Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar os tipos de dados do Google Voice para Google Workspace por tempo indeterminado para cumprir as obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas de uma unidade organizacional. As retenções substituem as regras de retenção, por isso os dados em retenção são protegidos das regras normais de governança de dados que poderiam limpá-los.
Informações importantes sobre o Voice e guardas de documentos
Antes de definir retenções, recomendamos que você leia Primeiros passos com retenções no Google Vault e revise os Dados de voz compatíveis com o Vault.
Quais dados podem ser retidos
Cobertos:
- Mensagens de texto
- Mensagens de correio de voz e transcrições
- Registros e gravações de chamada
Não cobertos:
- Dados de voz de um número atribuído a mais de um usuário
- Dados do Google Voice criados antes de 5 de junho de 2019 (GMT-7)
- Dados do Voice para contas com licenças Usuário arquivado
Veja mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.
Os itens cobertos pela guarda de documentos ficam visíveis para os usuários
Os dados de voz cobertos por uma guarda de documentos continuam visíveis para os usuários, mesmo quando são excluídos por um usuário ou uma regra de retenção.
Colocar uma guarda de documentos nos dados de voz
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos.
- Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
- Clique em Criar.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
- Clique em Guardas de documentos
Criar. - Digite um nome exclusivo para a guarda.
- Clique em Escolher serviço Voice.
- Clique em Continuar.
Selecione o escopo da guarda de documentos:
- Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
Unidade organizacional : uma unidade organizacional.
Observação:recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. Não será possível excluir nenhuma conta do Google Workspace da sua organização. Saiba mais
Selecione o tipo de dados que você quer reter. Por padrão, todos os tipos de dados compatíveis do Voice são selecionados. Para excluir um tipo, desmarque a caixa.
Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos nos dados de voz
Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, mudar do Voice para outro) ou o tipo de escopo (como mudar contas para uma unidade organizacional).
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
- Clique em Escopo.
Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.
Observação:não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.
Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.
Para alterar os tipos de dados sujeitos à guarda de documentos:
- Clique em Escopo.
- Marque ou desmarque as caixas ao lado dos tipos de dados.
Clique em Salvar.