Правила хранения данных определяют, как ваша организация сохраняет и удаляет данные Google Workspace по соображениям соответствия требованиям или нормативным актам.
По умолчанию данные Google Workspace остаются в учетных записях пользователей до тех пор, пока пользователь или администратор не удалит их. Если вашей организации требуется больший контроль над хранением данных, вы можете настроить правила хранения в Google Vault. Эти правила определяют, как и как долго хранятся данные, и удаляют данные, когда они больше не нужны.
О правилах хранения
С помощью Vault вы можете использовать правила хранения для:
- Храните данные столько, сколько вам нужно — Вы можете настроить правила хранения данных на необходимый вам срок. Данные сохраняются, даже если пользователи удаляют сообщения и файлы или очищают корзину.
- Remove data when you no longer need it —You can schedule Vault to delete data after a duration of time. When the retention period expires, the data is removed from user accounts and purged from all Google systems. (Data under a legal hold is not purged.) The time it takes to remove expired data varies depending on the service. For details, go to Data can remain in Vault after all retention rules expire (later on this page).
Типы правил хранения
Правила хранения по умолчанию
Если вам необходимо хранить все данные для сервиса в течение определенного времени, установите правило хранения по умолчанию. Правила по умолчанию применяются к данным только в том случае, если пользовательское правило или блокировка не применяются. Вы не можете применять правила хранения по умолчанию только к определенным учетным записям или периодам времени, и для каждого сервиса может быть только одно правило хранения по умолчанию.
Пользовательские правила хранения
Если вам необходимо хранить определенные данные в течение заданного времени, установите пользовательское правило хранения. Вы можете указать данные с условиями и сроками в зависимости от используемой услуги:
- Группы Gmail и Google — создаются по организационному подразделению, диапазонам дат и конкретным поисковым запросам.
- Google Drive, Meet и Sites — устанавливаются подразделением организации и определяют срок действия на основе дат последнего изменения (для устранения устаревания) и дат создания (для соблюдения требований соответствия), дат удаления или дат, указанных в метках Google Drive.
- Google Chat — Настраивается для подразделения организации или для всех чатов в организации.
- Календарь Google — устанавливается для каждого подразделения организации, а срок действия определяется датой окончания события. Подробнее см. раздел «О сроках хранения» .
- Google Voice для Google Workspace — Настраивается в зависимости от организационного подразделения и типа данных.
- Приложение Gemini — устанавливается подразделением организации для проведения бесед.
Вы можете установить столько пользовательских правил, сколько необходимо вашей организации. Данные сохраняются в соответствии с правилом, срок действия которого истекает позже. Для Google Диска, если элемент Google Диска в корзине подпадает под действие нескольких правил хранения, правило перемещения в корзину имеет приоритет над всеми остальными правилами хранения.
Важная информация о хранении данных
В чём разница между правилом блокировки и правилом удержания?
И блокировки, и правила хранения данных сохраняют данные в Vault, но между ними есть важные различия:
| Держат | Правила хранения | |
|---|---|---|
Использовать | Запреты на приближение обычно вводятся в связи с расследованием или юридическим вопросом. | Правила хранения используются для заблаговременного контроля за тем, как долго хранятся данные. |
| Объем | Блокировка может применяться к:
| Правила хранения данных могут применяться к:
Примечание : Правила хранения данных не могут применяться к отдельным учетным записям, за исключением случаев сопоставления условий. |
Срок хранения | Блокировка сохраняет данные бессрочно, до тех пор, пока блокировка не будет снята. | Правила хранения данных гарантируют их сохранение в течение определенного периода, который может составлять фиксированное количество дней или быть неограниченным. |
Приоритет | Правила блокировки имеют приоритет над правилами хранения. После снятия блокировки данные немедленно подпадают под действие соответствующих правил хранения. | Правила хранения не применяются к данным, на которые наложен запрет на доступ, до тех пор, пока этот запрет не будет снят. Пользовательские правила имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если правило по умолчанию впоследствии перестанет действовать. Однако правила хранения, установленные для соавтора элемента Google Диска, могут лишь продлевать период хранения. Более короткое пользовательское правило для соавтора не может переопределить более длинное правило по умолчанию для владельца. Данные могут быть удалены из производственных систем Google по истечении срока действия последнего применимого правила хранения. |
Доступ | Только пользователи хранилища, имеющие доступ к делу, могут просматривать информацию о том, кто и что находится на удержании. | Управлять правилами хранения могут только пользователи Vault, имеющие соответствующие права. |
Данные, удаленные из Vault, удаляются из всех сервисов Google.
