Applicare una conservazione ai messaggi di Gmail

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare le conservazioni per conservare i messaggi di Gmail a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco ad account individuali o a tutti gli account di un'unità organizzativa. Poiché l'archiviazione a fini legali ha la precedenza sulle regole di conservazione, i dati soggetti a tali regole sono protetti dall'eliminazione definitiva eventualmente prevista dalle normali regole di governance dei dati.

Informazioni importanti sui blocchi di Gmail

Prima di impostare conservazioni, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva alle conservazioni di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Gmail supportati in Vault.

Dati che possono essere sottoposti ad archiviazione a fini legali

Inclusi:

  • Messaggi e relativi allegati inviati, in bozza o ricevuti o dagli utenti della tua organizzazione
  • Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti dell'organizzazione

Non inclusi:

  • File collegati
  • Layout di email
  • Messaggi inviati tramite altri servizi Google, come Calendar o Documenti Google, a meno che non sia attivata l'archiviazione completa dei messaggi.
  • Contenuti dinamici nei messaggi dinamici.
  • Bozze eliminate e versioni di bozze salvate automaticamente
Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un messaggio soggetto all'archiviazione a fini legali viene eliminato da un utente, l'utente non può più accedervi, ma il messaggio non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare in anteprima ed esportare il messaggio utilizzando Vault.

Evita l'uso di troppi termini o di termini complessi per perfezionare una conservazione

Per perfezionare i messaggi coperti da un blocco, puoi inserire termini di ricerca Consigliamo vivamente di procedere prima alla definizione dettagliata dei blocchi in base agli account (utenti specifici o unità organizzative meno grandi) per poi passare al perfezionamento dell'insieme più piccolo così ottenuto mediante l'uso di termini.

In rari casi, il sistema di elaborazione delle policy di Google potrebbe non scalare se imposti molte archiviazioni a fini legali ad ampio raggio con insiemi complessi di termini per perfezionare i messaggi archiviati a fini legali. Ad esempio, potresti raggiungere il limite se imposti diversi blocchi con ambiti che includono oltre 100.000 account e li perfezioni tramite termini complessi, ad esempio utilizzando più alias e diverse istruzioni di tipo AND/OR. In questo caso, è possibile che alla tua organizzazione sia temporaneamente impedita la creazione di criteri amministrativi per Google Workspace, come l'aggiunta di nuovi utenti o l'applicazione di nuove regole per la sicurezza.

Applicare una conservazione ai messaggi di Gmail

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche.

  3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:

    1. Fai clic su Crea.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.

  4. Fai clic su Archiviazioni a fini legali e poi Crea.

  5. Inserisci un nome univoco per il blocco.

  6. Fai clic su Scegli servizio e poi Gmail.

  7. Fai clic su Continua.

  8. Seleziona l'ambito del blocco:

    • Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o dei gruppi.

    • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.

      Nota:consigliamo vivamente di non selezionare l'unità organizzativa di primo livello. Non potrai eliminare alcun account Google Workspace dalla tua organizzazione. Scopri di più

  9. Fai clic su Continua.

  10. (Facoltativo) Imposta le condizioni per l'archiviazione a fini legali:

    • Data di invio: inserisci le date per limitare la conservazione ai messaggi inviati entro le date di inizio e di fine.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi inviati in una data specifica o dopo tale data, inserisci solo una data di inizio.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi inviati in una data specifica o prima di tale data, inserisci solo una data di fine.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi indipendentemente da quando sono stati inviati, non inserire alcuna data di inizio o di fine.

    • Termini: inserisci termini di ricerca e operatori per applicare la conservazione solo ai messaggi che corrispondono ai termini.

      Nota:

      • Quando un account utente rientra nell'ambito della conservazione, non è possibile eliminarlo fino a quando la conservazione non viene rimossa, anche se nessuno dei suoi messaggi corrisponde ai termini. Se imposti una conservazione sull'unità organizzativa di primo livello e la perfezioni con dei termini, non potrai eliminare alcun utente.
      • Non puoi utilizzare is:chat per applicare l'archiviazione a fini legali di Gmail ai messaggi chat di Google Chat. Per sottoporre a conservazione i messaggi chat, imposta una conservazione di Chat.

  11. Fai clic su Crea.

Modifica una conservazione applicata ai messaggi di Gmail

Puoi modificare alcuni parametri di una conservazione, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Gmail con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.

  3. Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dalla conservazione:

    1. Fai clic su Ambito.

    2. Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.

      Nota:non puoi aggiungere account inserzionista a un'archiviazione a fini legali che copre un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative a un'archiviazione a fini legali che copre account inserzionista specifici.

      Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.

    3. Fai clic su Continua.

  4. Per modificare l'intervallo di date di invio o i termini, fai clic su Condizioni.

    • Data di invio: amplia o limita l'intervallo di date soggette al blocco.
    • Termini di ricerca: aggiungi o rimuovi termini di ricerca e operatori per cambiare la selezione dei messaggi soggetti alla conservazione.

  5. Fai clic su Salva.