เก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ด้วยห้องนิรภัย

ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้

• ไฟล์ในไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์ของผู้ใช้
• เลย์เอาต์อีเมล
• ไฟล์ที่เข้ารหัสด้วยการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Google Workspace
• ข้อมูล Google Meet เว้นแต่จะเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Meet

ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บรักษาไว้

• โฟลเดอร์และทางลัดของไดรฟ์
• เว็บไซต์ใน Google Sites เว้นแต่ว่าจะปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites
• ไฟล์ที่ลิงก์
• ไฟล์ภายนอกที่แชร์กับผู้ใช้
• เว็บไซต์ที่สร้างใน Sites แบบคลาสสิก

หมายเหตุ: กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์จะมีผลกับข้อมูลใน Meet โดยค่าเริ่มต้น แต่จะไม่มีผลกับ Sites หากต้องการเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ภายใต้กฎของไดรฟ์ ให้คุณเปิดใช้กฎเฉพาะของ Meet และเปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บรักษาของ Sites

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูส่วน Drive, Meet และ Sites ใน บริการที่รองรับและประเภทข้อมูล

• เมื่อคุณสร้างหรืออัปเดตกฎการเก็บรักษา ระบบอาจใช้เวลานานถึง 24 ชั่วโมงในการนำกฎมาใช้งาน ระบบจะไม่เก็บรักษาไฟล์ที่ลบโดยผู้ใช้ในระหว่างระยะเวลาการนำไปใช้งานนี้
• เมื่อพ้นระยะเวลาครอบคลุมของกฎการเก็บรักษาแล้วและมีการกำหนดให้กฎดังกล่าวลบไฟล์แบบถาวร ระบบอาจใช้เวลานานถึง 15 วันในการลบไฟล์ที่เกี่ยวข้องออกจากไดรฟ์ ผู้ใช้จะเข้าถึงรายการที่ยังไม่ได้ลบและยังคงอยู่ในไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ได้ในระยะเวลานี้

บริการบางอย่างของ Google จะเก็บข้อมูลไว้ในไดรฟ์ ซึ่งข้อมูลจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ดังต่อไปนี้

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎการเก็บรักษา 2 ประเภท

เมื่อสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง คุณจะเลือกขอบเขตของกฎเป็นหน่วยขององค์กร ไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมด หรือไดรฟ์ที่แชร์บางรายการก็ได้

หน่วยขององค์กร

เมื่อคุณใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองกับหน่วยขององค์กร กฎจะมีผลต่อไฟล์ของผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรนั้น

นอกจากนี้ หากเลือกใช้กฎการเก็บรักษาของเจ้าของและผู้ทำงานร่วมกันของรายการในไดรฟ์ในส่วนการเก็บรักษา การตั้งค่า กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับไฟล์ในไดรฟ์ของฉันของผู้ใช้รายอื่นที่แชร์กับผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่เลือกไว้โดยตรงด้วย โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ส่วนการตั้งค่าการเก็บรักษาด้านล่าง

หากกำหนดกฎการเก็บรักษาให้ลบไฟล์ออกถาวรเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะลบถาวรเฉพาะไฟล์ของผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรดังกล่าวเท่านั้น และจะไม่ลบไฟล์ที่แชร์จากภายนอกหน่วยขององค์กรออกถาวร

เมื่อเลือกหน่วยขององค์กรหนึ่งและเลือกรวมรายการจากไดรฟ์ที่แชร์ กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับรายการในไดรฟ์ที่แชร์ที่องค์กรเป็นเจ้าของในกรณีที่ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่เลือกมีคุณสมบัติตามเงื่อนไขต่อไปนี้

• หากปุ่มสลับเป็นปิดอยู่
  • มีสิทธิ์เข้าถึงรายการในไดรฟ์ของฉันของเจ้าของหรือไดรฟ์ของฉันอื่นโดยตรง
• หากปุ่มสลับเป็นเปิดอยู่
  • มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวโดยตรง
  • เป็นสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมของรายการที่แชร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์ไฟล์จากไดรฟ์
  • เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์
  • เป็นผู้ทำงานร่วมกันของหรือมีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ย่อยของไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีรายการดังกล่าวอยู่

กฎดังกล่าวจะไม่มีผลกับกลุ่ม เช่น Eng-team-group@solarmora.com หรือกับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงทั่วไป

ไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดและไดรฟ์ที่แชร์บางรายการ

คุณจะตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองให้ครอบคลุมไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดหรือเฉพาะไดรฟ์ที่แชร์บางรายการก็ได้

เฉพาะขอบเขตไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดและไดรฟ์ที่แชร์บางรายการเท่านั้นที่จะลบไฟล์ออกจากไดรฟ์ที่แชร์ได้ เนื่องจากไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์นั้นเป็นของทีม ไม่ใช่ของผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus; Enterprise; Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

