Para conservar, buscar y exportar los datos de Google Workspace de tu organización en Vault, debes crear un espacio de trabajo llamado asunto. Un asunto proporciona un contenedor para las conservaciones, búsquedas y exportaciones relacionadas con un proyecto de descubrimiento electrónico específico, como un caso de litigio o investigación.
Acerca de los asuntos
Un asunto incluye los siguientes elementos:
- Una lista de búsquedas guardadas
- Una lista de conservaciones
- Una lista de las cuentas con las que se comparte el asunto
- Una lista de exportaciones
- Un registro de auditoría de la actividad de los usuarios de Vault en el asunto
El usuario que crea un asunto es su propietario. Se puede compartir con otros usuarios de Vault para que todos los involucrados en un proyecto de descubrimiento electrónico puedan usar el mismo espacio de trabajo. Si borras la cuenta del propietario del asunto, este permanecerá en Vault. Cualquier usuario de Vault con el privilegio Administrar asuntos puede abrir y compartir el asunto con otros usuarios de Vault. Cuando ya no necesites un asunto, puedes borrar las conservaciones restantes y, luego, cerrar y borrar el asunto.
Un asunto puede residir en una región geográfica. Selecciona la región cuando configures el caso.
Administra los asuntos
Crea un asunto
Antes de comenzar: Revisa los lineamientos de nombres de tu organización para los asuntos. Si no tienes lineamientos, desarróllalos para asegurarte de que los nombres de los asuntos identifiquen claramente su propósito y sean únicos.
- Accede a vault.google.com.
Haz clic en Asuntos
Crear.Si no tienes la opción Crear, pídele a tu administrador de Google Workspace que te otorgue los privilegios necesarios.
Ingresa un nombre descriptivo para el asunto según los lineamientos de nombres de tu organización.
Ingresa una descripción del asunto (opcional). La descripción se muestra cuando abres el asunto.
Opcional: Si tu organización tiene una política de región de datos, selecciona una región de datos para tu asunto.
Para obtener más información, consulta Elige una ubicación para los datos de exportación de Vault.
Haz clic en Crear.
Cómo ver asuntos
- Accede a vault.google.com.
Haz clic en Asuntos.
Se abrirá la página Asuntos y se mostrarán todos los asuntos activos a los que puede acceder tu cuenta (los que creaste y los que se compartieron contigo).
Para abrir una lista de asuntos Cerrados o Borrados, haz clic en Estado y selecciona el estado del asunto que deseas abrir.
Para filtrar la lista por propietario, haz clic en Propietario y elige De cualquier propietario, De mi propiedad o Compartidos conmigo.
Para ordenar la lista de asuntos por nombre o propietario, haz clic en el encabezado de la columna correspondiente.
Para abrir un asunto, haz clic en la fila.
Cómo editar un asunto
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos haz clic en el asunto que quieras editar.
- Haz clic en Editar
. - Actualiza el nombre, la descripción o la región de datos del asunto y haz clic en Guardar.
Cómo cambiar el estado de un asunto
Puedes cambiar el estado de un asunto. Si cambias su estado, también puede cambiar el estado de los datos asociados con el asunto:
Cerrado: Vault conserva las búsquedas guardadas y todos los datos de auditoría asociados con el asunto. Los archivos de exportación se borran de inmediato. Puedes volver a abrir los asuntos cerrados o borrarlos. No puedes cerrar un asunto hasta que se borren todas las conservaciones.
Puedes volver a abrir un asunto cerrado. El asunto se vuelve a mover a la lista de asuntos activos. Conserva los datos de auditoría y las búsquedas guardadas, pero debes volver a crear las conservaciones y exportaciones.
Borrado: El asunto se mueve a la lista de asuntos borrados. Aproximadamente 30 días después de que borras un asunto, Vault lo borra de forma permanente. Hasta que Vault borre el asunto, puedes restablecer un asunto borrado con todos los datos intactos.
Puedes restablecer un asunto borrado. El asunto se vuelve a mover a la lista de asuntos activos. Conserva los datos de auditoría y las búsquedas guardadas, pero debes volver a crear las conservaciones y exportaciones.
Cierra un asunto
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos haz clic en el asunto que quieras cerrar.
- Haz clic en Conservaciones. Para cada conservación, haz lo siguiente:
- Revisa la conservación y confirma que quieres borrarla.
- En la lista de conservaciones, apunta a la conservación y haz clic en Borrar.
- Haz clic en Asuntos para volver a la lista de asuntos.
- Coloca el cursor sobre el asunto y haz clic en Cerrar.
Cómo volver a abrir o borrar un asunto
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Cerrados.
- Coloca el cursor sobre el asunto y elige una opción:
- Para volver a abrir el asunto, haz clic en Reabrir.
- Para borrar el asunto, haz clic en Borrar Borrar asunto.
Restablece un asunto borrado
En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Borrado.
La lista incluye los asuntos borrados en los últimos 30 días, aproximadamente. Vault borra de forma permanente los asuntos que se borraron antes de esa fecha.
Coloca el cursor sobre el asunto que quieras restablecer y haz clic en Restablecer.