Las reglas de retención de datos controlan cómo tu organización guarda y borra datos de Google Workspace por motivos de cumplimiento o reglamentarios.
De forma predeterminada, los datos de Google Workspace permanecen en las cuentas de usuario hasta que el usuario o el administrador los borran. Si tu organización necesita más control sobre la retención de datos, puedes configurar reglas de retención en Google Vault. Con ellas, puedes determinar cómo se almacenan los datos (y durante cuánto tiempo) y borrarlos definitivamente cuando ya no son necesarios.
Acerca de las reglas de retención
Con Vault, puedes usar las reglas de retención para hacer lo siguiente:
- Conserva los datos durante el tiempo que los necesites: Puedes configurar reglas para conservar los datos durante el tiempo que los necesites. Los datos se conservan incluso si los usuarios borran mensajes y archivos o vacían la papelera.
- Quitar datos cuando ya no los necesites: Puedes programar Vault para que borre datos después de un período. Cuando finaliza el período de retención, los datos se quitan de las cuentas de los usuarios y se borran definitivamente de todos los sistemas de Google. (Los datos sujetos a su conservación por motivos legales no se borran definitivamente). El tiempo que tardan en borrarse los datos caducados varía según el servicio. Para obtener más información, consulta Los datos pueden permanecer en Vault después de que vencen todas las reglas de retención (más adelante en esta página).
Tipos de reglas de retención
Normas de retención predeterminadas
Si debes conservar todos los datos de un servicio durante un período determinado, establece una regla de retención predeterminada. Las reglas predeterminadas se aplican a los datos solo cuando no se aplica una regla personalizada o una conservación. No puedes aplicar reglas de retención predeterminadas solo a cuentas o períodos específicos, y solo puedes tener una regla de retención predeterminada para cada servicio.
Normas de retención personalizadas
Si debes conservar datos específicos durante un período determinado, establece una regla de retención personalizada. Puedes especificar los datos con condiciones y términos según el servicio:
- Gmail y Grupos de Google: Se configuran por unidad organizativa, períodos y términos de búsqueda específicos.
- Google Drive, Meet y Sites: Se establecen por unidad organizativa y definen el vencimiento según las fechas de modificación (para abordar la obsolescencia) y las fechas de creación (para abordar los requisitos de cumplimiento), las fechas de eliminación o los campos de fecha de las etiquetas de Drive.
- Google Chat: Se establece por unidad organizativa o para todos los espacios de Chat de la organización.
- Calendario de Google: Se establece por unidad organizativa y se define el vencimiento según la fecha en que finaliza el evento. Para obtener más información, consulta Acerca de los períodos de retención.
- Google Voice para Google Workspace: Se configura por unidad organizativa y tipo de datos.
- App de Gemini: Se configura por unidad organizativa para las conversaciones.
Puedes establecer tantas reglas personalizadas como necesite tu organización. Los datos se conservan según la regla con el vencimiento más reciente. En el caso de Drive, si un elemento de la papelera está sujeto a varias reglas de retención, una regla de traslado a la papelera reemplaza a todas las demás reglas de retención.
Información importante sobre la retención
¿Cuál es la diferencia entre una retención y una regla de retención?
Las conservaciones y las reglas de retención conservan datos en Vault, pero tienen diferencias importantes:
| Retenciones | Reglas de retención | |
|---|---|---|
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Uso |
Por lo general, las retenciones se crean en respuesta a una investigación o un problema legal. |
Las reglas de retención se usan para controlar de forma proactiva por cuánto tiempo se conservan los datos. |
| Alcance |
Las conservaciones se pueden aplicar a lo siguiente:
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Las reglas de retención se pueden aplicar a los siguientes elementos:
Nota: Las reglas de retención no se pueden aplicar a cuentas individuales, excepto por términos coincidentes. |
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Período de preservación |
Las conservaciones preservan los datos de forma indefinida hasta que se borran. |
Las reglas de retención conservan los datos durante un período específico, que puede ser una cantidad determinada de días o de forma indefinida. |
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Precedence |
Las conservaciones tienen prioridad sobre las reglas de retención. Cuando se borra una suspensión, los datos quedan sujetos de inmediato a las reglas de retención aplicables. |
Las reglas de retención no se aplican a los datos conservados por una retención hasta que se quita la retención. Las reglas personalizadas tienen prioridad sobre las predeterminadas, incluso cuando la regla predeterminada vence más tarde. Sin embargo, las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden extender el período de retención. Una regla personalizada de colaborador más corta no puede anular una regla predeterminada de propietario más larga. Los datos se pueden quitar de los sistemas de producción de Google cuando vence la última regla de retención aplicable. |
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Acceso |
Solo los usuarios de Vault que tienen acceso a un asunto pueden revisar quiénes y qué elementos están en espera. |
Solo los usuarios de Vault que tienen privilegios de reglas de retención pueden administrar las reglas de retención. |
Los datos que se borran definitivamente en Vault se borran definitivamente de todos los servicios de Google
Vault está completamente integrado en los servicios de Google que admite, por lo que no hay un archivo independiente.
