您在开展 Google Workspace 数据电子取证项目的过程中，可以使用保全功能无限期地保留 Gmail 邮件，以履行法律义务或保留义务。您可以将保全应用于个别账号或组织部门中的所有账号。由于保全会覆盖保留规则，即使应用了可能会造成数据被完全清除的常规数据治理规则，设置了保全的数据仍会受到保护。
有关 Gmail 保全的重要信息
在您设置保全前，我们建议您先阅读开始使用 Google 保险柜的保全功能并查看保险柜支持的 Gmail 邮件。
哪些数据可以保全
涵盖的数据：
- 贵组织中的用户发送、接收或起草的消息及其附件
- 贵单位用户发送的机密模式邮件
未覆盖的数据：
- 链接的文件
- 电子邮件版式
- 通过其他 Google 服务（例如 Google 日历或 Google 文档）发送的邮件，除非已启用综合邮件存储空间
- 动态邮件中的动态内容
- 已舍弃的草稿和自动保存的草稿版本
处于保全状态的已删除消息永远可以在保险柜中查看，但用户无法查看
如果处于保全状态的消息被用户删除，那么用户将无法再访问该消息，但系统不会完全清除该消息。不过，拥有适当特权的保险柜管理员仍然可以使用保险柜搜索、预览和导出该消息。
避免使用许多或复杂字词来缩小保全范围
您可以输入搜索字词来缩小保全涵盖的邮件。我们强烈建议您先按账号（特定用户或小型单位部门）缩小您的保全范围，然后再使用字词进一步缩小范围。
在极少数情况下，如果您设置了许多具有复杂条件集的宽范围保留，以细化保留的消息，Google 的政策处理系统可能无法扩缩。例如，如果您设置了多个保全，且保全的范围包含超过 10 万个账号，您还使用复杂字词（例如多个别名和许多 AND/OR 语句）来缩小保全范围，那么您可能会达到上限。如果发生这种情况，您的单位可能会被暂时禁止创建 Google Workspace 的任何管理员政策，例如添加新用户或应用新安全规则。
为 Gmail 邮件设置保全
- 登录 vault.google.com。
- 点击诉讼或调查。
如果相应诉讼或调查已存在，请点击以将其打开。否则，请创建一个诉讼或调查：
- 点击创建。
- 为此诉讼或调查输入一个名称，还可以选择输入说明。
- 点击创建。
依次点击保全
创建。为该保全输入一个唯一名称。
依次点击选择服务
Gmail。点击继续。
选择该保全的应用范围：
- 特定账号：输入一个或多个账号或群组邮箱地址。
单位部门：选择一个单位部门。
注意：我们强烈建议您不要选择顶级组织部门。您将无法删除贵组织中的任何 Google Workspace 账号。了解详情
点击继续。
（可选）设置暂缓条件：
- 发送日期 - 输入日期，以将保留范围限定为在开始日期和结束日期之间发送的消息。
- 如需保全在特定日期当天或之后发送的邮件，只需输入开始日期。
- 如需暂缓在特定日期或之前发送的邮件，只需输入结束日期。
- 如需保留消息，无论消息何时发送，请勿输入开始日期或结束日期。
字词：输入搜索字词和运算符，将保全的适用对象限制为匹配这些字词的邮件。
注意：
- 如果用户账号处于保全范围内，那么除非保全被移除，否则系统无法删除账号，即便其中没有消息符合条件也是如此。如果您为顶级组织部门设置了保全并使用字词对其进行优化，您将无法删除任何用户。
- 您无法通过
is:chat将 Gmail 保全应用于 Google Chat 中的聊天消息。如需保全聊天消息，请设置 Chat 保全。
- 发送日期 - 输入日期，以将保留范围限定为在开始日期和结束日期之间发送的消息。
点击创建。
修改 Gmail 邮件的保全设置
您可以更改部分保全参数，但无法更改服务（从 Gmail 改为其他服务）或应用范围的类型（例如从账号改为组织部门）。
- 登录 vault.google.com。
- 点击诉讼或调查，然后点击包含相应保全的诉讼或调查。
如要更改保全所涵盖的账号或组织部门，请执行以下操作：
- 点击应用范围。
添加或移除账号，或者更改组织部门。
注意：您无法向涵盖组织部门的保全添加账号，也无法向涵盖特定账号的保全添加组织部门。
如果您移除所有账号，系统会提示您删除该保全。
点击继续。
如需更改发送日期范围或条款，请点击条件。
- 发送日期：扩大或收窄此保全涵盖的日期范围。
- 字词：添加或移除搜索字词和运算符，以更改保全的适用对象。
点击保存。