ongeacht wanneer ze zijn gestuurd, voert u geen start- of einddatum in.
Termen: Voer zoektermen en operators in om de bewaarplicht alleen toe te passen op berichten die overeenkomen met de termen.
Opmerking:
- Als een gebruikersaccount valt onder de bewaarplicht, kan het account pas worden verwijderd nadat de bewaarplicht is verwijderd, zelfs als geen van de berichten overeenkomt met de voorwaarden. Als u een bewaarplicht instelt voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau en deze verfijnt met termen, kunt u geen gebruikers verwijderen.
- U kunt
is:chatniet gebruiken om een bewaarplicht voor Gmail toe te passen op chatberichten in Google Chat. Als u chatberichten wilt bewaren, moet u een bewaarplicht voor Chat instellen.
- Verzenddatum: Voer datums in om de bewaarplicht te beperken tot berichten die zijn verstuurd tussen de start- en einddatum.
Klik op Maken.
Een bewaarplicht voor Gmail-berichten bewerken
U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Gmail naar een andere service) of het bereiktype (zoals van accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
Zo wijzigt u de accounts of organisatie-eenheden die onder de bewaarplicht vallen:
- Klik op Bereik.
Voeg accounts toe of verwijder deze, of wijzig de organisatie-eenheid.
Opmerking: U kunt geen accounts toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor een organisatie-eenheid en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor specifieke accounts.
Als u alle accounts verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.
Klik op Doorgaan.
Klik op Voorwaarden om de verzendperiode of voorwaarden te wijzigen.
- Verzenddatum: Hiermee kunt u het datumbereik voor de bewaarplicht uitbreiden of beperken.
- Termen: Voeg zoektermen en operators toe of verwijder ze om te wijzigen voor welke berichten de bewaarplicht geldt.
Klik op Opslaan.