Cuando se aplica una regla de retención a un mensaje o archivo, el elemento se borra del servicio, incluso si el usuario no lo marcó para que se borre.
Por ejemplo, creas una regla de retención predeterminada para conservar los mensajes de Gmail durante 365 días y no tienes reglas personalizadas ni conservaciones. Vault borra todos los mensajes que tienen más de 1 año.
El inicio del período de cobertura de retención depende del servicio
- Gmail y Grupos: El período de retención comienza el día en que se envía o recibe el mensaje.
-
Drive, Meet y Sites: Según cómo se configure la regla de retención, el período de retención puede comenzar de las siguientes maneras:
- Cuándo se creó el elemento
- Cuándo se modificó el elemento por última vez
- Cuándo se movió el elemento a la papelera
- Si una etiqueta de Drive tiene un campo de fecha en la condición, en el valor establecido para el campo de fecha de etiqueta de Drive
- Chat: El período de retención comienza el día en que se envió el mensaje. La fecha de inicio del período de retención no cambia cuando un usuario edita o borra un mensaje.
- Calendario: El período de retención comienza cuando finaliza el evento. Para obtener más información, consulta Acerca de los períodos de retención.
-
Voz para Google Workspace:
- Mensajes de texto: El período de retención comienza a las 23:59 (UTC-7) del día en que se envió el mensaje.
- Mensajes de voz y sus transcripciones: El período de retención comienza a las 11:59 p.m. (UTC-7) del día en que se creó el mensaje de voz.
- Registros de llamadas: El período de retención comienza a las 11:59 p.m. (UTC-7) del día en que se realizó o recibió la llamada.
- App de Gemini: El período de retención comienza cuando se envía o recibe la última instrucción o respuesta en una conversación de la app de Gemini.
Las conservaciones y las reglas de retención personalizadas pueden extender los períodos de cobertura
Cuando vence el período de retención predeterminado, Vault borra un mensaje o archivo solo en los siguientes casos:
- No se retiene por ninguna regla de retención personalizada. Los datos siempre se conservan según lo exige la regla personalizada con el período de retención más largo. Las reglas de retención personalizadas siempre tienen prioridad sobre la regla de retención predeterminada, incluso si la regla de retención personalizada es más corta que la regla de retención predeterminada. Sin embargo, una regla personalizada de colaborador más corta no puede anular una regla predeterminada de propietario más larga.
- No está sujeta a una retención. Cuando se quita la conservación, entran en vigencia las reglas de retención.
Los datos pueden permanecer en Vault después de que vencen todas las reglas de retención
Incluso cuando una regla de retención está configurada para borrar datos, el proceso en segundo plano que quita de forma permanente los datos borrados o vencidos de los sistemas de Google mantiene los datos disponibles para Vault durante aproximadamente 30 días antes de que se borren por completo.
Mensajes de correo electrónico
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Los mensajes de Gmail de un usuario o los que se publican en Google Groups cuando vencen todas las reglas de retención se quitan de la vista del usuario (este proceso puede tardar horas o días). Los mensajes seguirán disponibles para los administradores de Vault durante aproximadamente 30 días más, tiempo en el que podrás buscarlos, exportarlos o conservarlos. Después de 30 días, ya no podrás recuperar estos mensajes.
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Los mensajes borrados por los usuarios o los administradores de grupos menos de 30 días antes de que venza la cobertura de retención se conservan hasta que sea necesario para cumplir con el máximo de 30 días. Por ejemplo, si un usuario borra mensajes y los quita de la papelera 20 días antes de que venza la cobertura de retención, puedes buscarlos en Vault durante otros 10 días. Después de ese tiempo, ya no podrás recuperarlos.
-
Los mensajes de Gmail que se borraron más de 30 días antes de que venza la cobertura de retención se borran de inmediato al final del período de retención y no se pueden recuperar.
