Para conservar, buscar y exportar los datos de Google Workspace de tu organización en Vault, debes crear un espacio de trabajo llamado asunto. Este representa un contenedor para las conservaciones, búsquedas y exportaciones relacionadas con un proyecto de descubrimiento electrónico específico, como un caso de litigio o investigación.
Acerca de los asuntos
Un asunto incluye los siguientes elementos:
- Una lista de consultas de búsqueda guardadas
- Una lista de conservaciones
- Una lista de las cuentas con las que se comparte el asunto
- Una lista de exportaciones
- Un registro de auditoría de la actividad de los usuarios de Vault en el asunto
El asunto es propiedad del usuario que lo crea. Se puede compartir con otros usuarios de Vault para que todos los involucrados en un proyecto de descubrimiento electrónico puedan usar el mismo espacio de trabajo. Si borras la cuenta del propietario del asunto, este permanecerá en Vault. Cualquier usuario de Vault con el privilegio Administrar asuntos puede abrir y compartir el asunto con otros usuarios de Vault. Cuando ya no se necesite un asunto, puedes borrar las conservaciones restantes, luego cerrarlo y borrarlo.
Un asunto puede residir en una región geográfica. Seleccionas la región cuando configuras el asunto.
Administra los asuntos
Crea un asunto
Antes de comenzar: Revisa los lineamientos de asignación de nombres de asuntos de tu organización. Si no tienes lineamientos, desarróllalos para asegurarte de que los nombres de los asuntos identifiquen claramente el propósito del asunto y sean únicos.
- Accede a vault.google.com.
Haz clic en Asuntos
Crear.Si no tienes la opción Crear, pídele a tu administrador de Google Workspace que te otorgue los privilegios necesarios.
Ingresa un nombre descriptivo para el asunto según los lineamientos de asignación de nombres de tu organización.
Ingresa una descripción del asunto (opcional). La descripción se muestra cuando abres el asunto.
Si tu organización tiene una política de región de datos, selecciona una región de datos para tu asunto (opcional).
Para obtener más información, consulta Elige una ubicación para los datos de exportación de Vault.
Haz clic en Crear.
Visualiza los asuntos
- Accede a vault.google.com.
Haz clic en Asuntos.
Se abrirá la página Asuntos , en la que se enumeran todos los asuntos activos a los que puede acceder tu cuenta (los que creaste y los que se compartieron contigo).
Para abrir una lista de asuntos cerrados o borrados, haz clic en Estado y selecciona el estado del asunto que deseas abrir.
Para filtrar la lista por propietario, haz clic en Propietario y elige Propiedad de cualquiera, Propiedad mía o Compartido conmigo.
Para ordenar la lista de asuntos por nombre o propietario, haz clic en el encabezado de la columna correspondiente.
Para abrir un asunto, haz clic en la fila.
Edita un asunto
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos haz clic en el asunto que deseas editar.
- Haz clic en Editar
. - Actualiza el nombre, la descripción o la región de datos del asunto y haz clic en Guardar.
Cambia el estado de un asunto
Puedes cambiar el estado de un asunto. Si cambias su estado, también puede cambiar el estado de los datos asociados con el asunto:
Cerrado: Vault conserva las consultas de búsqueda guardadas y todos los datos de auditoría asociados con el asunto. Los archivos de exportación se borran de inmediato. Puedes volver a abrir los asuntos cerrados o borrarlos. No puedes cerrar un asunto hasta que se borren todas las conservaciones.
Puedes volver a abrir un asunto cerrado. El asunto se vuelve a agregar a la lista de asuntos activos. Conserva los datos de auditoría y las consultas de búsqueda guardadas, pero debes volver a crear las conservaciones y las exportaciones.
Borrado: El asunto se mueve a la lista de asuntos borrados. Aproximadamente 30 días después de borrar un asunto, Vault lo borra de forma permanente. Hasta que Vault borre el asunto, puedes restablecerlo con todos los datos intactos.
Puedes restablecer un asunto borrado. El asunto se vuelve a agregar a la lista de asuntos activos. Conserva los datos de auditoría y las consultas de búsqueda guardadas, pero debes volver a crear las conservaciones y las exportaciones.
Cierra un asunto
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos haz clic en el asunto que deseas cerrar.
- Haz clic en Conservaciones. Para cada conservación, haz lo siguiente:
- Revisa la conservación y confirma que puedes borrarla.
- En la lista de conservaciones, coloca el cursor sobre la conservación y haz clic en Borrar.
- Haz clic en Asuntos para volver a la lista de asuntos.
- Coloca el cursor sobre el asunto y haz clic en Cerrar.
Vuelve a abrir o borra un asunto
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Cerrado.
- Coloca el cursor sobre el asunto y elige una opción:
- Para volver a abrir el asunto, haz clic en Volver a abrir.
- Para borrar el asunto, haz clic en Borrar Borrar asunto.
Restablece un asunto borrado
En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Borrado.
La lista incluye los asuntos borrados en los últimos 30 días aproximadamente. Vault borra de forma permanente los asuntos borrados antes de ese período.
Coloca el cursor sobre el asunto que deseas restablecer y haz clic en Restablecer.