เมื่อใช้ Google Workspace รุ่นที่รองรับ คุณจะใช้ป้ายกำกับไดรฟ์เพื่อสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองได้ โดยสามารถใช้พร็อพเพอร์ตี้ของป้ายกำกับไดรฟ์เพื่อปรับเงื่อนไขและระยะเวลาเก็บรักษาของกฎ ซึ่งเงื่อนไขทั่วไปได้แก่ กฎที่อิงจากป้ายกำกับหรือป้ายกำกับที่มีตราสถานะ เช่น ไม่มีกำหนด หรือแยกประเภทแล้ว

ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบสร้างกฎการเก็บรักษาที่เลือกไฟล์สำหรับการเก็บรักษาตามเงื่อนไขของป้ายกำกับไดรฟ์ ซึ่งในภาพด้านล่าง ผู้ดูแลระบบสร้างเงื่อนไขก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2023 สำหรับป้ายกำกับวันที่ตามสัญญา

จากนั้นผู้ดูแลระบบจะใช้ป้ายกำกับไดรฟ์เพื่อกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาของกฎ ซึ่งในส่วนนี้ ผู้ดูแลระบบจะกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาโดยตั้งค่าจำนวนวันที่ต้องการเก็บรักษา (100) ซึ่งจุดเริ่มต้นของระยะเวลาเก็บรักษาจะขึ้นอยู่กับช่องวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกํากับ และช่องวันที่ที่ต้องการใช้ (ข้อมูลสัญญา > วันที่ตามสัญญา)

หลังจากเผยแพร่กฎที่กำหนดเองแล้ว ผู้ใช้ที่อยู่ในขอบเขตของกฎนี้ก็ได้สร้างไฟล์ขึ้นในไดรฟ์ของฉัน ซึ่งไฟล์นี้สร้างขึ้นเมื่อวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2023 และผู้ใช้ได้ใช้ช่องข้อมูลสัญญา > ช่องวันที่ตามสัญญา โดยตั้งค่าวันที่ตามสัญญาเป็น 15 กุมภาพันธ์ 2023 กฎการเก็บรักษาจึงมีผลลัพธ์ดังนี้

• ใช้กฎการเก็บรักษาแล้ว เนื่องจากมีการกำหนดวันที่ตามสัญญาเป็น 15 กุมภาพันธ์ 2023 ซึ่งเป็นเวลาก่อนวันที่ตามเงื่อนไขคือ 1 มีนาคม 2023 วันที่ดังกล่าวจึงผ่านเงื่อนไขของป้ายกำกับและมีการนำกฎมาใช้
• ระยะเวลาเก็บรักษาเริ่มต้นจากค่าในช่องวันที่ตามสัญญาที่กำหนดไว้ในรายการ ในตัวอย่างนี้ ได้มีการกำหนดวันที่ตามสัญญาของป้ายกำกับเป็น 15 กุมภาพันธ์ 2023 ดังนั้นไฟล์จะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 100 วันนับจากวันที่ดังกล่าว ส่วนวันที่ 8 กุมภาพันธ์ ซึ่งเป็นวันที่สร้างไฟล์นี้จะไม่มีผลกับระยะเวลาเก็บรักษาเนื่องจากไม่ได้มีการเลือกวันที่สร้างไว้ในส่วนจุดเริ่มต้นของระยะเวลาเก็บรักษา

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายกำกับไดรฟ์

คุณสามารถตั้งค่ากฎการเก็บรักษาให้เริ่มต้นตั้งแต่วันที่สร้างไฟล์แรกเริ่ม วันที่แก้ไขล่าสุด วันที่ย้ายไปยังถังขยะ หรือตามช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์

เมื่ออัปโหลดไฟล์ไปยัง Google ไดรฟ์เป็นครั้งแรก ระบบจะกำหนดวันที่สร้างและวันที่แก้ไขให้กับไฟล์ วันที่เหล่านี้จะตรงกับวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่อัปโหลดไฟล์ในเครื่อง โดยขึ้นอยู่กับวิธีที่เพิ่มไฟล์ไปยังไดรฟ์

ตารางต่อไปนี้แสดงเวลาที่ใช้สำหรับแหล่งที่มาต่างๆ

• อัปโหลด - การประทับเวลาเมื่ออัปโหลดไฟล์ไปยังไดรฟ์
• ในเครื่อง - การประทับเวลาของเวลาที่สร้างหรือแก้ไขไฟล์ต้นฉบับครั้งล่าสุดในอุปกรณ์หรือบริการต้นทาง

หมายเหตุ: หลังจากอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google ไดรฟ์แล้ว วันที่แก้ไขจะยังคงเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่มีการแก้ไขไฟล์

คุณสามารถลบไฟล์ในถังขยะของไดรฟ์ได้ 2 วิธี วิธีแรกคือไดรฟ์จะลบไฟล์ในถังขยะตามค่าเริ่มต้นหลังจากที่มีการย้ายไฟล์ไปที่ถังขยะครบ 30 วัน และวิธีที่ 2 คือผู้ใช้สามารถลบรายการในถังขยะได้ด้วยตนเอง

หมายเหตุ: ผู้ดูแลระบบ Google Workspace สามารถกู้คืนไฟล์ที่ลบออกจากถังขยะได้ภายในระยะเวลาสูงสุด 25 วัน โปรดดูข้อมูลเกี่ยวกับการกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบ

