您可以運用資料保留規則，控管貴機構儲存及刪除 Google Workspace 資料的方式，以遵守相關法規或監管規定。
根據預設，除非由使用者本人或管理員刪除，否則 Google Workspace 資料都會保留在該使用者的帳戶中。如果貴機構需要進一步控管資料保留方式，您可以在 Google 保管箱中設定資料保留規則。這類規則可管理資料的儲存方式和保留期限，並清除不再需要的資料。
關於資料保留規則
您可以透過保管箱，將資料保留規則用於下列用途：
- 視需要設定資料保留期限：您可以設定規則，將資料保留一定時間。如此一來，即便使用者刪除郵件/訊息和檔案，或是清空垃圾桶，系統仍會繼續保留這些資料。
- 移除不再需要的資料：您可以將保管箱設為在一段時間後刪除資料。保留期限屆滿時，資料就會從使用者帳戶中移除，並從所有 Google 系統中清除 (處於訴訟保留狀態的資料不會遭到清除)。移除到期資料所需的時間，取決於使用的服務。詳情請參閱下文的「所有資料保留規則都到期後，資料可能會繼續保存在保管箱中」一節。
資料保留規則類型
預設保留規則
如果必須將某項服務的「所有資料」保留一段時間，請設定預設保留規則。資料未套用自訂規則或訴訟保留時，即適用預設規則。您無法只將預設保留規則套用到特定帳戶或時間範圍，而且您只能為每項服務設定一個預設保留規則。
自訂保留規則
如果必須將「特定資料」保留一段時間，請設定自訂資料保留規則。 您可以針對不同服務以條件和字詞指定要保留的資料：
- Gmail 和 Google 網路論壇：依機構單位、日期範圍和特定搜尋字詞設定自訂保留規則。
- Google 雲端硬碟、Meet 和協作平台：依機構單位設定自訂保留規則，並根據上次修改日期 (如要處理檔案過舊問題)、建立日期 (如要因應法規遵循需求)、移至垃圾桶的日期或雲端硬碟標籤日期欄位，決定保留期限。
- Google Chat：依組織單位設定自訂保留規則，或替組織中的所有 Chat 聊天室建立這類規則。
- Google 日曆：依機構單位設定自訂保留規則，並根據活動結束日期決定保留期限。詳情請參閱「關於保留期限」。
- Google Voice for Google Workspace：依組織單位和資料類型設定保留規則。
- Gemini 應用程式：依組織單位設定自訂保留規則。
您可以按機構需求設定多項自訂規則，系統會根據最晚到期的規則來保留資料。對雲端硬碟來說，如果垃圾桶中的雲端硬碟項目適用多項保留規則，「已移至垃圾桶」規則將取代所有其他保留規則。
資料保留規則重要資訊
訴訟保留和保留規則之間有何不同？
訴訟保留和資料保留規則都會在保管箱中保留資料，但兩者有重大差異：
| 保留 | 保留規則 | |
|---|---|---|
|
用途 |
訴訟保留通常是為了回應調查或法律問題而建立。 |
保留規則可用來主動控制資料的保留期限。 |
| 範圍 |
訴訟保留的適用範圍如下：
|
資料保留規則的適用範圍如下：
注意：資料保留規則無法套用至個人帳戶，但可透過比對字詞保留特定項目。 |
|
保留期限 |
訴訟保留會無限期保存資料，直到刪除訴訟保留為止。 |
保留規則能在指定期間內保存資料，可指定保留資料的天數或設為無限期。 |
|
優先順序 |
訴訟保留的優先度高於保留規則。當訴訟保留刪除後，資料會立即套用適用的保留規則。 |
在訴訟保留移除前，保留規則不會套用至處於訴訟保留狀態的資料。 即使預設規則設定的保留期限較長，自訂規則的優先度仍高於預設規則。 不過，雲端硬碟項目協作者的資料保留規則只能延長保留期限。若協作者自訂規則的保留期限較短，便無法覆寫擁有者的預設規則。 在所有適用的保留規則都到期後，系統可能會將資料從 Google 作業系統中移除。 |
|
存取 |
