יצירה וניהול של תיקים

כדי להחזיק, לחפש ולייצא את נתוני הארגון ב-Google Workspace ב-Vault, צריך ליצור סביבת עבודה שנקראת עניין. עניין הוא כמו מאגר של החזקות, חיפושים וייצואים שקשורים לפרויקט ediscovery ספציפי, כמו התדיינות משפטית או חקירה.

מידע על עניינים

עניין כולל את הפריטים הבאים:

  • רשימה של שאילתות חיפוש שמורות
  • רשימת ההחזקות
  • רשימה של החשבונות שהעניין משותף איתם
  • רשימת פעולות ייצוא
  • יומן ביקורת של פעילות המשתמשים ב-Vault בעניין

העניין נמצא בבעלות המשתמש שיצר אותו. אפשר לשתף אותו עם משתמשי Vault אחרים, כדי שכל מי שמעורב בפרויקט eDiscovery יוכל להשתמש באותה סביבת עבודה. אם תמחקו את החשבון של בעלי העניין, העניין יישאר ב-Vault. כל משתמש ב-Vault עם ההרשאה "ניהול עניינים" יכול לפתוח את העניין ולשתף אותו עם משתמשים אחרים ב-Vault. כשאין יותר צורך בעניין, אפשר למחוק את כל ההחזקות שנותרו, ואז לסגור ולמחוק את העניין.

עניין יכול להיות באזור גיאוגרפי מסוים. אתם בוחרים את האזור כשאתם מגדירים את העניין.

ניהול עניינים

יצירת עניין

לפני שמתחילים: כדאי לעיין בהנחיות של הארגון לגבי מתן שמות לעניינים. אם אין לכם הנחיות, כדאי לפתח אותן כדי לוודא ששמות העניינים מזהים בבירור את מטרת העניין והם ייחודיים.

  1. נכנסים אל vault.google.com.

  2. לוחצים על עניינים ואז יצירה.

    אם האפשרות יצירה לא מוצגת, בקשו מהאדמין ב-Google Workspace לתת לכם את ההרשאות המתאימות.

  3. מזינים שם תיאורי לעניין בהתאם להנחיות למתן שמות של הארגון.

  4. (אופציונלי) מזינים תיאור של העניין. התיאור מוצג כשפותחים את העניין.

  5. (אופציונלי) אם לארגון שלכם יש מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים, בוחרים אזור גיאוגרפי לאחסון הנתונים של העניין.

    מידע נוסף זמין במאמר בחירת המיקום שאליו יתבצע ייצוא הנתונים מ-Vault.

  6. לוחצים על יצירה.

הצגת העניינים

  1. נכנסים אל vault.google.com.

  2. לוחצים על עניינים.

    הדף עניינים נפתח ומוצגת בו רשימה של כל העניינים הפעילים שלחשבון שלכם יש גישה אליהם (עניינים שיצרתם ועניינים ששותפו איתכם).

  3. כדי לפתוח רשימה של עניינים סגורים או שנמחקו, לוחצים על סטטוס ובוחרים את סטטוס העניין שרוצים לפתוח.

  4. כדי לסנן את הרשימה לפי בעלים, לוחצים על בעלים ובוחרים באפשרות בבעלות של כל אחד, בבעלות שלי או שותפו איתי.

  5. כדי למיין את רשימת העניינים לפי שם העניין או הבעלים, לוחצים על כותרת העמודה המתאימה.

  6. כדי לפתוח עניין, לוחצים על השורה.

עריכת עניין

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז לוחצים על העניין שרוצים לערוך.
  3. לוחצים על סמל העריכה .
  4. מעדכנים את שם העניין, התיאור או האזור הגיאוגרפי לאחסון הנתונים ולוחצים על שמירה.

שינוי הסטטוס של עניין

אתם יכולים לשנות את הסטטוס של עניין. אם משנים את הסטטוס שלו, גם הסטטוס של הנתונים שמשויכים לעניין יכול להשתנות:

  • סגור – מערכת Vault שומרת את שאילתות החיפוש השמורות ואת כל נתוני הביקורת שמשויכים לעניין. קובצי הייצוא נמחקים באופן מיידי. אתם יכולים לפתוח מחדש עניינים שנסגרו או למחוק אותם. אי אפשר לסגור עניין עד שכל ההחזקות נמחקות.

    אפשר לפתוח מחדש עניין שנסגר. העניין יועבר בחזרה לרשימת העניינים הפעילים. הוא שומר את נתוני הביקורת ואת שאילתות החיפוש השמורות, אבל צריך ליצור מחדש את כל ההחזקות והייצואים.

  • נמחק – העניין מועבר לרשימת העניינים שנמחקו. כ-30 ימים אחרי שמוחקים עניין, Vault מוחק אותו באופן סופי. עד שהעניין נמחק מ-Vault, אפשר לשחזר אותו עם כל הנתונים.

    אתם יכולים לשחזר עניין שנמחק. העניין יועבר חזרה לרשימת העניינים הפעילים. הוא שומר את נתוני הביקורת ואת שאילתות החיפוש השמורות, אבל צריך ליצור מחדש את כל ההחזקות והייצואים.

סגירת עניין

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז לוחצים על העניין שרוצים לסגור.
  3. לוחצים על החזקות. לכל הכלה:
    1. בודקים את ההחזקה ומאשרים שאפשר למחוק אותה.
    2. ברשימת ההחזקות, מצביעים על ההחזקה ולוחצים על מחיקה.
  4. לוחצים על עניינים כדי לחזור לרשימת העניינים.
  5. מציבים את הסמן מעל העניין ולוחצים על סגירה.

פתיחה מחדש או מחיקה של עניין

  1. בחלק העליון של רשימת העניינים, בתפריט "סטטוס", בוחרים באפשרות סגור.
  2. מציבים את הסמן מעל העניין ובוחרים אפשרות:
    • כדי לפתוח מחדש את העניין, לוחצים על פתיחה מחדש.
    • כדי למחוק את העניין, לוחצים על מחיקה ואז מחיקת העניין.

שחזור עניין שנמחק

  1. בחלק העליון של רשימת העניינים, בתפריט סטטוס, בוחרים באפשרות נמחקו.

    הרשימה כוללת עניינים שנמחקו ב-30 הימים האחרונים בערך. עניינים שנמחקו לפני כן נמחקים באופן סופי על ידי Vault.

  2. מציבים את הסמן מעל העניין שרוצים לשחזר ולוחצים על שחזור.

שיתוף עניינים עם משתמשים אחרים ב-Vault