Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, é possível usar guardas de documentos para preservar os dados do Google Agenda por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas de uma unidade organizacional. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança de dados, que poderiam limpá-los.
Se o administrador do Google Workspace remover a licença de suporte do Vault de um usuário, uma guarda de documentos não vai mais proteger os dados do usuário contra exclusão. Os dados marcados para exclusão podem ser limpos imediatamente, e não é possível restaurar esses dados. Saiba mais sobre como preservar dados para usuários.
Informações importantes sobre as guardas de documentos do Google Agenda
Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiras etapas com guardas de documentos no Google Vault.
Quais dados são mantidos
Cobertos:
- Eventos da agenda principal e versões de eventos
- Eventos fora do escritório
- Compromissos agendados
- Horário de concentração
Importante: apenas uma versão de um evento é realizada por dia (a última versão disponível no fuso horário UTC). O número de versões retidas depende das suas regras de retenção. Saiba mais em Pesquisar no histórico de revisões de um evento.
Não cobertos:
- Eventos da agenda secundária, como agendas de feriados ou de grupo
- Tarefas
- Horários não reservados
- Locais de trabalho
Confira mais detalhes em Eventos da agenda compatíveis com o Vault.
Os eventos excluídos em guarda de documentos estão sempre visíveis no Vault, mas não para os usuários
Quando um evento em uma guarda de documentos é excluído por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessar o evento, mas ele não é limpo. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar, visualizar e exportar o evento.
Definir uma guarda de documentos nos eventos da Agenda
- Faça login em https://vault.google.com.
Se você criou um caso, clique em Casos
Seu caso.Se não, crie um caso: Confira mais detalhes em Criar e gerenciar casos.
Clique em Guardas de documentos
Criar e digite um nome exclusivo para a
guarda.Clique em Escolher serviço
Agenda
Continuar.Selecione o escopo da guarda de documentos:
- Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo
Unidade organizacional : selecione uma unidade organizacional.
Importante: recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. Se você fizer isso, não será possível excluir nenhuma conta do Google Workspace da sua organização. Confira mais detalhes em Por que não é recomendável definir uma guarda de documentos na unidade organizacional principal?
Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos
Você pode alterar alguns parâmetros da guarda de documentos, mas não o serviço ou o tipo de escopo. Por exemplo, não é possível alterar o Google Agenda para outro serviço ou alterar contas para uma unidade organizacional.
- Faça login em https://vault.google.com.
- Clique em Casos o caso que contém a guarda de documentos.
- Clique em Guardas de documentos o nome da guarda.
- Clique em Escopo, adicione ou remova contas ou altere a unidade organizacional
- Clique em Salvar.
Excluir uma guarda de documentos
Importante: quando você exclui uma guarda de documentos, as políticas de retenção normais são aplicadas imediatamente. O Vault exclui o conteúdo que passou da data de validade da regra de retenção no próximo ciclo de exclusão.
- Faça login em https://vault.google.com.
- Clique em Casos o caso que contém a guarda de documentos.
- Clique em Guardas de documentos.
- Aponte para o nome da guarda e clique em Excluir Excluir.