Google グループを記録保持の対象にする

Google Workspace データの電子情報開示プロジェクトの一環として記録保持（リティゲーション ホールド）を使用すると、グループ内のメッセージを無期限に保持して法的義務やデータ保全義務を果たすことができます。記録保持は、特定のグループまたは組織内のすべてのグループに適用できます。記録保持は保持ルールよりも優先されるため、記録保持が適用されているデータは、通常のデータ ガバナンス ルールによればパージされる場合でも保護されます。

Google グループと記録保持に関する重要な注意事項

保持ルールを設定する前に、Google Vault の記録保持（リティゲーション ホールド）スタートガイドと Vault でサポートされるグループのメッセージをお読みになることをおすすめします。

保持できるデータ

保持されるデータ:

  • 会話の履歴が有効になった状態で送られたグループ内のメッセージと添付ファイル

保持されないデータ:

  • 会話の履歴が無効になった状態で送られたグループのメッセージ
  • 管理対象グループで承認待ちのメッセージ
  • リンクされたファイル
  • 削除されたグループ内のメッセージ
詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプをご確認ください。

グループのメッセージは、そのグループの削除に伴い削除される

グループを削除すると、グループのメッセージも削除されます。削除された Google グループのメッセージは、そのグループが記録保持（リティゲーション ホールド）または保持ルールの対象であった場合でも削除されます。ただし、グループへの登録を通じてアカウントで受信する Gmail のメッセージは削除されず、Gmail の保持ルールと記録保持の対象となります。

記録保持対象の削除済みメッセージは、Vault では常に閲覧可能（ユーザーからは閲覧不可）

記録保持の対象となっているメッセージがユーザーによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなりますが、メッセージは完全に削除さていません。適切な権限を持つ Vault 管理者であれば、Vault を使用してそのメッセージを検索、プレビュー、エクスポートできます。

記録保持の絞り込みには多くのキーワードや複雑な条件を使用しない

記録保持の対象となるメッセージを絞り込むには、検索キーワードを入力する方法がありますが、まずはグループで絞り込んで、さらに絞り込みが必要な場合にキーワードを使用することを強くおすすめします。

まれに、複雑な条件セットを持つ広範なスコープの記録保持を多数設定して、記録保持対象のメッセージを絞り込むと、Google のポリシー処理システムがスケールしないことがあります。たとえば、適用範囲に 10 万を超えるアカウントが含まれていたり、適用範囲を複数のエイリアスや多くの AND / OR 文などの複雑な条件で絞り込んでいる記録保持を複数設定している場合は、システムの上限に達する可能性があります。この状況が発生すると、新しいユーザーの追加や新しいセキュリティ ルールの適用など、Google Workspace の管理ポリシーの作成が一時的にブロックされる場合があります。

Google グループのメッセージを記録保持の対象にする

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックします。
  3. すでに存在する案件をクリックして開くか、それ以外の場合は、案件を作成します。
    1. [作成] をクリックします。
    2. 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
    3. [作成] をクリックします。
  4. [記録保持] 次に [作成] をクリックします。
  5. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  6. [サービスを選択] 次に [グループ] をクリックします。
  7. [続行] をクリックします。

  8. 記録保持の適用範囲を選択します。

    • 特定のグループ - グループのメールアドレス（複数可）を入力します。

    • すべてのグループ - すべてのグループのメッセージを記録保持の対象にします。

  9. [続行] をクリックします。

  10. （省略可）記録保持の条件を設定します。

    • 送信日 -開始日と終了日を入力して、その期間内に送信されたメッセージのみを記録保持の対象にします。
      • 特定の日付以降に送信されたメールを保持するには、開始日のみを入力します。
      • 特定の日付以前に送信されたメッセージを保持するには、終了日のみを入力します。
      • 送信時期に関係なくメッセージを記録保持するには、開始日と終了日を入力しないでください。
    • 検索キーワード - 検索キーワードと演算子を入力して、検索キーワードに一致するメールにのみ記録保持を適用します。

  11. [作成] をクリックします。

Google グループのメッセージの記録保持を編集する

一部の記録保持パラメータは変更できますが、サービス（Google グループから別のサービスへ）の変更および適用範囲のタイプ（例: 特定のグループからすべてのグループへ）の変更はできません。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックし、記録保持を含む案件をクリックします。
  3. 特定のグループに適用される記録保持の場合、記録保持の対象となるグループを変更できます。
    1. [適用範囲] をクリックします。
    2. グループを追加または削除します。すべてのグループを削除すると、記録保持を削除するよう求められます。
    3. [続行] をクリックします。
  4. 送信期間または条件を変更するには、[条件] をクリックします。
    • 送信日 - 記録保持の対象とする期間を広げたり狭めたりできます。
    • 検索キーワード - 検索キーワードと演算子を追加または削除して、記録保持の対象となるメールを変更します。
  5. [保存] をクリックします。