Coloca grupos en conservación

Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar mensajes en Grupos de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una retención a grupos específicos o a todos los grupos de tu organización. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos definitivamente.

Información importante sobre los grupos y las retenciones

Antes de establecer retenciones, te recomendamos que leas el artículo Primeros pasos con las retenciones en Google Vault y revises los mensajes de Grupos admitidos en Vault.

Qué datos se pueden conservar

Datos que se conservan:

  • Mensajes y sus archivos adjuntos en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está activado

Datos que no se conservan:

  • Mensajes en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está desactivado
  • Mensajes que esperan aprobación en grupos moderados
  • Archivos vinculados
  • Mensajes en grupos borrados
Para obtener más información, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.

Los mensajes de los grupos se borran cuando se borra el grupo

Cuando se borra un grupo, también se borran los mensajes que contiene. Los mensajes en Grupos se borran incluso cuando el grupo borrado estaba sujeto a una regla de conservación o suspensión. Sin embargo, los mensajes que las cuentas reciben en Gmail a través de una suscripción a un grupo no se borran y están sujetos a las reglas de retención y las suspensiones de Gmail.

Los mensajes borrados que están en conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios.

Cuando un usuario borra un mensaje que está en espera, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, aún puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.

Evita usar muchos términos o términos complejos para definir mejor una retención.

Para definir mejor los mensajes que abarca una retención, puedes ingresar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero definas los bloqueos por grupos específicos y, luego, definas ese conjunto más pequeño con términos.

En casos excepcionales, es posible que el sistema de procesamiento de políticas de Google no se escale si estableces muchas retenciones de alcance amplio que tienen conjuntos complejos de condiciones para refinar los mensajes en espera. Por ejemplo, es posible que alcances el límite si estableces varias retenciones con alcances que incluyen más de 100,000 cuentas y que refinas con términos complejos, como varios alias y muchas instrucciones AND/OR. Si esto sucede, es posible que se bloquee temporalmente a tu organización para que no cree políticas de administrador para Google Workspace, como agregar usuarios nuevos o aplicar reglas de seguridad nuevas.

Cómo suspender mensajes en Grupos

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos.
  3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
    1. Haz clic en Crear.
    2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en Retenciones y luego Crear.
  5. Ingresa un nombre único para la retención.
  6. Haz clic en Elegir servicio y luego Grupos.
  7. Haz clic en Continuar.

  8. Selecciona el alcance de la retención:

    • Grupos específicos: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de grupos.

    • Todos los grupos: Los mensajes de todos los grupos se retienen.

  9. Haz clic en Continuar.

  10. (Opcional) Establece las condiciones de la retención:

    • Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la retención a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
      • Para retener los mensajes enviados en una fecha específica o después de ella, ingresa solo una fecha de inicio.
      • Para retener los mensajes enviados en una fecha específica o antes de ella, ingresa solo una fecha de finalización.
      • Para retener mensajes sin importar cuándo se enviaron, no ingreses una fecha de inicio ni de finalización.
    • Términos: Ingresa términos y operadores de búsqueda para aplicar la retención solo a los mensajes que coincidan con los términos.

  11. Haz clic en Crear.

Cómo editar una retención en los mensajes de Grupos

Puedes cambiar algunos parámetros de retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Grupos a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de grupos específicos a todos los grupos).

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la retención.
  3. En el caso de las retenciones que se aplican a grupos específicos, puedes cambiar los grupos que abarca la retención:
    1. Haz clic en Permiso.
    2. Agregar o quitar grupos Si quitas todos los grupos, se te pedirá que borres la retención.
    3. Haz clic en Continuar.
  4. Para cambiar el período o las condiciones de envío, haz clic en Condiciones.
    • Fecha de envío: Expande o restringe el rango de fechas sujeto a la retención.
    • Términos: Agrega o quita términos y operadores de búsqueda para cambiar los mensajes sujetos a la retención.
  5. Haz clic en Guardar.