إدارة قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميدها

بصفتك مستخدم Vault، عليك مراجعة قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميدها بشكل دوري. وتأكُّد من أن Vault تساعدك في تلبية المتطلبات القانونية والتجارية لمؤسستك ومتطلباتها.

تحذير: عند تعديل قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميدها أو حذفها، يمكنك السماح للخدمات بإزالة البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها نهائيًا. قد تتم فورًا ونهائيًا إزالة البيانات غير المحمية بقواعد الاحتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد البيانات الأخرى. مزيد من المعلومات

إدارة القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات

توفِّر القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات سياسات عامة للاحتفاظ ببيانات كل خدمة والإزالة النهائية لبيانات هذه الخدمة. تسري هذه القواعد على بيانات المستخدمين في حال عدم تطبيق قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات.

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. في علامة التبويب القواعد التلقائية ، راجِع القواعد التلقائية. وتأكَّد من ضبطها بالطريقة التي تريدها.
    • في حال كانت قيمة الإجراء والمدة هي لم يتم الاحتفاظ التلقائي بالبيانات، لن يتم ضبط أي قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات في تلك الخدمة.
    • في حال كانت الحالة إيقاف، تكون بيانات تلك الخدمة مشمولة بـ القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في خدمة أخرى، إن وُجدت. قد تتضمّن قاعدة تلقائية غير مفعَّلة مدة "لم يتم ضبطها" أو عددًا من الأيام. لا يتم تطبيق هذه القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات إلا عند تفعيل الاحتفاظ بالبيانات لهذا الإعداد.

  4. يمكنك تعديل قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو إلغاء ضبطها:

    • لتعديل قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات، انقر على "تعديل" و أدخِل تغييراتك. ثم انقر على حفظ.

      ملاحظة: في حالة تقليل مدة الاحتفاظ بالبيانات أو إلغاء ضبط قاعدة تلقائية، يمكنك السماح للخدمة بالإزالة النهائية للبيانات التي تريد الاحتفاظ بها. يُرجى توخي الحذر عند المتابعة.

    • لإلغاء ضبط قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات، أشِر إلى القاعدة وانقر على حذف. انقر على حذف مرة أخرى للتأكيد.

إدارة القواعد المخصصة للاحتفاظ بالبيانات

تتحكم القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في مدة الاحتفاظ بأنواع مُحدَّدة من البيانات.

التحقُّق من قاعدة مُخصّصة أو تعديلها

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات ثم القواعد المُخصَّصة.
  3. راجِع القواعد المُخصَّصة. يمكنك فلترة القائمة حسب خدمة محددة أو شرط محدد أو خصائص قواعد أخرى.
  4. لتعديل قاعدة مُخصَّصة، انقر عليها وأدخِل تغييراتك.

    ملاحظة: يتم تطبيق التعديلات فور حفظها. يُرجى ملاحظة أنك تخاطر بفقدان البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. يُرجى توخي الحذر عند المتابعة.

  5. انقر على حفظ.

حذف قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات ثم القواعد المُخصَّصة.
  3. لحذف قاعدة واحدة، أشِر إلى القاعدة وانقر على حذف.
  4. لحذف قواعد متعددة:
    1. ضَع علامة في المربع بجانب كل قاعدة تريد حذفها.
    2. في أعلى الصفحة، انقر على حذف.
  5. أكِّد أنّك تريد حذف القاعدة وانقر على حذف.

إدارة عمليات تجميد البيانات

تُطبَّق عمليات تجميد البيانات على مستخدمين أو وحدات تنظيمية أو مجموعات أو مساحات Chat أو مساحات تخزين سحابي مشتركة مُحدَّدة. تحتفظ عمليات تجميد البيانات بالبيانات إلى أجل غير مسمى وتحظى بالأولوية على القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات وأي قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للحصول على التفاصيل، انتقِل إلى مقالة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault.

تعديل عملية تجميد بيانات

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على المسائل القانونية ، ثم انقر على المسألة القانونية ذات الصلة بعملية تجميد البيانات التي تريد تعديلها. إذا كنت لا تعرف المسألة القانونية التي تتضمّن عملية تجميد البيانات، يمكنك العثور عليها من خلال التقارير:
    1. في الصفحة الرئيسية لتطبيق Vault، انقر على التقارير.
    2. للعثور على عمليات تجميد البيانات في وحدة تنظيمية، انقر على عمليات تجميد بيانات النطاق.
    3. للعثور على عمليات تجميد بيانات لمستخدم، انقر على عمليات تجميد بيانات المستخدمين.
    4. للعثور على عمليات تجميد البيانات في المجموعات، انقر على عمليات تجميد بيانات المجموعات.
  3. انقر على عملية تجميد البيانات التي تريد تعديلها.
  4. انقر على تعديل عملية تجميد البيانات. أدخل تغييراتك.

    ملاحظة: عند تعديل عملية تجميد بيانات، قد تتم إزالة البيانات نهائيًا على الفور في حال عدم تطبيق أي قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات أخرى. يُرجى توخي الحذر عند المتابعة.

  5. انقر على حفظ.

حذف عملية تجميد بيانات

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على المسائل القانونية ، ثم انقر على المسألة القانونية ذات الصلة بعملية تجميد البيانات التي تريد تعديلها. إذا كنت لا تعرف المسألة القانونية التي تتضمّن عملية تجميد البيانات، يمكنك العثور عليها من خلال التقارير:
    1. في الصفحة الرئيسية لتطبيق Vault، انقر على التقارير.
    2. للعثور على عمليات تجميد البيانات في وحدة تنظيمية، انقر على عمليات تجميد بيانات النطاق.
    3. للعثور على عمليات تجميد بيانات لمستخدم، انقر على عمليات تجميد بيانات المستخدمين.
    4. للعثور على عمليات تجميد البيانات في المجموعات، انقر على عمليات تجميد بيانات المجموعات.
  3. ضَع علامة في المربّع بجانب عملية تجميد البيانات التي تريد حذفها.
  4. في أعلى الصفحة، انقر على حذف.

    ملاحظة: عند حذف عملية تجميد بيانات، قد تتم إزالة البيانات نهائيًا على الفور في حال عدم تطبيق أي قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات أخرى. يُرجى توخي الحذر عند المتابعة.

  5. أكِّد أنّك تريد حذف عملية تجميد البيانات وانقر على حذف.

مراجعة المستخدمين الذين يخضعون لعملية تجميد البيانات

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على التقارير.
  3. انقر على عمليات تجميد بيانات المستخدم. وسيظهر بعدها أي مستخدم تم تجميد بياناته في القائمة.
  4. انقر على عملية تجميد البيانات للاطّلاع على المسألة القانونية المتعلقة بها.