Vault полностью интегрирован с поддерживаемыми им сервисами Google, поэтому отдельного архива нет.
Когда к сообщению или файлу применяется правило хранения, элемент удаляется из сервиса, даже если пользователь не отметил его для удаления.
Например, вы создаете правило хранения по умолчанию для сохранения сообщений Gmail в течение 365 дней и не используете никаких пользовательских правил или блокировок. Хранилище удаляет все сообщения старше 1 года.
Начало периода действия гарантийного покрытия зависит от предоставляемой услуги.
- Gmail и Groups — Срок хранения начинается со дня отправки или получения сообщения.
- Для поездок, встреч и мест хранения — в зависимости от настроек правила хранения, период хранения может начинаться следующим образом:
- Когда был создан этот предмет
- Когда элемент был в последний раз изменен
- Когда предмет был перемещен в мусорное ведро
- Если в условии метки Диска присутствует поле даты, то значение поля даты метки Диска устанавливается в соответствии с заданным значением.
- Чат — Срок хранения начинается со дня отправки сообщения. Начало срока хранения не меняется, когда пользователь редактирует или удаляет сообщение.
- Календарь — Срок хранения начинается с момента окончания события. Подробности см. в разделе «О сроках хранения» .
- Голосовая связь для Google Workspace :
- Текстовые сообщения — Срок хранения начинается в 23:59 UTC-7 в день отправки сообщения.
- Голосовые сообщения и их расшифровки — Срок хранения начинается в 23:59 UTC-7 в день создания голосового сообщения.
- Журналы звонков — Период хранения начинается в 23:59 UTC-7 в день совершения или приема звонка.
- Приложение Gemini — Срок хранения данных начинается с момента отправки или получения последнего запроса или ответа в диалоге приложения Gemini.
Настраиваемые правила хранения и блокировки могут продлить периоды действия страхового покрытия.
По истечении стандартного срока хранения Vault удаляет сообщение или файл только в следующих случаях:
- It is not being retained by any custom retention rules. Data is always kept as required by the custom rule with the longest retention period. Custom retention rules always take precedence over the default retention rule, even if the custom retention rule is shorter than the default retention rule. However, a shorter collaborator custom rule can't override a longer owner default rule.
- На него не распространяется блокировка. После снятия блокировки вступают в силу правила хранения.
Данные могут оставаться в хранилище Vault даже после истечения срока действия всех правил хранения.
Даже если в правиле хранения установлено удаление данных, фоновый процесс, удаляющий безвозвратно списанные или просроченные данные из систем Google, сохраняет данные доступными для Vault примерно в течение 30 дней, после чего они полностью удаляются .
Электронные письма
Сообщения в почте Gmail пользователя или опубликованные в группах Google после истечения срока действия всех правил хранения удаляются из поля зрения пользователя (этот процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней). Сообщения остаются доступными для администраторов хранилища еще примерно 30 дней, в течение которых вы можете искать, экспортировать или блокировать их. По истечении 30 дней вы больше не сможете получить доступ к этим сообщениям.
Сообщения, удаленные пользователями или руководителями групп менее чем за 30 дней до истечения срока действия защиты, хранятся до тех пор, пока это не потребуется для соблюдения максимального 30-дневного срока. Например, если пользователь удаляет сообщения и очищает корзину за 20 дней до истечения срока действия защиты, вы можете искать их в хранилище еще 10 дней. По истечении этого времени вы больше не сможете их восстановить.
Сообщения Gmail, удаленные более чем за 30 дней до истечения срока действия защиты, немедленно удаляются по окончании периода защиты, и восстановить их невозможно.
Примеры работы правил хранения данных в Gmail можно найти в разделе «Примеры правил хранения данных в Gmail и их влияние» .
