Membekukan Grup

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk menyimpan pesan di Grup tanpa batas waktu guna memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan ke grup tertentu atau semua grup di organisasi Anda. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola data umum yang dapat menghapusnya secara permanen.

Informasi penting tentang Grup dan pembekuan

Sebelum menetapkan pembekuan, sebaiknya Anda membaca Memulai pembekuan di Google Vault dan meninjau Pesan grup yang didukung di Vault.

Data yang dapat dibekukan

Data yang disimpan:

  • Pesan dan lampirannya dalam grup yang dikirim saat histori percakapan diaktifkan

Data yang tidak disimpan:

  • Pesan di grup yang dikirim saat histori percakapan dinonaktifkan
  • Pesan yang menunggu persetujuan dalam grup yang dimoderasi
  • File yang ditautkan
  • Pesan di grup yang dihapus
Untuk mengetahui detailnya, buka Jenis data dan layanan yang didukung.

Pesan di Grup akan dihapus saat grup dihapus

Jika grup dihapus, pesan di grup tersebut juga akan dihapus. Pesan di Grup akan dihapus meskipun grup yang dihapus tunduk pada aturan retensi atau pembekuan. Namun, pesan di Gmail yang diterima oleh akun melalui langganan ke grup tidak akan dihapus dan pesan ini tunduk pada aturan retensi dan pembekuan Gmail.

Pesan dalam pembekuan yang dihapus selalu dapat dilihat di Vault, tetapi tidak dapat dilihat oleh pengguna

Jika pengguna menghapus pesan yang dibekukan, mereka tidak lagi dapat mengaksesnya, tetapi pesan tersebut tidak dihapus permanen. Sebagai admin Vault dengan hak istimewa yang sesuai, Anda tetap dapat menelusuri, melihat pratinjau, dan mengekspor pesan menggunakan Vault.

Menghindari banyak istilah atau istilah yang kompleks untuk menyaring pembekuan

Untuk menyaring pesan yang dicakup pembekuan, Anda dapat memasukkan istilah penelusuran. Sebaiknya Anda menyaring pembekuan terlebih dahulu berdasarkan akun, lalu menyaring kumpulan yang lebih kecil dengan istilah.

Dalam kasus yang jarang terjadi, sistem pemrosesan kebijakan Google mungkin tidak dapat diskalakan jika Anda menetapkan banyak penangguhan cakupan luas yang memiliki serangkaian istilah kompleks untuk menyaring pesan yang ditangguhkan. Misalnya, Anda mungkin mencapai batas jika menetapkan beberapa pembekuan dengan cakupan yang melingkupi lebih dari 100.000 akun dan yang Anda saring dengan istilah yang kompleks, seperti beberapa alias dan banyak pernyataan AND/OR. Jika hal ini terjadi, organisasi Anda untuk sementara tidak akan dapat membuat kebijakan admin apa pun untuk Google Workspace, seperti menambahkan pengguna baru atau menerapkan aturan keamanan baru.

Membekukan pesan di Grup

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Masalah.
  3. Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
    1. Klik Buat.
    2. Masukkan nama masalah dan deskripsi (opsional).
    3. Klik Buat.
  4. Klik Pembekuan lalu Buat.
  5. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
  6. Klik Pilih layanan lalu Grup.
  7. Klik Lanjutkan.

  8. Pilih cakupan pembekuan:

    • Grup tertentu—Masukkan satu atau beberapa alamat email grup.

    • Semua grup—Pesan di semua grup dibekukan.

  9. Klik Lanjutkan.

  10. (Opsional) Tetapkan kondisi penangguhan:

    • Tanggal pengiriman—Masukkan tanggal untuk membatasi penangguhan pada pesan yang dikirim dalam tanggal mulai dan akhir.
      • Untuk menahan pesan yang dikirim pada atau setelah tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal mulai.
      • Untuk menahan pesan yang dikirim pada atau sebelum tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal berakhir.
      • Untuk menahan pesan, kapan pun pesan tersebut dikirim, jangan masukkan tanggal mulai atau tanggal akhir.
    • Istilah—Masukkan istilah dan operator penelusuran untuk menerapkan pembekuan hanya ke pesan yang cocok dengan istilah.

  11. Klik Buat.

Mengedit pembekuan pada pesan Grup

Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanan (misalnya dari Grup ke layanan lain) atau jenis cakupan (misalnya dari grup tertentu ke semua grup).

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
  3. Untuk pembekuan yang berlaku pada grup tertentu, Anda dapat mengubah grup yang tercakup dalam pembekuan:
    1. Klik Cakupan.
    2. Tambahkan atau hapus pengguna. Jika Anda menghapus semua grup, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.
    3. Klik Lanjutkan.
  4. Untuk mengubah rentang tanggal pengiriman atau istilah, klik Kondisi.
    • Tanggal pengiriman—Luaskan atau batasi rentang tanggal yang akan dibekukan.
    • Istilah—Tambahkan atau hapus istilah dan operator penelusuran untuk mengubah pesan yang tunduk pada pembekuan.
  5. Klik Simpan.