Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar mensagens nos Grupos por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. Você pode aplicar uma guarda de documentos a grupos específicos ou a todos os grupos da sua organização. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança de dados, que poderiam limpá-los.
Informações importantes sobre grupos e guardas de documentos
Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e Mensagens do Grupos do Google compatíveis com o Vault.
Dados que podem ser retidos
Dados retidos:
- Mensagens e anexos em grupos enviados quando o histórico de conversas está ativado
Dados não retidos:
- Mensagens em grupos enviadas quando o histórico de conversas está desativado
- Mensagens aguardando aprovação em grupos moderados
- Arquivos vinculados
- Mensagens em grupos excluídos
As mensagens são excluídas do Grupos quando o grupo é excluído
As mensagens excluídas em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis no Vault, mas não ficam visíveis para os usuários
Quando um usuário exclui mensagens em uma guarda de documentos, perde o acesso a elas, mas essas mensagens não são excluídas permanentemente. Como admin do Vault com os privilégios apropriados, você pode pesquisar, visualizar e exportar essas mensagens.
Evitar muitos termos ou termos complexos para refinar uma guarda de documentos
Para refinar as mensagens cobertas por uma guarda de documentos, você pode digitar termos de pesquisa. Recomendamos que você refine as guardas de documentos primeiro por grupos específicos e depois refine esse grupo menor com termos.
Definir uma guarda de documentos nas mensagens do Grupos
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos.
- Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
- Clique em Criar.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
- Clique em Guardas de documentos
Criar. - Digite um nome exclusivo para a guarda.
- Clique em Escolher serviço Grupos.
- Clique em Continuar.
Selecione o escopo da guarda de documentos:
- Grupos específicos: digite um ou mais endereços de e-mail de grupo.
Todos os grupos: as mensagens em todos os grupos são colocadas na guarda.
Clique em Continuar.
(Opcional) Defina as condições da guarda de documentos:
- Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.
- Para guardar mensagens enviadas a partir de uma data específica, digite apenas a data de início.
- Para guardar mensagens enviadas até uma data específica, digite apenas a data de término.
- Para guardar todas as mensagens, não digite a data de início ou término.
- Termos: digite termos e operadores de pesquisa para aplicar a guarda de documentos somente às mensagens correspondentes.
- Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.
Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos nas mensagens do Grupos
Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, trocar o Grupos por outro serviço) ou o tipo de escopo (como mudar de grupos específicos para todos os grupos).
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
- Nas retenções de documentos aplicáveis a grupos específicos, você pode mudar os grupos cobertos pela retenção:
- Clique em Escopo.
- Adicione ou remova grupos. Se você remover todos os grupos, vai receber uma solicitação para excluir a retenção.
- Clique em Continuar.
- Para alterar o período ou os termos, clique em Condições.
- Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeito à guarda de documentos.
- Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para mudar as mensagens que estão sujeitas à guarda de documentos.
- Clique em Salvar.