Как установить запрет на удаление для Групп

В проектах предоставления электронных документов Google Workspace вы можете использовать запреты на удаление, чтобы неограниченно долго хранить сообщения Групп для соблюдения юридических или других обязательств, предписывающих это. Запрет можно установить для отдельных групп или для всех групп в организации. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, не удаляются согласно принятым в организации правилам управления данными.

Важная информация о Группах и запретах на удаление

Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие сообщения Групп поддерживаются в Сейфе.

Типы данных, для которых можно и нельзя установить запреты на удаление

Сохраняются следующие данные:

  • сообщения и прикрепленные к ним файлы, отправленные в группах с включенной историей чата.

Не сохраняются следующие данные:

  • сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
  • сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
  • файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
  • сообщения в удаленных группах.
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…

Сообщения в Группах не сохраняются при удалении группы

При удалении группы письма в ней также удаляются. Сообщения в Группах удаляются даже в том случае, если для группы действовали правила хранения или запрет на удаление. Однако сообщения в Gmail, полученные аккаунтами с подпиской на группу, не удаляются, и к ним применяются правила хранения и запреты на удаление Gmail.

Удаленные сообщения, на которые распространяется запрет на удаление, видны в Сейфе, но недоступны пользователям

Когда пользователь удаляет сообщение, подпадающее под запрет на удаление, этот пользователь теряет доступ к сообщению, но оно не удаляется без возможности восстановления. Администратор Сейфа с соответствующими правами может искать, просматривать и экспортировать такие сообщения в Сейфе.

Не используйте сложные условия или большое их количество для уточнения запрета

Чтобы уточнить, для каких сообщений действует запрет на удаление, вы можете указать для него ключевые слова и операторы поиска. При уточнении запрета настоятельно рекомендуется сначала указать определенную группу пользователей, к которым он применяется, а уже затем добавлять условия для нее.

В редких случаях система обработки правил Google может не справиться с нагрузкой, если вы установите много запретов на удаление с широкой областью действия и сложными наборами условий для уточнения сообщений, на которые распространяется запрет. Например, это может произойти, если вы установили несколько запретов, действующих для более чем 100 000 аккаунтов и содержащих сложные условия (несколько псевдонимов домена или большое количество логических операторов AND и OR). При перегрузке системы обработки правил у вашей организации может быть временно заблокирована возможность выполнять административные задачи в Google Workspace, например добавлять новых пользователей или применять новые правила безопасности.

Как установить запрет на удаление сообщений в Группах

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Дела.
  3. Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
    1. Нажмите Создать.
    2. Введите название дела и при необходимости его описание.
    3. Нажмите Создать.
  4. Нажмите Запрет удаления > Создать.
  5. Укажите уникальное название для запрета.
  6. Нажмите Выберите сервис > Группы.
  7. Нажмите Продолжить.

  8. Укажите, на что будет распространяться запрет:

    • Определенные группы. Укажите адреса электронной почты групп.

    • Все группы. Запрет распространяется на сообщения всех групп.

  9. Нажмите Продолжить.

  10. При необходимости настройте условия применения запрета:

    • Дата отправки. Введите начальную и конечную даты, чтобы запрет на удаление действовал только для сообщений, отправленных в указанный период.
      • Чтобы запрет применялся к сообщениям, отправленным в определенный день и позже, укажите только дату начала.
      • Чтобы запрет действовал для сообщений, отправленных до определенной даты включительно, укажите только конечную дату.
      • Чтобы запрет применялся ко всем сообщениям, оставьте это поле пустым.
    • Условия. Укажите ключевые слова и операторы поиска, чтобы применять запрет на удаление только к тем сообщениям, которые соответствуют заданным условиям поиска.

  11. Нажмите Создать.

Как изменить запрет на удаление сообщений Групп

Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Групп) и типа области действия (отдельные группы или все группы).

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Дела и выберите дело, которое содержит запрет.
  3. Для запретов на удаление, которые применяются к определенным группам, можно изменить группы, на которые распространяется запрет:
    1. Нажмите Область действия.
    2. Добавьте или удалите группы. Если вы удалите все группы, появится запрос на удаление запрета.
    3. Нажмите Продолжить.
  4. Чтобы изменить даты отправки или условия поиска, нажмите Условия.
    • Дата отправки. Увеличьте или уменьшите временной диапазон для применения запрета на удаление.
    • Условия. Добавьте или удалите ключевые слова и операторы поиска, чтобы изменить условия отбора сообщений, для которых действует запрет.
  5. Нажмите Сохранить.