ในห้องนิรภัย คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อควบคุมระยะเวลาที่ไฟล์ซึ่งย้ายไปที่ถังขยะจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัยก่อนที่จะถูกลบได้ ซึ่งกฎดังกล่าวเรียกว่ากฎสำหรับไฟล์ซึ่งย้ายไปที่ถังขยะ

ตัวอย่างเช่น หากกำหนดกฎสำหรับไฟล์ซึ่งย้ายไปที่ถังขยะโดยมีระยะเวลาเก็บรักษา 5 วัน ระบบจะลบไฟล์ในถังขยะโดยอัตโนมัติหลังจากย้ายไปไว้ในถังขยะครบ 5 วัน แม้ว่าผู้ดูแลระบบจะมีเวลา 25 วันในการกู้คืนไฟล์ดังกล่าว แต่ห้องนิรภัยจะเข้าถึงไฟล์นั้นไม่ได้อีกต่อไป หากผู้ใช้ลบไฟล์หลังจากที่ย้ายไปไว้ในถังขยะแล้ว 2 วัน ห้องนิรภัยจะยังเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้อีก 3 วันและผู้ดูแลระบบจะมีเวลาอีก 25 วันหรือนานกว่านั้นในการกู้คืนหากรายการดังกล่าวมีการคงไว้ชั่วคราว

กฎสำหรับไฟล์ซึ่งย้ายไปที่ถังขยะจะมีผลดังนี้

• มีผลกับไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้หรือไดรฟ์ที่แชร์ที่กฎนั้นมีผล
• มีผลกับไฟล์ที่ย้ายไปยังถังขยะในวันที่ 1 สิงหาคม 2016 เป็นต้นไป
• ไม่สามารถมีระยะเวลาเก็บรักษาซึ่งไม่มีกำหนดสิ้นสุด
• ลบล้างกฎการเก็บรักษาอื่นๆ ในไดรฟ์ ซึ่งรวมถึงกฎที่กำหนดเองอื่นๆ ที่จะหมดอายุในภายหลัง หากมีการใช้กฎสำหรับไฟล์ซึ่งย้ายไปที่ถังขยะหลายข้อกับไฟล์เดียวกัน ไฟล์นั้นจะได้รับการเก็บรักษาตามกฎที่มีวันหมดอายุลำดับท้ายสุด
• ถูกลบล้างโดยการคงไว้ชั่วคราว
• ไม่มีผลกับรายการที่กู้คืนจากถังขยะ

หากต้องการสร้างกฎสำหรับไฟล์ที่ย้ายไปถังขยะ ให้กำหนดจุดเริ่มต้นของระยะเวลาเก็บรักษาเป็นวันที่ย้ายไปยังถังขยะในขั้นตอนที่ 7 ด้านล่าง

คุณสามารถเลือกวิธีใช้กฎการเก็บรักษากับข้อมูลในไดรฟ์ของฉันของผู้ใช้ โดยจะใช้กฎเหล่านี้กับเจ้าของและผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดของรายการในไดรฟ์ของฉัน (ผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น และเอดิเตอร์) หรือเฉพาะเจ้าของเท่านั้นก็ได้

การใช้กฎการเก็บรักษากับเจ้าของและผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดจะเก็บรักษาข้อมูลไว้ได้มากที่สุดและเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยม ส่วนการใช้กฎการเก็บรักษาเฉพาะกับเจ้าของอาจทำให้เก็บรักษาข้อมูลได้น้อยลง

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา การตั้งค่า
3. ข้างเก็บรักษารายการในไดรฟ์ของผู้ใช้โดยใช้กฎของเจ้าของและผู้ทำงานร่วมกัน ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
   • ใช้กฎการเก็บรักษาของเจ้าของและผู้ทำงานร่วมกันในรายการในไดรฟ์ - ใช้กฎของเจ้าของและผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการนั้นโดยตรง
   • ใช้กฎการเก็บรักษาของเจ้าของรายการในไดรฟ์เท่านั้น ใช้กฎของเจ้าของรายการในไดรฟ์เท่านั้น

ผู้ดูแลระบบของห้องนิรภัยสามารถสร้างกฎการเก็บรักษาสำหรับเจ้าของหรือผู้ทำงานร่วมกันของรายการในไดรฟ์ ซึ่งกฎการเก็บรักษาของเจ้าของรายการในไดรฟ์เป็นกฎเดียวที่สามารถทำให้รายการหมดอายุได้โดยมีส่วนที่ "ดำเนินการ" ของกฎ

กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองของเจ้าของรายการในไดรฟ์จะมีผลเหนือกฎเริ่มต้น แม้ว่ากฎเริ่มต้นจะหมดอายุช้ากว่า

กฎการเก็บรักษาของผู้ทำงานร่วมกันในรายการของไดรฟ์จะขยายระยะเวลาการเก็บรักษาได้เท่านั้น กฎที่กำหนดเองที่สั้นกว่าของผู้ทำงานร่วมกันจะลบล้างกฎเริ่มต้นที่ยาวกว่าของเจ้าของไม่ได้ (ซึ่งไม่มีกฎที่กำหนดเอง)