Cómo retener archivos de Drive con Vault

Datos que se conservan:

• Archivos en las unidades de los usuarios y en las unidades compartidas
• Diseños de correos electrónicos
• Archivos encriptados con la encriptación del cliente de Google Workspace
• Datos de Google Meet, a menos que esté activada la retención específica de Meet

Datos que no se conservan:

• Carpetas y accesos directos de Drive
• Google Sites, a menos que la retención específica de Sites esté desactivada
• Archivos vinculados
• Archivos externos compartidos con tus usuarios
• Sitios creados en la versión clásica de Sites

Nota: De forma predeterminada, las reglas de retención de Drive se aplican a los datos de Meet, pero no a los de Sites. Para cambiar los datos que abarcan las reglas de Drive, activa las reglas específicas de Meet y cambia la configuración de retención de Sites.

Para obtener más información, consulta las secciones de Drive, Meet y Sites en Servicios y tipos de datos compatibles .

• Cuando creas o actualizas una regla de retención, esta puede tardar hasta 24 horas en propagarse. No se conservan los archivos que borran los usuarios durante este período de propagación.
• Cuando vence un período de cobertura de retención y la regla está configurada para borrar archivos, es posible que se necesiten hasta 15 días para que se quiten los archivos afectados de Drive. Los elementos que no se hayan borrado y permanezcan en la unidad de Drive de un usuario o en una unidad compartida estarán disponibles para el usuario durante este período.

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive. Estos datos están cubiertos por las reglas de retención de Drive de la siguiente manera:

Para conservar los datos que coinciden con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Obtén más información sobre los dos tipos de reglas de retención.

Cuando creas una regla de retención personalizada, puedes elegir el alcance de la regla: Unidad organizativa, Todas las unidades compartidas o Unidades compartidas específicas.

Unidad organizativa

Cuando aplicas una regla de retención personalizada a una unidad organizativa, la regla se aplica a los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa.

Además, si seleccionas Usar las reglas de retención del propietario y los colaboradores del elemento de Drive en Retención Configuración, la regla de retención también se aplica a los archivos de la unidad de otro usuario que se compartan directamente con un usuario de la unidad organizativa seleccionada. Para obtener más información, consulta la sección de configuración de retención a continuación.

Si una regla de retención está configurada para borrar definitivamente los archivos al final del período de retención, Vault solo borra definitivamente los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa. No se borran los archivos compartidos desde fuera de la unidad organizativa.

Si seleccionas una unidad organizativa y Incluir elementos de unidades compartidas, la regla de retención se aplica a cualquier elemento de una unidad compartida que pertenezca a tu organización si un usuario de la unidad organizativa seleccionada cumple con alguna de las siguientes condiciones:

• Si el botón de activación está desactivado, haz lo siguiente:
  • Tiene acceso directo a un elemento en Mi unidad del propietario o en otra carpeta de Mi unidad
• Si el botón de activación está activado, haz lo siguiente:
  • Tiene acceso directo al elemento.
  • Es miembro o invitado de un elemento compartido. Obtén más información para compartir archivos desde Drive.
  • Es miembro de la unidad compartida.
  • Es colaborador de una subcarpeta de la unidad compartida que contiene el elemento o tiene acceso a ella.

Las reglas no se aplican a los grupos, como Eng-team-group@solarmora.com, ni a los usuarios con acceso general.

Todas las unidades compartidas y unidades compartidas específicas

Puedes establecer una regla de retención personalizada para que abarque todas las unidades compartidas o solo algunas específicas.

Solo los alcances Todas las unidades compartidas y Unidades compartidas específicas pueden borrar archivos de las unidades compartidas, ya que estos son propiedad del equipo y no de un usuario específico.

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Con una edición compatible de Google Workspace, puedes usar etiquetas de Drive para crear reglas de retención personalizadas. Puedes usar las propiedades de la etiqueta de Drive para ajustar las condiciones y el período de retención de una regla. Las condiciones comunes incluyen reglas basadas en una etiqueta o una etiqueta con distintivo, como Indef o Classified.

Por ejemplo, un administrador creó una regla de retención que seleccionaba archivos para la retención según una condición de etiqueta de Drive. En la siguiente imagen, el administrador creó la condición antes del 1 de marzo de 2023 para la etiqueta Fecha del contrato.

A continuación, el administrador usó la etiqueta de Drive para establecer el período de retención de la regla. Aquí, el administrador estableció el período de retención configurando la cantidad de días de retención (100). El inicio del período de retención se basa en la Fecha establecida en la etiqueta y en el campo de fecha preferido para usar (Información del contrato > Fecha del contrato).

