เก็บรักษาข้อความ Gmail ระหว่างดำเนินคดี

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณสามารถใช้การคงไว้ชั่วคราว เพื่อเก็บรักษาข้อความ Gmail ไว้อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษาได้ ซึ่งจะใช้กับบางบัญชีหรือทุกบัญชีในหน่วยขององค์กรก็ได้ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีใน Gmail

ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัยและตรวจสอบข้อความ Gmail ที่รองรับในห้องนิรภัย

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้

ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่

  • ข้อความและไฟล์แนบที่ผู้ใช้ในองค์กรส่ง รับ หรือร่าง
  • อีเมลในโหมดข้อมูลลับที่ส่งจากผู้ใช้ในองค์กร

ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่

  • ไฟล์ที่ลิงก์
  • เลย์เอาต์อีเมล
  • ข้อความที่ส่งผ่านบริการอื่นๆ ของ Google เช่น ปฏิทินหรือ Google เอกสาร เว้นแต่จะเปิดพื้นที่เก็บข้อมูลข้อความแบบครอบคลุมเอาไว้
  • เนื้อหาแบบไดนามิกในอีเมลแบบไดนามิก
  • ข้อความร่างที่ทิ้งและข้อความร่างเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ

ข้อความที่ถูกลบที่อยู่ในสถานะคงไว้ชั่วคราวจะมองเห็นได้ในห้องนิรภัยเสมอ แต่ผู้ใช้จะมองไม่เห็น

เมื่อผู้ใช้ลบข้อความที่คงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้จะเข้าถึงข้อความนั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่ข้อความไม่ได้ถูกลบถาวร ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะยังคงค้นหา ดูตัวอย่าง และส่งออกข้อความโดยใช้ห้องนิรภัยได้

ปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวโดยหลีกเลี่ยงการใช้คำหลักจำนวนมากหรือซับซ้อนเกินไป

คุณสามารถป้อนข้อความค้นหาเพื่อปรับแต่งข้อความที่ต้องการคงไว้ชั่วคราวได้ เราขอแนะนำให้คุณปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวตามบัญชีก่อน (ผู้ใช้ที่เจาะจงหรือหน่วยขององค์กรขนาดเล็ก) แล้วจึงปรับแต่งกลุ่มย่อยนั้นด้วยคำหลักที่ต้องการ

ในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อย ระบบการประมวลผลนโยบายของ Google อาจปรับขนาดไม่ได้หากคุณตั้งค่าการระงับแบบขอบเขตกว้างจำนวนมากที่มีชุดข้อกำหนดที่ซับซ้อนเพื่อปรับแต่งข้อความที่ถูกระงับ ตัวอย่างเช่นระบบอาจแจ้งว่ามีการใช้งานถึงขีดจำกัด หากคุณตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวด้วยขอบเขตที่มีบัญชีมากกว่า 100,000 บัญชี และปรับแต่งด้วยคำหลักที่ซับซ้อน เช่นใช้นามแฝงหลายชื่อ หรือใช้คำสั่ง AND/OR มากเกินไป ในกรณีนี้องค์กรอาจถูกบล็อกชั่วคราวทำให้ไม่สามารถสร้างนโยบายผู้ดูแลระบบสำหรับ Google Workspace ได้ เช่น การเพิ่มผู้ใช้ใหม่หรือใช้กฎความปลอดภัยใหม่

คงข้อความ Gmail ไว้ชั่วคราว

  1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
  2. คลิกกรณี

  3. หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

    1. คลิกสร้าง
    2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
    3. คลิกสร้าง

  4. คลิกการคงไว้ชั่วคราว จากนั้น สร้าง

  5. ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน

  6. คลิกเลือกบริการ จากนั้น Gmail

  7. คลิกต่อไป

  8. เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้

    • บัญชีที่ระบุ -ป้อนอีเมลของบัญชีหรืออีเมลกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ

    • หน่วยขององค์กร - เลือกหน่วยขององค์กร

      หมายเหตุ: เราไม่แนะนำให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด เนื่องจากคุณจะลบบัญชี Google Workspace ออกจากองค์กรไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

  9. คลิกต่อไป

  10. (ไม่บังคับ) ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับการระงับโดยทำดังนี้

    • วันที่ส่ง -ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการระงับเฉพาะข้อความที่ส่งภายในวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการคงข้อความที่ส่งในวันที่ที่ระบุหรือหลังจากนั้น ให้ป้อนเฉพาะ วันที่เริ่มต้น
      • หากต้องการระงับข้อความที่ส่งในวันที่หรือก่อนวันที่ที่ระบุ ให้ป้อนเฉพาะวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการระงับข้อความไม่ว่าข้อความจะถูกส่งเมื่อใด ให้ไม่ต้องป้อนวันที่เริ่มต้น หรือวันที่สิ้นสุด

    • คำหลัก -ป้อนข้อความค้นหาและ โอเปอเรเตอร์เพื่อ ใช้การคงไว้ชั่วคราวเฉพาะกับข้อความที่ตรงตามคำหลักเท่านั้น

      หมายเหตุ:

      • เมื่อบัญชีผู้ใช้อยู่ในขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว คุณจะลบบัญชีไม่ได้จนกว่าจะนำการคงไว้ชั่วคราวออก แม้ว่าจะไม่มีข้อความใดที่ตรงกับคำหลักก็ตาม หากคุณตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวในหน่วยขององค์กรระดับบนสุดและปรับแต่งด้วยคำหลัก คุณจะลบผู้ใช้ไม่ได้
      • คุณไม่สามารถใช้ is:chat เพื่อใช้การคงไว้ชั่วคราวของ Gmail กับข้อความแชทใน Google Chat ได้ หากต้องการคงข้อความแชทไว้ชั่วคราว ให้ตั้งค่าการคงแชทชั่วคราว

  11. คลิกสร้าง

แก้ไขการคงข้อความ Gmail ไว้ชั่วคราว

คุณเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จาก Gmail เป็น บริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากบัญชีเป็นหน่วยขององค์กร) ไม่ได้

  1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
  2. คลิกกรณี แล้วเลือกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว

  3. วิธีเปลี่ยนบัญชีหรือหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราว

    1. คลิกขอบเขต

    2. เพิ่มหรือนำบัญชีออกหรือเปลี่ยนหน่วยขององค์กร

      หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเพิ่มบัญชีลงในการคงไว้ชั่วคราวที่ครอบคลุมหน่วยขององค์กร และไม่สามารถเพิ่มหน่วยขององค์กรลงในการคงไว้ชั่วคราวที่ครอบคลุมบัญชีที่เฉพาะเจาะจง

      หากนำบัญชีทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว

    3. คลิกต่อไป

  4. หากต้องการเปลี่ยนช่วงวันที่ส่งหรือคำหลัก ให้คลิกเงื่อนไข

    • วันที่ส่ง - ขยายหรือจำกัดช่วงวันที่ของการคงไว้ชั่วคราว
    • คำหลัก -เพิ่มหรือนำข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์ออกเพื่อเปลี่ยนข้อความที่ต้องคงไว้ชั่วคราว

  5. คลิกบันทึก