只有可存取案件的保管箱使用者，才能查看處於訴訟保留狀態的使用者和內容。 |
只有具備保留規則權限的保管箱使用者才能管理保留規則。 |
自保管箱清除的資料會從所有 Google 服務中清除
保管箱已與支援的 Google 服務全面整合，因此沒有獨立封存區。
郵件/訊息或檔案套用資料保留規則後，就會從服務中刪除，即便使用者未將該內容標示為刪除也一樣。
舉例來說，如果您建立預設資料保留規則，將 Gmail 郵件保留 365 天，而且未設定任何自訂規則或訴訟保留，那麼保管箱會刪除所有存放超過 1 年的郵件。
保留期限起算時間會因服務而異
- Gmail 和網路論壇：保留期限是從收發 Gmail 郵件或張貼/接收網路論壇訊息的當天開始計算。
-
雲端硬碟、Meet 和協作平台：視資料保留規則的設定方式而定，保留期限可能會從以下時間點開始計算：
- 項目建立完成時。
- 上次修改項目時。
- 項目移至垃圾桶時。
- 如果雲端硬碟標籤的條件含有日期欄位，保留期限起算時間以該欄位所設的值為準。
- Chat：保留期限是從傳送訊息的當天開始計算，保留期限的開始日期不會因使用者編輯或刪除訊息而改變。
- 日曆：保留期限是從活動結束時開始計算。詳情請參閱「關於保留期限」。
-
Voice for Google Workspace：
- 簡訊：保留期限是從傳送訊息當天的晚上 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算。
- 語音留言和留言轉錄稿：保留期限是從建立語音留言當天的晚上 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算。
- 通話記錄：保留期限是從撥打或接聽電話當天的晚上 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算。
- Gemini 應用程式：保留期限是從 Gemini 應用程式對話中收發最後一則提示詞或回覆時開始計算。
自訂保留規則和訴訟保留可延長保留期限
預設保留期限屆滿時，保管箱「只會」清除符合下列條件的郵件/訊息或檔案：
- 「未」套用自訂保留規則。系統會依據保留期限最長的自訂規則保留資料。自訂資料保留規則一律優先於預設資料保留規則，即使自訂規則的保留期限較短也一樣。不過，若協作者自訂規則的保留期限較短，便無法覆寫擁有者的預設規則。
- 「未」處於訴訟保留狀態。撤銷訴訟保留後，資料保留規則就會生效。
所有保留規則都到期之後，資料依然可以保存在保管箱中
即使您已設定資料保留規則來清除資料，背景程序將已到期或永久刪除的資料從 Google 系統中移除後，仍會將這些資料暫時保留在保管箱，大約 30 天後才會完全清除。
電子郵件
-
所有資料保留規則都到期後，無論是使用者在 Gmail 的郵件，還是張貼到 Google 網路論壇的訊息，都會從他們的檢視畫面中移除 (這項程序可能需要數小時到數天才能完成)。在此後大約 30 天內，您依然可以透過保管箱管理員的身分存取這些郵件/訊息，包括執行搜尋、匯出或設定訴訟保留。30 天後就無法再還原這些郵件/訊息。
-
使用者或群組管理員在保留期限屆滿前 30 天內刪除的郵件/訊息仍會保留，直到 30 天的時間上限為止。舉例來說，如果使用者在保留期限屆滿前 20 天刪除郵件/訊息，並將垃圾桶清空，這些郵件/訊息會繼續在保管箱中保留 10 天的時間以供搜尋。之後，您就無法再還原這些郵件/訊息。
-
Gmail 郵件如果在保留期限屆滿前已刪除超過 30 天，就會在保留期限屆滿時立即清除，且無法還原。
如需資料保留規則在 Gmail 中的運作方式示例，請參閱「Gmail 資料保留規則示例與影響」。
Google 雲端硬碟中的項目