Para ver ejemplos de cómo funcionan las reglas de retención en Gmail, consulta Ejemplos de reglas de retención de Gmail y su efecto.
Elementos en Drive
- Los elementos y los sitios de la unidad de un usuario pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive después de que vencen todas las reglas de retención. Si se quita un elemento de Drive y no está cubierto por reglas de retención ni conservaciones, no estará disponible de inmediato en Vault. Si los archivos se quitaron hace menos de 25 días, es posible que un administrador pueda recuperarlos.
- Los elementos y sitios que borran los usuarios y que se vacían de la papelera no están disponibles de inmediato para Vault, a menos que haya una regla de retención o una conservación para extender su disponibilidad. Si los archivos se quitaron hace menos de 25 días, es posible que un administrador pueda recuperarlos.
Mensajes de chat
-
Los mensajes de chat se conservan durante 30 días más después de que un usuario o una regla de retención los quitan de una conversación o un espacio. El proceso de eliminación definitiva comienza el día 30 y puede tardar varios días más en completarse, según la cantidad de mensajes que se eliminen.
Eventos de calendario
- Los eventos de calendario se conservan durante 30 días después de que un usuario o una regla de retención los quitan. Los eventos se pueden buscar y exportar en Vault.
Datos de voz
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Los mensajes de texto de Voice, los mensajes de voz y sus transcripciones, y los registros de llamadas se borran definitivamente hasta 30 días después de que vence la cobertura de retención, y no se pueden recuperar.
Mensajes de la app de Gemini
- Los mensajes de la app de Gemini (que constan de instrucciones y respuestas) se quitan de la vista del usuario (este proceso puede tardar horas o días) después de que vence la cobertura de retención.
- Los mensajes de la app de Gemini seguirán disponibles para los administradores de Vault durante aproximadamente 30 días más, tiempo durante el cual podrás buscarlos, exportarlos o retenerlos. Después de 30 días, los mensajes se borran y ya no podrás recuperarlos.
Los archivos que guardan en Drive otros servicios de Google están cubiertos por las reglas de retención de Drive
Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive. Estos datos están cubiertos por las reglas de retención de Drive de la siguiente manera:
| Producto | Retención |
|---|---|
| Jamboard | Vault retiene las jams guardadas en las unidades de los usuarios según las reglas de retención de Drive. Los Jams no guardados se descartan cuando finaliza la sesión de Jamboard y no están disponibles para Vault. |
| Google Meet |
De forma predeterminada, las grabaciones de Meet, las notas que toma Gemini y los registros del chat, las preguntas y respuestas, y las encuestas en Meet están sujetos a las reglas de retención de Drive.
Para administrar la retención de las grabaciones de Meet de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de retención para Meet. Cuando las reglas de retención de Meet están activadas, las reglas de retención de Drive no se aplican a las grabaciones de Meet. |
| Google Sites |
De forma predeterminada, los sitios están cubiertos por las reglas de retención de Sites.
Para conservar los sitios de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de retención para Sites. Cuando se activan las reglas de retención para Sites, las reglas de retención de Drive no se aplican a los sitios. Para conservar los sitios de la misma manera que otros elementos en Drive, puedes cambiar la configuración de retención para que los sitios se conserven según las reglas de Drive. |
Las interrupciones en la cobertura de retención pueden permitir que los servicios borren los datos de inmediato
Ten cuidado cuando modifiques las reglas de retención existentes. Los servicios pueden purgar de inmediato los datos no protegidos que los usuarios borraron hace más de 30 días.
Herencia de reglas de retención
Las unidades organizativas secundarias heredan las reglas de retención personalizadas de su unidad organizativa principal.
Estas reglas personalizadas heredadas se aplican a todas las unidades organizativas secundarias, incluso si la unidad organizativa secundaria se creó después de que se configuró la regla de retención personalizada.
Por ejemplo:
example.com es la unidad organizativa raíz y tiene una retención predeterminada de 2 años para Gmail.
example.com_US tiene una regla de retención personalizada de 11 años para Gmail. Esta regla se aplica como la regla principal.
example.com_US\Employees es una unidad organizativa secundaria y hereda la regla de retención personalizada de 11 años de su unidad organizativa principal (example.com_US). La regla personalizada se aplica como regla principal. Esta regla se aplica incluso si example.com_US\Employees se crea después de que se configura la regla de retención personalizada para example.com_US.