Предметы на диске
- Удаление элементов и сайтов из Google Диска пользователя может занять до 15 дней после истечения срока действия всех правил хранения. Если элемент удален из Google Диска и на него не распространяются правила хранения или блокировки, он немедленно становится недоступным для Vault. Если файлы были удалены менее 25 дней назад, администратор может попытаться восстановить их .
- Элементы и сайты, удаленные пользователями и очищенные из корзины, немедленно становятся недоступными для Vault, если нет правила хранения или блокировки, продлевающей их доступность. Если файлы были удалены менее 25 дней назад, администратор может попытаться восстановить их .
Сообщения в чате
Сообщения чата хранятся еще 30 дней после того, как пользователь или правило хранения удаляет их из беседы или пространства. Процесс очистки начинается на 30-й день и может занять еще несколько дней в зависимости от количества удаляемых сообщений.
События календаря
- События календаря сохраняются в течение 30 дней после удаления события пользователем или правилом хранения. События можно искать и экспортировать в хранилище Vault.
Голосовые данные
Текстовые голосовые сообщения, голосовые сообщения и их расшифровки, а также журналы звонков удаляются в течение 30 дней после истечения срока действия договора, и вы не сможете их восстановить.
Сообщения приложения Gemini
- Сообщения приложения Gemini (состоящие из подсказок и ответов) удаляются из поля зрения пользователя (этот процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней) после истечения срока действия защиты данных.
- Сообщения приложения Gemini остаются доступными администраторам хранилища еще примерно 30 дней, в течение которых вы можете искать, экспортировать или блокировать их. По истечении 30 дней сообщения удаляются, и вы больше не сможете их получить.
На файлы, сохраненные в Google Диск другими сервисами Google, распространяются правила хранения данных в Google Диска.
Некоторые сервисы Google хранят свои данные в Google Диске. На эти данные распространяются следующие правила хранения данных в Google Диске:
| Продукт | Удержание |
|---|---|
| Джемборд | Vault сохраняет данные о замятиях, записанные на диски пользователей, в соответствии с правилами хранения данных на диске. Несохраненные данные о замятиях удаляются по завершении сеанса Jamboard и становятся недоступны для Vault. |
| Google Meet | Записи встреч, заметки, сделанные Gemini, а также журналы чата, вопросов и ответов и опросов во время встреч по умолчанию защищены правилами хранения данных в Google Диск. Чтобы управлять сроком хранения записей Meet иначе, чем других элементов в Google Диск, вы можете настроить правила хранения для Meet . Если правила хранения для Meet включены, правила хранения Google Диска не применяются к записям Meet. |
| Сайты Google | На сайты по умолчанию распространяются правила хранения данных сайтов. Чтобы сохранять сайты иначе, чем другие элементы в Google Диск, можно настроить правила хранения для сайтов . Если правила хранения для сайтов включены, правила хранения Google Диска к сайтам не применяются. Чтобы сохранять сайты так же, как и другие элементы в Google Диске, вы можете изменить настройки хранения , чтобы сайты сохранялись в соответствии с правилами Google Диска. |
Просрочка платежей по гарантии хранения данных может позволить сервисам немедленно удалить данные.
Следует проявлять осторожность при изменении существующих правил хранения данных. Сервисы могут немедленно удалить незащищенные данные, которые пользователи удалили более 30 дней назад.
Правила сохранения наследования
Дочерние организационные подразделения наследуют пользовательские правила хранения данных от родительского организационного подразделения.
Эти унаследованные пользовательские правила применяются ко всем дочерним организационным подразделениям, даже если дочернее организационное подразделение было создано после того, как было настроено пользовательское правило хранения.
Например:
example.com является корневым организационным подразделением и имеет стандартный срок хранения данных в Gmail — 2 года.
example.com_US для Gmail установлено пользовательское правило хранения данных сроком на 11 лет. Это правило применяется в качестве основного.
example.com_US\Employees является дочерней организационной единицей и наследует пользовательское правило хранения данных сроком на 11 лет от своей родительской организационной единицы ( example.com_US ). Это пользовательское правило применяется в качестве основного. Это правило применяется даже в том случае, если example.com_US\Employees создан после того, как для example.com_US было настроено пользовательское правило хранения данных.