- 所有資料保留規則都到期後，使用者 Google 雲端硬碟中的項目和網站最多需要 15 天才會從雲端硬碟中移除。如果將項目從雲端硬碟中移除，且該項目不適用資料保留規則或訴訟保留，使用者隨即就無法透過保管箱存取該內容。如果檔案遭移除後未滿 25 天，管理員或許可以還原這些檔案。
- 如果使用者在刪除項目和網站後清空垃圾桶，但沒有適用的資料保留規則或訴訟保留能延長這些內容的可用期限，使用者隨即就無法透過保管箱存取該內容。如果檔案遭移除後未滿 25 天，管理員或許可以還原這些檔案。
即時通訊訊息
-
Chat 訊息由使用者或資料保留規則從對話或聊天室中移除後，還會另外保留 30 天。清除程序將在第 30 天開始執行，可能需要幾天的時間才會完成，實際處理時間取決於要清除的訊息數量。
日曆活動
- 日曆活動由使用者或資料保留規則移除後，還會保留 30 天。您可以在保管箱中搜尋及匯出這類活動。
Voice 資料
-
Voice 簡訊、語音留言 (包括留言轉錄稿) 和通話記錄會在保留期限屆滿後 30 天內清除，且無法還原。
Gemini 應用程式訊息
- 保留期限屆滿後，Gemini 應用程式訊息 (包括提示詞和回覆) 會從使用者的檢視畫面中移除，可能需要數小時到數天才能完成。
- 在此後大約 30 天內，保管箱管理員仍可存取這些 Gemini 應用程式訊息，進行搜尋、匯出或設定訴訟保留。30 天過後，訊息會清除且無法還原。
其他 Google 服務儲存在雲端硬碟中的檔案亦適用雲端硬碟資料保留規則
部分 Google 服務會在雲端硬碟中儲存資料。適用雲端硬碟保留規則的資料如下：
| 產品 | 保留 |
|---|---|
| Jamboard | 保管箱會根據雲端硬碟保留規則，保留已儲存至使用者雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam，不會保留在保管箱中。 |
| Google Meet |
根據預設，雲端硬碟資料保留規則的適用範圍包括 Meet 錄製內容、Gemini 記錄的筆記，以及 Meet 即時通訊、問與答和意見調查的記錄。
如想用與其他雲端硬碟項目不同的方式管理 Meet 錄製內容保留作業，可以設定 Google Meet 保留規則。一旦啟用 Meet 資料保留規則，雲端硬碟資料保留規則就不適用於 Meet 錄製內容。 |
| Google 協作平台 |
預設情況下，協作平台會套用協作平台的資料保留規則。
如想用與其他雲端硬碟項目不同的方式保留協作平台，可以設定協作平台保留規則。一旦啟用協作平台保留規則，雲端硬碟的保留規則就不會套用至協作平台。 如要透過與其他雲端硬碟項目相同的方式保留協作平台，您可以變更保留設定，以便協作平台保留作業受雲端硬碟規則規範。 |
保留期限設定不當可能導致資料立即遭到服務清除
修改現有資料保留規則時，請務必謹慎行事。使用者刪除超過 30 天的資料若未受到保護，系統便可能立即將這些資料從服務中清除。
資料保留規則沿用機制
子組織單位會沿用上層組織單位的自訂保留規則。
沿用的自訂規則會套用至所有子組織單位，即使子組織單位是在設定自訂資料保留規則後建立也不例外。
例如：
example.com 是根機構單位，其 Gmail 的預設保留期限為 2 年。
example.com_US 為 Gmail 設有自訂資料保留規則，保留期限為 11 年。這項規則會做為主要規則套用。
example.com_US\Employees 是子組織單位，會從上層組織單位 (example.com_US) 沿用自訂資料保留規則，即保留期限為 11 年。這項自訂規則會做為主要規則套用。即使 example.com_US\Employees 的建立時間在您為 example.com_US 設定自訂資料保留規則之後，系統仍會套用此規則。