تجميد بيانات "مجموعات Google"

في إطار مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية للبيانات" في Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ بالرسائل في "مجموعات Google" إلى أجل غير مسمى، وذلك استيفاءً للالتزامات القانونية أو متطلبات بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على مجموعات معيّنة أو على جميع المجموعات في مؤسستك. تتمتع عمليات تجميد البيانات بالأولوية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات، وبذلك تظل البيانات الخاضعة للتجميد محميّة من قواعد إدارة البيانات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًّا في حال عدم تجميدها.

معلومات مهمة عن "مجموعات Google" وعمليات تجميد البيانات

قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault ومراجعة رسائل "مجموعات Google" المتوافقة مع Vault.

تجميد الرسائل في "مجموعات Google"

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية.
3. إذا كانت المسألة القانونية متوفِّرة من قبل، انقر عليها لفتحها. وبخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
   1. انقر على إنشاء.
   2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
   3. انقر على إنشاء.
4. انقر على عمليات تجميد البيانات إنشاء.
5. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات.
6. انقر على اختيار الخدمة المجموعات.
7. انقر على متابعة.

8. اختَر نطاق التجميد:

   • مجموعات مُحدَّدة: أدخِل عنوان بريد إلكتروني لمجموعة واحدة أو أكثر.

   • جميع المجموعات: يتم تجميد الرسائل في جميع المجموعات.

9. انقر على متابعة.

10. (اختياري) اضبط شروط التعليق:

    • تاريخ الإرسال: أدخِل تواريخًا لحصر التعليق على الرسائل التي تم إرسالها خلال تاريخَي البدء والانتهاء.
      • لتجميد الرسائل المرسَلة في تاريخ محدّد أو بعده، أدخِل تاريخ البدء فقط.
      • لحجز رسالة تم إرسالها في تاريخ محدّد أو قبله، أدخِل تاريخ انتهاء فقط.
      • لتعليق الرسائل بغض النظر عن وقت إرسالها، لا تُدخِل تاريخ بدء أو انتهاء.
    • العبارات: أدخِل عبارات البحث وعوامل التشغيل لتطبيق عملية تجميد البيانات على الرسائل التي تتطابق مع العبارات فقط.

11. انقر على إنشاء.

تعديل تجميد رسائل في "مجموعات Google"

يمكنك تغيير بعض مَعلمات تجميد البيانات، ولكن لا يمكنك تغيير الخدمة (مثل من "مجموعات Google" إلى خدمة أخرى) أو نوع النطاق (مثل من مجموعات معيّنة إلى جميع المجموعات).

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية ثم المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.
3. بالنسبة إلى عمليات التجميد التي تنطبق على مجموعات معيّنة، يمكنك تغيير المجموعات التي تشملها عملية التجميد باتّباع الخطوات التالية:
   1. انقر على النطاق.
   2. أضِف المجموعات أو أزِلها. إذا أزلت كل المجموعات، سيُطلب منك حذف عملية تجميد البيانات.
   3. انقر على متابعة.
4. لتغيير النطاق الزمني أو العبارات المُرسَلة، انقر على الشروط.
   • تاريخ الإرسال: يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية تجميد البيانات أو تقييده.
   • العبارات: أضِف عبارات البحث وعوامل التشغيل أو أزِلها لتغيير الرسائل التي تخضع لعملية التجميد.
5. انقر على حفظ.