เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อความใน Groups อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษาได้ ซึ่งจะใช้กับกลุ่มที่เจาะจงหรือกลุ่มทั้งหมดในหน่วยขององค์กรก็ได้ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Groups และการเก็บรักษา
ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อ เริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัย และตรวจสอบ ข้อความ Groups ที่รองรับใน ห้องนิรภัย
ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้
ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้
- ข้อความและไฟล์แนบในกลุ่มที่ส่งเมื่อเปิดประวัติการสนทนา
ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บรักษาไว้
- ข้อความในกลุ่มที่ส่งเมื่อปิดประวัติการสนทนา
- ข้อความที่รอการอนุมัติในกลุ่มที่มีการกลั่นกรอง
- ไฟล์ที่ลิงก์
- ข้อความในกลุ่มที่ลบออก
ระบบจะลบข้อความใน Groups เมื่อลบกลุ่ม
ข้อความที่ถูกลบซึ่งมีการคงไว้ชั่วคราวจะปรากฏในห้องนิรภัยเสมอ แต่ผู้ใช้จะมองไม่เห็น
เมื่อผู้ใช้ลบข้อความที่คงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้จะเข้าถึงข้อความนั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่ข้อความไม่ได้ถูกลบถาวร ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะยังคงค้นหา ดูตัวอย่าง และส่งออกข้อความโดยใช้ห้องนิรภัยได้
ปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวโดยหลีกเลี่ยงการใช้คำหลักจำนวนมากหรือซับซ้อนเกินไป
คุณสามารถป้อนข้อความค้นหาเพื่อปรับแต่งข้อความที่ต้องการคงไว้ชั่วคราวได้ เราขอแนะนำให้คุณปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวตามกลุ่มที่เจาะจงก่อน แล้วจึงปรับแต่งกลุ่มย่อยนั้นด้วยคำหลักที่ต้องการ
คงข้อความใน Groups ไว้ชั่วคราว
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี
- หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิกสร้าง
- ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
- คลิกสร้าง
- คลิกการคงไว้ชั่วคราว
สร้าง - ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน
- คลิก เลือกบริการ Groups
- คลิกต่อไป
เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
- กลุ่มที่เจาะจง -ป้อนอีเมลกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ
กลุ่มทั้งหมด -ระบบจะคงข้อความในกลุ่มทั้งหมดไว้ชั่วคราว
คลิกต่อไป
(ไม่บังคับ) กำหนดเงื่อนไขในการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
- วันที่ส่ง -ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการคงอีเมลที่ส่งภายใน
วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดไว้ชั่วคราว
- หากต้องการคงข้อความที่ส่งในหรือหลังวันที่ที่ระบุไว้ชั่วคราว ให้ป้อนเฉพาะวันที่เริ่มต้น
- หากต้องการคงข้อความที่ส่งในหรือก่อนวันที่ที่ระบุไว้ชั่วคราว ให้ป้อนเฉพาะวันที่สิ้นสุด
- หากต้องการคงข้อความไว้ชั่วคราวไม่ว่าจะส่งเมื่อใดก็ตาม ให้ไม่ต้องป้อนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด
- คำหลัก -ป้อนข้อความค้นหาและ โอเปอเรเตอร์เพื่อ ใช้การคงไว้ชั่วคราวเฉพาะกับข้อความที่ตรงตามคำหลักเท่านั้น
- วันที่ส่ง -ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการคงอีเมลที่ส่งภายใน
วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดไว้ชั่วคราว
คลิกสร้าง
แก้ไขการคงข้อความของ Groups ไว้ชั่วคราว
คุณเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จาก Groups เป็นบริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากกลุ่มที่เจาะจงเป็นกลุ่มทั้งหมด) ไม่ได้
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี แล้วเลือกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว
- สำหรับการคงไว้ชั่วคราวที่ใช้กับกลุ่มที่เจาะจง คุณจะเปลี่ยนกลุ่มที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวได้ดังนี้
- คลิกขอบเขต
- เพิ่มหรือนำกลุ่มออก หากนำกลุ่มทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว
- คลิกต่อไป
- หากต้องการเปลี่ยนช่วงวันที่ส่งหรือคำหลัก ให้คลิกเงื่อนไข
- วันที่ส่ง -ขยายหรือจำกัดช่วงวันที่ของการคงไว้ชั่วคราว
- คำหลัก -เพิ่มหรือลบข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์ออกเพื่อเปลี่ยนข้อความที่จะอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวนี้
- คลิกบันทึก