Aufbewahrungsregeln und Holds verwalten

Als Vault-Nutzer sollten Sie Ihre Aufbewahrungsregeln und Holds regelmäßig prüfen. So können Sie sicherstellen, dass Vault Ihnen hilft, die geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

Warnung:Wenn Sie Holds und Aufbewahrungsregeln ändern oder löschen, können Daten in Google-Diensten dauerhaft gelöscht werden, die Nutzer eigentlich behalten möchten. Daten, die nicht durch andere Holds oder Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden unter Umständen sofort und dauerhaft gelöscht. Weitere Informationen

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln verwalten

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln legen für alle Daten eines Dienstes Richtlinien zum Aufbewahren und dauerhaften Löschen fest. Sie gelten für Nutzerdaten, wenn keine benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln oder Holds angewendet werden.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung.
  3. Prüfen Sie auf dem Tab Standardregeln die Standardregeln. Vergewissern Sie sich, dass sie wie gewünscht festgelegt sind.
    • Wenn der Wert für Dauer und Aktion Keine Standardaufbewahrungsdauer lautet, ist für diesen Dienst keine standardmäßige Aufbewahrungsregel festgelegt.
    • Wenn der Status Aus lautet, gelten für die Daten dieses Dienstes die standardmäßigen Aufbewahrungsregeln eines anderen Dienstes, sofern vorhanden. Bei einer deaktivierten Standardregel kann die Dauer auf "Nicht festgelegt" oder eine bestimmte Anzahl von Tagen festgelegt sein. Diese standardmäßigen Aufbewahrungsregeln gelten nur, wenn die Aufbewahrung für diese Einstellung aktiviert ist.

  4. Sie können eine standardmäßige Aufbewahrungsregel bearbeiten oder ihre Festlegung aufheben:

    • Wenn Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel bearbeiten möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie dann auf Speichern.

      Hinweis:Wenn Sie die Aufbewahrungsdauer verkürzen oder die Festlegung einer Standardregel aufheben, können in einem Dienst Daten, die Sie behalten wollten, dauerhaft gelöscht werden. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

    • Um eine standardmäßige Aufbewahrungsregel aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Regel und klicken Sie auf Löschen. Klicken Sie noch einmal auf Löschen , um den Vorgang zu bestätigen.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln verwalten

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie festlegen, wie lange bestimmte Datentypen aufbewahrt werden sollen.

Benutzerdefinierte Regeln prüfen oder bearbeiten

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung und dann Benutzerdefinierte Regeln.
  3. Prüfen Sie die benutzerdefinierten Regeln. Sie können die Liste nach bestimmten Dienst-, Bedingungs- und anderen Regelattributen filtern.
  4. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Regel bearbeiten möchten, klicken Sie auf die Regel und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    Hinweis:Aktualisierte Regeln werden sofort nach dem Speichern angewendet. Dabei können Daten gelöscht werden, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel löschen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung und dann Benutzerdefinierte Regeln.
  3. Wenn Sie eine einzelne Regel löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Regel und klicken Sie auf Löschen.
  4. So löschen Sie mehrere Regeln:
    1. Klicken Sie auf die Kästchen neben den Regeln, die Sie löschen möchten.
    2. Klicken Sie oben auf Löschen.
  5. Bestätigen Sie, dass Sie die Regel löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.

Holds verwalten

Holds werden für bestimmte Nutzer, Organisationseinheiten, Gruppen, Chatbereiche und geteilte Ablagen gesetzt. Sie speichern Daten auf unbestimmte Zeit und haben immer Vorrang vor standardmäßigen und benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault.

Holds bearbeiten

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit mit dem Hold, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie nicht wissen, zu welcher Rechtsangelegenheit der Hold gehört, können Sie ihn über Berichte finden:
    1. Gehen Sie auf der Vault-Startseite zu Berichte.
    2. Klicken Sie auf Domain-Holds, um nach Holds in einer Organisationseinheit zu suchen.
    3. Klicken Sie auf Nutzer-Holds, um nach Holds für einen Nutzer zu suchen.
    4. Klicken Sie auf Gruppen-Holds, um nach Holds für Gruppen zu suchen.
  3. Klicken Sie auf den Hold, den Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf Hold bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    Hinweis: Wenn Sie einen Hold bearbeiten, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsregeln oder anderen Holds gelten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Holds löschen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit mit dem Hold, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie nicht wissen, zu welcher Rechtsangelegenheit der Hold gehört, können Sie ihn über Berichte finden:
    1. Gehen Sie auf der Vault-Startseite zu Berichte.
    2. Klicken Sie auf Domain-Holds, um nach Holds in einer Organisationseinheit zu suchen.
    3. Klicken Sie auf Nutzer-Holds, um nach Holds für einen Nutzer zu suchen.
    4. Klicken Sie auf Gruppen-Holds, um nach Holds für Gruppen zu suchen.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Hold, den Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie oben auf Löschen.

    Hinweis:Wenn Sie einen Hold löschen, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsregeln oder anderen Holds gelten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Bestätigen Sie, dass Sie den Hold löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.

Prüfen, welche Nutzer auf Hold gesetzt wurden

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Berichte.
  3. Klicken Sie auf Nutzer Holds. Alle Nutzer, die auf Hold gesetzt wurden, werden in der Liste angezeigt.
  4. Klicken Sie auf den Hold, um zu sehen, auf welche Rechtsangelegenheit er sich bezieht.