Gmail iletilerini muhafazaya alma

Google Workspace verileriyle ilgili e-delil tespiti projeleriniz kapsamında, yasal yükümlülükleri veya koruma yükümlülüklerini yerine getirmek için Gmail iletilerini süresiz olarak saklamak amacıyla muhafaza özelliğini kullanabilirsiniz. Bir kuruluş birimindeki belirli hesaplara veya tüm hesaplara muhafaza uygulayabilirsiniz. Muhafazalar, saklama kurallarını geçersiz kılar. Bu sayede, muhafazaya alınan veriler, aksi takdirde onları kalıcı olarak silebilecek olan normal veri yönetimi kurallarınızdan korunmuş olur.

Gmail muhafazaları hakkında önemli bilgiler

Muhafazaları ayarlamadan önce Google Apps Kasası'nda muhafazaları kullanmaya başlama başlıklı makaleyi okumanızı ve Apps Kasası'nda desteklenen Gmail iletileri bölümüne göz atmanızı öneririz.

Hangi veriler muhafazaya alınabilir?

Kapsanan veriler:

  • Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından gönderilen, alınan veya taslak olarak oluşturulan iletiler ve bunların ekleri
  • Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından gönderilen gizli mod iletileri

Kapsam dışında olan veriler:

  • Bağlı dosyalar
  • E-posta düzenleri
  • Kapsamlı ileti depolama alanı etkin değilse Takvim veya Google Dokümanlar gibi diğer Google hizmetleri üzerinden gönderilen iletiler
  • Dinamik iletilerdeki dinamik içerik
  • Silinmiş taslaklar ve taslakların otomatik olarak kaydedilen sürümleri
Ayrıntılar için Desteklenen hizmetler ve veri türleri başlıklı makaleyi inceleyin.

Muhafazaya alınıp silinen mesajlar Apps Kasası'nda her zaman görülebilir ancak kullanıcılara gösterilmez

Muhafazaya alınmış bir mesajı silen kullanıcı, bu mesaja artık erişemez ancak mesaj kalıcı olarak silinmez. Uygun ayrıcalıklara sahip bir Apps Kasası yöneticisi olarak Apps Kasası'nı kullanarak mesajı yine arayabilir, önizleyebilir ve dışa aktarabilirsiniz.

Muhafaza hassaslaştırma için çok fazla veya karmaşık terim kullanmaktan kaçının

Muhafaza kapsamındaki mesajları hassaslaştırmak için arama terimleri girebilirsiniz. Önce muhafazalarınızı hesaplara göre hassaslaştırmanızı (belirli kullanıcılar veya küçük kuruluş birimleri) ve bu işlemin ardından bu küçük terim grubunu hassaslaştırmanızı kesinlikle öneririz.

Nadiren, Google'ın politika işleme sistemi, muhafazaya alınan mesajları hassaslaştırmak için karmaşık terim gruplarına sahip, geniş kapsamlı muhafazalar ayarlayıp ayarlamadığınızı ölçmeyebilir. Örneğin, 100.000'den fazla hesap içeren kapsamlara sahip ve karmaşık terimlerle hassaslaştırdığınız (ör. birkaç takma ad ve birçok VE/VEYA ifadesi) çeşitli muhafazalar ayarlarsanız sınıra ulaşabilirsiniz. Bu durum gerçekleşirse kuruluşunuzun Google Workspace için yönetici politikası oluşturması (ör. yeni kullanıcı ekleme veya yeni güvenlik kuralları uygulama) geçici olarak engellenebilir.

Gmail iletilerini muhafazaya alma

  1. vault.google.com adresinde oturum açın.
  2. Konular'ı tıklayın.

  3. Konu zaten mevcutsa açmak için konuyu tıklayın. Konu mevcut değilse bir konu oluşturun:

    1. Oluştur'u tıklayın.
    2. Konu için bir ad ve isterseniz bir açıklama girin.
    3. Oluştur'u tıklayın.

  4. Muhafazalar ardından Oluştur'u tıklayın.

  5. Muhafaza için benzersiz bir ad girin.

  6. Hizmet seç ardından Gmail'i tıklayın.

  7. Devam'ı tıklayın.

  8. Muhafazanın kapsamını seçin:

    • Belirli hesaplar: Bir veya daha fazla hesap ya da grup e-posta adresi girin.

    • Kuruluş birimi: Bir kuruluş birimi seçin.

      Not: Üst kuruluş birimini seçmemenizi kesinlikle öneririz. Kuruluşunuzdaki Google Workspace hesaplarını silemezsiniz. Daha fazla bilgi

  9. Devam'ı tıklayın.

  10. (İsteğe bağlı) Muhafazaya ilişkin koşulları belirleyin:

    • Gönderme tarihi: Muhafazaya alınacak mesajları belirli başlangıç ve bitiş tarihleri arasında sınırlandırmak üzere tarihleri girin.
      • Belirli bir tarihte veya daha sonra gönderilen mesajları muhafazaya almak için yalnızca başlangıç tarihi girin.
      • Belirli bir tarihte veya daha önce gönderilen mesajları muhafazaya almak için yalnızca bitiş tarihi girin.
      • Mesajları gönderildikleri zamana bakılmaksızın muhafazaya almak için başlangıç veya bitiş tarihi girmeyin.

    • Terimler: Muhafazayı yalnızca belirli terimlerle eşleşen mesajlara uygulamak için arama terimleri ve operatörler girin.

      Not:

      • Muhafaza kapsamında olan bir kullanıcı hesabı, mesajlarının hiçbiri arama terimleriyle eşleşmese bile muhafaza kaldırılana kadar silinemez. Üst kuruluş biriminde muhafaza ayarlayıp terimlerle aramayı daraltırsanız hiçbir kullanıcıyı silemezsiniz.
      • Google Chat'teki sohbet mesajlarına Gmail muhafazası uygulamak için is:chat terimini kullanamazsınız. Sohbet mesajlarını muhafazaya almak için Chat muhafazası ayarlayın.

  11. Oluştur'u tıklayın.

Gmail iletilerindeki muhafazayı düzenleme

Bazı muhafaza parametrelerini değiştirebilirsiniz ancak hizmeti (Gmail'i başka bir hizmetle) veya kapsam türünü (ör. hesapları bir kuruluş birimiyle) değiştiremezsiniz.

  1. vault.google.com adresinde oturum açın.
  2. Konular'ı ve ardından muhafazayı içeren konuyu tıklayın.

  3. Muhafaza kapsamındaki hesapları veya kuruluş birimlerini değiştirmek için:

    1. Kapsam'ı tıklayın.

    2. Hesap ekleyin veya kaldırın ya da kuruluş birimini değiştirin.

      Not: Kuruluş birimini kapsayan bir muhafazaya hesap ekleyemezsiniz ya da belirli hesapları kapsayan bir muhafazaya kuruluş birimi ekleyemezsiniz.

      Tüm hesapları kaldırırsanız muhafazayı silmeniz istenir.

    3. Devam'ı tıklayın.

  4. Gönderme tarihi aralığını veya terimleri değiştirmek için Koşullar'ı tıklayın.

    • Gönderme tarihi: Muhafazaya tabi olacak tarih aralığını genişletin veya daraltın.
    • Terimler: Muhafazaya tabi olacak mesajları değiştirmek için arama terimleri ve operatörler ekleyin veya kaldırın.

  5. Kaydet'i tıklayın.