Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar la conservación para preservar los mensajes de Chat de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una retención a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas estándar de administración de la información que, de otro modo, podrían borrarlos definitivamente.
Si un usuario en espera borra mensajes, estos se quitan de su vista. Sin embargo, los mensajes seguirán disponibles para Vault. Mientras esté vigente la suspensión, podrás buscar y exportar todos los mensajes.
Si el administrador de Google Workspace borra la cuenta de un usuario en la Consola del administrador, los datos del usuario ya no estarán disponibles en Vault y no se podrán restablecer. Si deseas retener o conservar los datos de un usuario, este debe tener licencias de Google Workspace y de Vault. Obtén más información para conservar los datos de los usuarios.
Para obtener más información sobre las conservaciones, consulta las preguntas frecuentes sobre las conservaciones.
Información importante sobre las retenciones de chat
Antes de establecer conservaciones, te recomendamos que leas Cómo comenzar a usar las conservaciones en Google Vault y revises los mensajes de Chat compatibles con Vault.
Qué datos se pueden conservar
Cobertura:
- Mensajes y sus archivos adjuntos enviados con el historial activado en Chat
- MD que envían usuarios externos a tus usuarios
- Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes grupales y espacios de tu organización
- Conversaciones de reuniones guardadas como espacios de Chat
No se incluyen los siguientes temas:
- Mensajes enviados con el historial desactivado
- Archivos vinculados
- Mensajes en espacios de Chat externos
- Mensajes con vista previa
Para obtener más información, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.
Retención de mensajes en espacios de Chat
A diferencia de las reglas de retención de Chat, las suspensiones solo se pueden aplicar a cuentas individuales o unidades organizativas. No se pueden establecer retenciones exclusivamente en los espacios de Chat. Sin embargo, puedes incluir mensajes en los espacios de Chat de los que son miembros las cuentas en espera. Para ello, marca una casilla cuando crees la retención.
| Casilla desmarcada (predeterminada) | Casilla marcada |
|---|---|
|
Contiene los siguientes mensajes:
Vault conserva los MD y los mensajes grupales que se envían a un usuario en espera, incluso si el usuario no responde o si el remitente es un usuario externo. |
Contiene todos los mensajes cuando la casilla está desmarcada, además de los mensajes de los siguientes espacios:
Vault conserva todos los mensajes en un espacio de Chat si un usuario en espera era miembro, incluso si no envió ningún mensaje. Si todos los usuarios en espera abandonan un espacio de Chat, solo se incluirán en la retención los mensajes enviados antes de que se fuera el último usuario en espera. Si un usuario en espera vuelve a unirse al espacio más tarde, todos los mensajes, incluidos los que se enviaron cuando no había ningún usuario en espera como miembro, se incluirán en la espera. Nota: Las retenciones no se aplican a los mensajes enviados en espacios de Chat que pertenecen a otra organización. |
Los mensajes borrados que están en conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios.
Cuando un usuario borra un mensaje que está en espera, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, aún puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.
Cómo retener mensajes de Chat
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
- Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Retenciones
Crear. - Ingresa un nombre único para la retención.
- Haz clic en Elegir servicio Chat.
- Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la retención:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Elige si quieres que la retención incluya los mensajes de los espacios de Chat.
Haz clic en Continuar.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una retención en los mensajes de Chat
Puedes cambiar algunos parámetros de la retención, pero no el servicio (por ejemplo, de Chat a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la retención.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que abarca la conservación, haz lo siguiente:
- Haz clic en Permiso.
Agregar o quitar cuentas, o cambiar la unidad organizativa
Nota: No puedes agregar cuentas a una retención que abarque una unidad organizativa ni agregar unidades organizativas a una retención que abarque cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te pedirá que borres la retención.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar si la retención se aplica a los mensajes en los espacios de Chat, sigue estos pasos:
- Haz clic en Permiso.
- Haz clic en
Incluir conversaciones en espacios de Chat.
Haz clic en Guardar.