Para conservar, buscar y exportar los datos de Google Workspace de tu organización en Vault, debes crear un espacio de trabajo llamado asunto. Un asunto proporciona un contenedor para las conservaciones, las búsquedas y las exportaciones relacionadas con un proyecto específico de detección electrónica, como un caso de litigio o una investigación.
Acerca de los asuntos
Un asunto incluye los siguientes elementos:
- Una lista de búsquedas guardadas
- Una lista de conservaciones
- Una lista de las cuentas con las que se comparte el asunto
- Una lista de exportaciones
- Un registro de auditoría de la actividad del usuario de Vault en el asunto
El asunto es propiedad del usuario que lo crea. Se puede compartir con otros usuarios de Vault para que todos los involucrados en un proyecto de detección electrónica puedan usar el mismo espacio de trabajo. Si borras la cuenta del propietario del asunto, este permanecerá en Vault. Cualquier usuario de Vault con el privilegio Administrar asuntos puede abrir y compartir el asunto con otros usuarios de Vault. Cuando ya no necesites un asunto, puedes borrar las retenciones restantes y, luego, cerrarlo y borrarlo.
Un asunto puede residir en una región geográfica. Seleccionas la región cuando configuras el asunto.
Administra asuntos
Cómo crear un asunto
Antes de comenzar: Revisa los lineamientos de nomenclatura de tu organización para los asuntos. Si no tienes lineamientos, desarróllalos para asegurarte de que los nombres de los asuntos identifiquen claramente el propósito del asunto y sean únicos.
- Accede a vault.google.com.
Haz clic en Asuntos
Crear.Si no ves la opción Crear, pídele a tu administrador de Google Workspace que te otorgue los privilegios necesarios.
Ingresa un nombre descriptivo para el asunto según los lineamientos de nomenclatura de tu organización.
(Opcional) Ingresa una descripción del asunto. La descripción se muestra cuando abres el asunto.
(Opcional) Si tu organización tiene una política de región de datos, selecciona una región de datos para tu asunto.
Para obtener más información, consulta Cómo elegir una ubicación para los datos de exportación de Vault.
Haz clic en Crear.
Ver asuntos
- Accede a vault.google.com.
Haz clic en Asuntos.
Se abrirá la página Asuntos, en la que se enumeran todos los asuntos activos a los que puede acceder tu cuenta (los que creaste y los que se compartieron contigo).
Para abrir una lista de asuntos Cerrados o Borrados, haz clic en Estado y selecciona el estado del asunto que deseas abrir.
Para filtrar la lista por propietario, haz clic en Propietario y elige De cualquier persona, Míos o Compartidos conmigo.
Para ordenar la lista de asuntos por nombre o propietario, haz clic en el encabezado de la columna correspondiente.
Para abrir un asunto, haz clic en la fila.
Cómo editar un asunto
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos haz clic en el asunto que quieras editar.
- Haz clic en Editar
. - Actualiza el nombre del asunto, la descripción o la región de datos y haz clic en Guardar.
Cómo cambiar el estado de un asunto
Puedes cambiar el estado de un asunto. Si cambias su estado, también puede cambiar el estado de los datos asociados al asunto:
Cerrado: Vault conserva las consultas de búsqueda guardadas y todos los datos de auditoría asociados con el asunto. Los archivos de exportación se borran de inmediato. Puedes volver a abrir los asuntos cerrados o borrarlos. No puedes cerrar un asunto hasta que se borren todas las suspensiones.
Puedes volver a abrir un asunto cerrado. El asunto se vuelve a agregar a la lista de asuntos activos. Se conservan los datos de auditoría y las búsquedas guardadas, pero debes volver a crear las conservaciones y las exportaciones.
Borrado: El asunto se mueve a la lista de asuntos borrados. Aproximadamente 30 días después de que borres un asunto, Vault lo borrará de forma permanente. Hasta que Vault borre el asunto, puedes restablecer un asunto borrado con todos los datos intactos.
Puedes restablecer un asunto borrado. El asunto se vuelve a agregar a la lista de asuntos activos. Se conservan los datos de auditoría y las búsquedas guardadas, pero debes volver a crear las conservaciones y las exportaciones.
Cómo cerrar un asunto
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos haz clic en el asunto que deseas cerrar.
- Haz clic en Retenciones. Para cada retención, se incluye la siguiente información:
- Revisa la retención y confirma que puedes borrarla.
- En la lista de suspensiones, apunta a la suspensión y haz clic en Borrar.
- Haz clic en Asuntos para volver a la lista de asuntos.
- Coloca el cursor sobre el asunto y haz clic en Cerrar.
Cómo volver a abrir o borrar un asunto
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Cerrado.
- Desplázate sobre el asunto y elige una opción:
- Para reabrir el asunto, haz clic en Reabrir.
- Para borrar el asunto, haz clic en Borrar Borrar asunto.
Restablece un asunto borrado
En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Borrado.
La lista incluye los asuntos borrados en los últimos 30 días aproximadamente. Los asuntos borrados antes de ese plazo se borran de forma permanente en Vault.
Coloca el cursor sobre el asunto que quieres restablecer y haz clic en Restablecer.