เก็บรักษาข้อความ Gmail ระหว่างดำเนินคดี

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาอีเมลใน Gmail ไว้อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษาได้ ซึ่งจะใช้กับบางบัญชีหรือทุกบัญชีในหน่วยขององค์กรก็ได้ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีใน Gmail

ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อ เริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัย และตรวจสอบ ข้อความ Gmail ที่รองรับใน ห้องนิรภัย

เก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีในข้อความ Gmail

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี

3. หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

   1. คลิกสร้าง
   2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
   3. คลิกสร้าง

4. คลิกการคงไว้ชั่วคราว สร้าง

5. ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน

6. คลิกเลือกบริการ Gmail

7. คลิกต่อไป

8. เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้

   • บัญชีที่ระบุ -ป้อนอีเมลของบัญชีหรืออีเมลกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ

   • หน่วยขององค์กร -เลือกหน่วยขององค์กร

     หมายเหตุ: เราไม่แนะนำให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด เนื่องจากคุณจะลบบัญชี Google Workspace จากองค์กรไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

9. คลิกต่อไป

10. (ไม่บังคับ) ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้

    • วันที่ส่ง -ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการคงอีเมลที่ส่งภายใน วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดไว้ชั่วคราว
      • หากต้องการคงไว้ชั่วคราวสำหรับอีเมลที่ส่งในวันที่ที่ระบุไว้หรือหลังจากนั้น ให้ป้อนเฉพาะวันที่เริ่มต้น
      • หากต้องการคงไว้ชั่วคราวสำหรับอีเมลที่ส่งในวันที่ที่ระบุไว้หรือก่อนหน้านั้น ให้ป้อนเฉพาะวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการคงข้อความไว้ชั่วคราวโดยไม่คำนึงถึงวันที่ที่ส่ง โปรดอย่าป้อนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด

    • คำหลัก -ป้อนข้อความค้นหาและ โอเปอเรเตอร์เพื่อ ใช้การคงไว้ชั่วคราวเฉพาะกับข้อความที่ตรงตามคำหลักเท่านั้น

      หมายเหตุ:

      • เมื่อบัญชีผู้ใช้อยู่ในขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว คุณจะลบบัญชีไม่ได้จนกว่าจะนำการคงไว้ชั่วคราวออก แม้ว่าจะไม่มีข้อความใดที่ตรงกับคำหลักก็ตาม หากคุณตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวในหน่วยขององค์กรระดับบนสุดและปรับแต่งด้วยคำหลัก คุณจะลบผู้ใช้ไม่ได้
      • คุณไม่สามารถใช้ is:chat เพื่อใช้การคงไว้ชั่วคราวใน Gmail กับข้อความแชทใน Google Chat ได้ หากต้องการคงข้อความแชทไว้ชั่วคราว ให้ตั้งค่าการคงแชท ชั่วคราว

11. คลิกสร้าง

แก้ไขการคงไว้ชั่วคราวในข้อความ Gmail

คุณจะเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จาก Gmail เป็นบริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากบัญชีเป็นหน่วยขององค์กร) ไม่ได้

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี แล้วเลือกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว

3. วิธีเปลี่ยนบัญชีหรือหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวมีดังนี้

   1. คลิกขอบเขต

   2. เพิ่มหรือนำบัญชีออกหรือเปลี่ยนหน่วยขององค์กร

      หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มบัญชีลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับหน่วยขององค์กรได้ และจะไม่สามารถเพิ่มหน่วยขององค์กรลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับบัญชีที่ระบุได้เช่นกัน

      หากนำบัญชีทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว

   3. คลิกต่อไป

4. หากต้องการเปลี่ยนช่วงวันที่ส่งหรือคำหลัก ให้คลิกเงื่อนไข

   • วันที่ส่ง -ขยายหรือจำกัดช่วงวันที่ของการคงไว้ชั่วคราว
   • คำหลัก -เพิ่มหรือลบข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์ออกเพื่อเปลี่ยนข้อความที่จะอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวนี้

5. คลิกบันทึก