Después de que se propagó la regla personalizada, un usuario que estaba cubierto por la regla creó un archivo en Mi unidad. El archivo se creó el 8 de febrero de 2023, y el usuario aplicó el campo Fecha del contrato en Información del contrato con la Fecha del contrato establecida en el 15 de febrero de 2023. El resultado de la regla de retención fue el siguiente:

• Se aplicó la regla de retención. Dado que la fecha del contrato se estableció el 15 de febrero de 2023, antes de la fecha de la condición del 1 de marzo de 2023, se cumplió la condición de la etiqueta y se aplicó la regla.
• El período de retención comenzó en el valor del campo Fecha del contrato establecido en el elemento. En este ejemplo, la fecha del contrato del sello discográfico se estableció el 15 de febrero de 2023, por lo que el archivo se conservará durante 100 días después de esa fecha. El 8 de febrero, el día en que se creó, no afecta el período de retención, ya que no se seleccionó Fecha de creación en Inicio del período de retención.

Obtén más información sobre las etiquetas de Drive.

Puedes establecer reglas de retención para que comiencen en la fecha de creación original de un archivo, la fecha de última modificación, la fecha en que se movió a la papelera o el campo de fecha de la etiqueta de Drive.

Cuando se sube un archivo a Google Drive por primera vez, se le asigna una fecha de creación y una fecha de modificación. Estas fechas coinciden con la fecha de creación, la fecha de modificación o la fecha de carga del archivo local, según cómo se haya agregado el archivo a Drive.

En la siguiente tabla, se muestra qué hora se usa para diferentes fuentes:

• Subida: Es la marca de tiempo en la que se subió el archivo a Drive.
• Local: Es la marca de tiempo de la creación del archivo original o la hora de la última modificación en el dispositivo o servicio de origen.

Nota: Después de que se suba el archivo a Google Drive, la fecha de modificación seguirá cambiando cada vez que se modifique el archivo.

Los archivos de la papelera de Drive se pueden borrar de dos maneras. En primer lugar, de forma predeterminada, Drive borra los archivos de la papelera 30 días después de que se mueven allí. En segundo lugar, el usuario puede borrar elementos de la papelera de forma manual.

Nota: Los administradores de Google Workspace pueden recuperar los archivos borrados de la papelera hasta 25 días después de que se borraron. Obtén más información para recuperar archivos borrados.

En Vault, puedes establecer reglas para controlar cuánto tiempo permanecen disponibles los archivos que se enviaron a la papelera antes de que se borren. Estas reglas se denominan reglas de moved-to-trash.

Por ejemplo, si estableces una regla de traslado a la papelera con un período de retención de 5 días, un archivo en la papelera se borrará automáticamente 5 días después de que se traslade allí. Aunque los administradores aún pueden restablecer el archivo durante 25 días, ya no está disponible en Vault. Si un usuario borra un archivo de la papelera 2 días después de haberlo movido allí, el archivo estará disponible en Vault durante 3 días más y los administradores podrán recuperarlo durante 25 días, o más si el elemento está en espera.

Una regla de elementos movidos a la papelera:

• Afecta a los archivos que pertenecen al usuario o a la unidad compartida a la que se aplica la regla.
• Se aplica a los archivos que se enviaron a la papelera el 1 de agosto de 2016 o después de esa fecha.
• No puede tener un período de retención indefinido.
• Anula otras reglas de retención de Drive, incluidas otras reglas personalizadas que vencen más tarde. Si se aplican varias reglas de eliminación a la papelera a un archivo, este se conservará según la regla con la fecha de vencimiento más reciente.
• Se anula con las retenciones.
• No se aplica a los elementos que se restablecen de la papelera.

Para crear una regla de elementos movidos a la papelera, en el paso 7 que se indica a continuación, establece el inicio del período de retención en Fecha en que se movió a la papelera.

Tú eliges cómo se aplican las reglas de retención a los datos de Mi unidad de un usuario. Las reglas se pueden aplicar al propietario y a todos los colaboradores (lectores, comentaristas y editores) del elemento de Mi unidad, o solo al propietario.

Aplicar la regla de retención al propietario y a todos los colaboradores retiene la mayor cantidad de datos y es la opción más común. Si se aplica la regla de retención solo al propietario, es posible que se retengan menos datos.

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación Configuración.
3. Junto a Retén los elementos de Drive de los usuarios con las reglas del propietario y los colaboradores, elige una de las siguientes opciones:
   • Usar las reglas de retención del propietario y los colaboradores del elemento de Drive: Aplica las reglas del propietario y de todos los usuarios con acceso directo al elemento.
   • Usar solo las reglas de retención del propietario del elemento de Drive: Aplica solo las reglas del propietario del elemento de Drive.

Los administradores de Vault pueden crear reglas de retención para el propietario o el colaborador de un elemento de Drive. Las reglas de retención del propietario del elemento de Drive son las únicas que pueden hacer que venza un elemento con la parte de "acción" de la regla.

Las reglas de retención personalizadas del propietario del elemento de Drive tienen prioridad sobre las reglas predeterminadas, incluso cuando la regla predeterminada vence más tarde.

Las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden extender el período de retención. Una regla personalizada más corta de un colaborador no puede anular una regla predeterminada más larga del propietario (que no tiene reglas personalizadas).