Applicare una conservazione su Gruppi

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per conservare i messaggi in Gruppi a tempo indeterminato e adempiere così a obbligazioni legali o di conservazione. Puoi applicare l'archiviazione a fini legali a gruppi specifici o a tutti i gruppi della tua organizzazione. Poiché l'archiviazione a fini legali ha la precedenza sulle regole di conservazione, i dati soggetti a tali regole sono protetti dall'eliminazione definitiva eventualmente prevista dalle normali regole di governance dei dati.

Informazioni importanti su Gruppi e blocchi

Prima di impostare conservazioni, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva alle conservazioni di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Google Gruppi supportati in Vault.

Quali dati possono essere sottoposti ad archiviazione a fini legali

Dati che vengono conservati:

  • I messaggi e i relativi allegati nei gruppi, inviati quando la cronologia delle conversazioni è attiva

Dati che non vengono conservati:

  • Messaggi nei gruppi inviati quando la cronologia delle conversazioni è disattivata
  • Messaggi in attesa di approvazione in gruppi moderati
  • File collegati
  • Messaggi in gruppi eliminati
Per maggiori dettagli, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

Quando un gruppo viene eliminato in Gruppi, vengono eliminati anche i relativi messaggi

Quando si elimina un gruppo, vengono eliminati definitivamente anche i relativi messaggi. I messaggi che si trovano in Gruppi vengono rimossi anche se il gruppo eliminato era soggetto a una conservazione o a una regola di conservazione. Tuttavia, in Gmail, i messaggi che gli account ricevono in quanto membri di un gruppo non vengono eliminati e sono soggetti alle regole di conservazione e ai blocchi di Gmail.

I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un messaggio soggetto all'archiviazione a fini legali viene eliminato da un utente, l'utente non può più accedervi, ma il messaggio non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare in anteprima ed esportare il messaggio utilizzando Vault.

Evitare l'uso di troppi termini o di termini complessi per perfezionare una consevazione

Per perfezionare i messaggi coperti da un blocco, puoi inserire termini di ricerca Consigliamo vivamente di procedere prima alla definizione dettagliata dei blocchi in base a gruppi specifici per poi passare al perfezionamento dell'insieme più piccolo così ottenuto mediante l'uso di termini.

In rari casi, il sistema di elaborazione delle norme di Google potrebbe non essere scalabile se imposti molti blocchi con ambito ampio che hanno insiemi complessi di termini per perfezionare i messaggi in attesa. Ad esempio, potresti raggiungere il limite se imposti diversi blocchi con ambiti che includono oltre 100.000 account e li perfezioni tramite termini complessi, ad esempio utilizzando più alias e diverse istruzioni di tipo AND/OR. In questo caso, è possibile che alla tua organizzazione sia temporaneamente impedita la creazione di criteri amministrativi per Google Workspace, come l'aggiunta di nuovi utenti o l'applicazione di nuove regole per la sicurezza.

Applicare l'archiviazione a fini legali ai messaggi in Gruppi

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche.
  3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, crea una pratica:
    1. Fai clic su Crea.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.
  4. Fai clic su Archiviazioni a fini legali e poi Crea.
  5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
  6. Fai clic su Scegli servizio e poi Gruppi.
  7. Fai clic su Continua.

  8. Seleziona l'ambito del blocco:

    • Gruppi specifici: inserisci uno o più indirizzi email di gruppi.

    • Tutti i gruppi: i messaggi di tutti i gruppi sono sottoposti al blocco.

  9. Fai clic su Continua.

  10. (Facoltativo) Imposta le condizioni per la conservazione:

    • Data di invio: inserisci le date per limitare la conservazione ai messaggi inviati entro le date di inizio e di fine.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi inviati in una data specifica o dopo tale data, inserisci solo una data di inizio.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi inviati in una data specifica o prima di tale data, inserisci solo una data di fine.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi indipendentemente da quando sono stati inviati, non inserire alcuna data di inizio o di fine.
    • Termini: inserisci termini e operatori di ricerca per applicare la conservazione solo ai messaggi che corrispondono ai termini.

  11. Fai clic su Crea.

Modificare l'archiviazione a fini legali applicata ai messaggi di Gruppi

Puoi modificare alcuni parametri della conservazione, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Gruppi con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gruppi specifici con tutti i gruppi).

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
  3. Per le archiviazioni a fini legali che si applicano a gruppi specifici, puoi modificare i gruppi coperti dall'archiviazione a fini legali:
    1. Fai clic su Ambito.
    2. Aggiungi o rimuovi gruppi. Se rimuovi tutti i gruppi, ti verrà chiesto di eliminare la conservazione.
    3. Fai clic su Continua.
  4. Per modificare l'intervallo di date di invio o i termini, fai clic su Condizioni.
    • Data di invio: amplia o limita l'intervallo di date soggette al blocco.
    • Termini: aggiungi o rimuovi termini e operatori di ricerca per cambiare la selezione dei messaggi soggetti alla conservazione.
  5. Fai clic su Salva.