Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare le conservazioni per conservare i messaggi di Chat a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco a singoli account o a tutti gli account di un'unità organizzativa. L'archiviazione a fini legali ha la priorità sulle regole di conservazione, quindi i dati soggetti ad archiviazione a fini legali sono protetti dalle regole standard per la governance delle informazioni che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.
Se un utente soggetto ad archiviazione a fini legali elimina i messaggi, questi vengono rimossi dalla sua visualizzazione. ma restano disponibili per Vault. Fintanto che l'archiviazione a fini legali sarà in vigore, tutti i messaggi saranno esportabili e disponibili per la ricerca.
Se l'amministratore di Google Workspace elimina l'account di un utente nella Console di amministrazione, i suoi dati non sono più disponibili in Vault e non possono essere ripristinati. Puoi sottoporre ad archiviazione a fini legali o conservare i dati di un utente solo se quest'ultimo ha sia la licenza di Google Workspace sia quella di Vault. Scopri di più su come conservare i dati degli utenti.
Per saperne di più sull'archiviazione a fini legali, consulta le relative domande frequenti.
Informazioni importanti sull'archiviazione a fini legali applicata a Chat
Prima di impostare l'archiviazione a fini legali, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva all'archiviazione a fini legali di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Chat supportati in Vault.
Quali dati possono essere sottoposti ad archiviazione a fini legali
Inclusi:
- Messaggi e relativi allegati inviati quando la cronologia è attivata, in Chat
- Messaggi diretti inviati da utenti esterni ai tuoi utenti
- Messaggi inviati da utenti esterni nei messaggi di gruppo e negli spazi della tua organizzazione
- Conversazioni delle riunioni salvate come spazi di Chat
Non inclusi:
- Messaggi inviati quando la cronologia è disattivata
- File collegati
- Messaggi in spazi di Chat esterni
- Messaggi in anteprima
Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.
Sottoporre i messaggi ad archiviazione a fini legali negli spazi di Chat
A differenza delle regole di conservazione di Chat, l'archiviazione a fini legali può essere applicata solo a singoli account o unità organizzative. L'archiviazione a fini legali non può essere impostata esclusivamente per gli spazi di Chat. Tuttavia, puoi includere i messaggi negli spazi di Chat di cui gli account sottoposti ad archiviazione a fini legali sono membri selezionando una casella quando crei l'archiviazione a fini legali.
| Casella non selezionata (impostazione predefinita) | Casella selezionata |
|---|---|
|
Sottopone ad archiviazione a fini legali i seguenti messaggi:
Vault conserva i messaggi diretti e i messaggi di gruppo inviati a un utente soggetto ad archiviazione a fini legali, anche se l'utente non risponde o se il mittente è un utente esterno. |
Sottopone ad archiviazione a fini legali tutti i messaggi inclusi quando la casella non è selezionata, oltre ai messaggi negli spazi seguenti:
Vault conserva tutti i messaggi in uno spazio di Chat se un utente soggetto ad archiviazione a fini legali ne era membro, anche se non ha inviato alcun messaggio. Se tutti gli utenti soggetti ad archiviazione a fini legali lasciano uno spazio di Chat, vengono inclusi nell'archiviazione a fini legali solo i messaggi inviati prima dell'uscita dalla chat dell'ultimo utente soggetto ad archiviazione a fini legali. Se un utente soggetto ad archiviazione a fini legali rientra nello spazio in un secondo momento, tutti i messaggi, inclusi quelli inviati quando nessun utente soggetto ad archiviazione a fini legali ne era membro, vengono inclusi nell'archiviazione a fini legali. Nota:le conservazioni non vengono applicate ai messaggi inviati negli spazi di Chat di proprietà di un'altra organizzazione. |
I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti
Quando un messaggio soggetto all'archiviazione a fini legali viene eliminato da un utente, l'utente non può più accedervi, ma il messaggio non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare in anteprima ed esportare il messaggio utilizzando Vault.
Applicare l'archiviazione a fini legali ai messaggi di Chat
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche.
- Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, crea una
pratica:
- Fai clic su Crea.
- Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
- Fai clic su Crea.
- Fai clic su Conservazioni
Crea. - Inserisci un nome univoco per il blocco.
- Fai clic su Scegli il servizio Chat.
- Fai clic su Continua.
Seleziona l'ambito del blocco:
- Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email di account o gruppi.
Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.
Scegli se vuoi che il blocco includa i messaggi negli spazi di Chat.
Fai clic su Continua.
Fai clic su Create (Crea).
Modificare l'archiviazione a fini legali applicata ai messaggi di Chat
Puoi modificare alcuni parametri del blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Chat con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
Per modificare gli account o le unità organizzative coperti dalla conservazione:
- Fai clic su Ambito.
Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.
Nota:non puoi aggiungere account all'archiviazione a fini legali applicata a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative all'archiviazione a fini legali applicata ad account specifici.
Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.
Fai clic su Continua.
Per modificare l'impostazione della conservazione per i messaggi negli spazi di Chat:
- Fai clic su Ambito.
- Fai clic su
Includi conversazioni negli spazi di Chat.
Fai clic su Salva.