יצירה וניהול של תיקים

כדי להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את נתוני הארגון ב-Google Workspace ב-Vault, יוצרים סביבת עבודה שנקראת עניין. עניין הוא מאגר להחזקות לצורך משפטי, לחיפושים ולייצוא שקשורים לפרויקט eDiscovery ספציפי, כמו תיק משפטי או חקירה.

מידע על עניינים

תיק משפטי כולל את הפריטים הבאים:

• רשימה של שאילתות חיפוש שמורות
• רשימת החזקות
• רשימה של החשבונות שאיתם התיק שותף
• רשימת ייצוא
• יומן ביקורת של פעילות משתמש ב-Vault בעניין

הבעלות על עניין משפטי שייכת למשתמש שיצר אותו. אפשר לשתף אותו עם משתמשי Vault אחרים, כדי שכל מי שמעורב בפרויקט eDiscovery יוכל להשתמש באותו סביבת עבודה. אם תמחקו את החשבון של הבעלים של העניין, העניין יישאר ב-Vault. כל משתמש Vault עם ההרשאה 'ניהול עניינים' יכול לפתוח את העניין ולשתף אותו עם משתמשי Vault אחרים. כשאין יותר צורך בעניין, אפשר למחוק את כל ההשעיות שנותרו, ואז לסגור ולמחוק את העניין.

עניין יכול להיות ממוקם באזור גיאוגרפי. בוחרים את האזור כשמגדירים את העניין.

ניהול עניינים משפטיים

יצירת עניין

לפני שמתחילים: כדאי לעיין בהנחיות למתן שמות של הארגון שלכם בנוגע לעניינים. אם אין לכם הנחיות, כדאי לפתח אותן כדי לוודא שהשמות של העניינים מזהים בבירור את המטרה של העניין ושהם ייחודיים.

1. נכנסים אל vault.google.com.

2. לוחצים על עניינים יצירה.

   אם האפשרות יצירה לא מוצגת, בקשו מהאדמין ב-Google Workspace לתת לכם את ההרשאות המתאימות.

3. מזינים שם תיאורי לנושא בהתאם להנחיות למתן שמות בארגון.

4. (אופציונלי) מזינים תיאור של העניין. התיאור מוצג כשפותחים את התיק.

5. (אופציונלי) אם בארגון שלכם מוגדרת מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים, בוחרים אזור גיאוגרפי לאחסון הנתונים של העניין.

   מידע נוסף זמין במאמר בחירת המיקום שאליו יתבצע ייצוא הנתונים מ-Vault.

6. לוחצים על יצירה.

צפייה בעניינים

1. נכנסים אל vault.google.com.

2. לוחצים על עניינים.

   הדף עניינים נפתח ומוצגת בו רשימה של כל העניינים הפעילים שאפשר לגשת אליהם בחשבון (עניינים שיצרתם ועניינים ששותפו איתכם).

3. כדי לפתוח רשימה של עניינים עם הסטטוס סגור או נמחק, לוחצים על סטטוס ובוחרים את סטטוס העניין שרוצים לפתוח.

4. כדי לסנן את הרשימה לפי בעלים, לוחצים על בעלים ובוחרים באפשרות בבעלות של כל אחד, בבעלות שלי או קבצים ששותפו איתי.

5. כדי למיין את רשימת התיקים לפי שם התיק או הבעלים, לוחצים על כותרת העמודה המתאימה.

6. כדי לפתוח עניין, לוחצים על השורה.

עריכת עניין

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים לוחצים על העניין שרוצים לערוך.
3. לוחצים על סמל העריכה .
4. מעדכנים את שם העניין, התיאור או האזור הגיאוגרפי לאחסון הנתונים ולוחצים על שמירה.

שינוי הסטטוס של עניין

אפשר לשנות את הסטטוס של עניין. אם משנים את הסטטוס של העניין, יכול להיות שגם הסטטוס של הנתונים שמשויכים לעניין ישתנה:

• סגור – מערכת Vault שומרת את שאילתות החיפוש השמורות ואת כל נתוני הביקורת שמשויכים לעניין. קבצים שיוצאו נמחקים באופן מיידי. אפשר לפתוח מחדש עניינים סגורים או למחוק אותם. אי אפשר לסגור עניין עד שכל ההשעיות יימחקו.

  אפשר לפתוח מחדש עניין שנסגר. העניין יועבר חזרה לרשימת העניינים הפעילים. הוא שומר נתוני ביקורת ושאילתות חיפוש שמורות, אבל צריך ליצור מחדש את ההחזקות לצורך משפטי ואת הייצוא.

• נמחק – העניין מועבר לרשימת העניינים שנמחקו. בערך 30 ימים אחרי שמוחקים עניין, Vault מוחק אותו באופן סופי. עד שמערכת Vault תמחק את העניין, תוכלו לשחזר עניין שנמחק עם כל הנתונים.

  אפשר לשחזר עניין שנמחק. העניין יועבר חזרה לרשימת העניינים הפעילים. הוא שומר נתוני ביקורת ושאילתות חיפוש שמורות, אבל צריך ליצור מחדש את ההחזקות לצורך משפטי ואת הייצוא.

סגירת עניין

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים לוחצים על העניין שרוצים לסגור.
3. לוחצים על החזקות. לכל הקפאה:
   1. בודקים את ההקפאה ומאשרים שאפשר למחוק אותה.
   2. ברשימת ההשעיות, מצביעים על ההשעיה ולוחצים על מחיקה.
4. לוחצים על עניינים כדי לחזור לרשימת העניינים.
5. מעבירים את העכבר מעל העניין ולוחצים על סגירה.

פתיחה מחדש או מחיקה של עניין

1. בחלק העליון של רשימת הטיפולים, בתפריט 'סטטוס', בוחרים באפשרות סגור.
2. מצביעים על העניין ובוחרים אפשרות:
   • כדי לפתוח מחדש את העניין, לוחצים על פתיחה מחדש.
   • כדי למחוק את העניין, לוחצים על מחיקה מחיקת העניין.

שחזור עניין שנמחק

1. בראש רשימת התיקים, בתפריט סטטוס, בוחרים באפשרות נמחקו.

   הרשימה כוללת עניינים שנמחקו בערך ב-30 הימים האחרונים. עניינים שנמחקו לפני כן נמחקים סופית על ידי Vault.

2. מעבירים את העכבר מעל העניין שרוצים לשחזר ולוחצים על שחזור.

נושא קשור

שיתוף עניינים עם משתמשי Vault אחרים