Reter arquivos do Drive com o Vault

Dados retidos:

• Arquivos nos drives compartilhados e nos Drives dos usuários
• Layouts de e-mail
• Arquivos criptografados com a criptografia do lado do cliente Google Workspace
• Dados do Google Meet (a menos que a retenção do Meet esteja ativada)

Dados não retidos:

• Pastas e atalhos do Drive
• Google Sites (a menos que a retenção do Sites esteja desativada)
• Arquivos vinculados
• Arquivos externos compartilhados com os usuários
• Sites criados no Sites clássico

Observação: por padrão, as regras de retenção do Drive são aplicáveis aos dados do Meet, mas não aos sites. Para mudar os dados que as regras do Drive abrangem, ative as regras específicas do Meet e mude as configurações de retenção do Google Sites.

Confira mais detalhes nas seções do Drive, do Meet e do Sites em Serviços e tipos de dados compatíveis .

• Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação pode levar até 24 horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante esse período não são retidos.
• Quando há uma regra definida para limpar os arquivos após o fim do período de retenção, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias. Os itens que não foram excluídos e permanecem no Drive ou em um drive compartilhado de um usuário ficam disponíveis para ele durante esse período.

Alguns Serviços do Google armazenam dados no Drive. Esses dados são cobertos pelas regras de retenção do Drive da seguinte maneira:

Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter todos os dados de serviço por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Saiba mais sobre os dois tipos de regras de retenção.

Ao criar uma regra de retenção personalizada, você pode escolher o escopo dela: Unidade organizacional, Todos os drives compartilhados ou Drives compartilhados específicos.

Unidade organizacional

Quando você aplica uma regra de retenção personalizada a uma unidade organizacional, ela é aplicada aos arquivos pertencentes aos usuários dessa unidade organizacional.

Além disso, se você selecionar Usar as regras de retenção do proprietário e dos colaboradores do item do Drive em Retenção Configurações, a regra de retenção também será aplicada aos arquivos no Meu Drive de outro usuário que forem compartilhados diretamente com um usuário na unidade organizacional selecionada. Para mais informações, acesse a seção de configurações de retenção abaixo.

Quando uma regra é definida para excluir dados permanentemente no fim do período, o Vault elimina apenas os dados que pertencem aos usuários daquela unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional não são limpos.

Se você selecionar uma unidade organizacional e Incluir itens de drives compartilhados, a regra de retenção será aplicada a qualquer item em um drive compartilhado da sua organização se um usuário na unidade organizacional selecionada:

• Se a opção estiver desativada:
  • Tiver acesso direto a um item na pasta Meu Drive do proprietário ou de outra pessoa
• Se a opção estiver ativada:
  • Tiver acesso direto ao item.
  • For um participante ou um convidado de um item compartilhado. Saiba mais sobre como compartilhar arquivos do Drive.
  • For um participante do drive compartilhado.
  • For um colaborador ou tiver acesso a uma subpasta do drive compartilhado que contém o item.

As regras não se aplicam a grupos, como os usuários de Eng-team-group@solarmora.com ou Acesso geral.

Todos os drives compartilhados e drives compartilhados específicos

Você pode definir uma regra de retenção personalizada para todos os drives compartilhados ou apenas para drives compartilhados específicos.

Apenas os escopos Todos os drives compartilhados e Drives compartilhados específicos podem excluir arquivos porque esses drives pertencem à equipe, não a um usuário.

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Standard e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Com uma edição compatível do Google Workspace, você pode usar os marcadores do Drive para criar regras de retenção personalizadas. É possível usar as propriedades dos marcadores do Drive para ajustar as condições e o período de armazenamento de uma regra. Você pode criar regras baseadas em um marcador ou marcador com selo, como Sem definição ou Classificadas.

Por exemplo, um administrador criou uma regra de retenção que selecionou arquivos para retenção com base em uma condição do marcador do Drive. Na imagem abaixo, o administrador criou a condição antes de 1º de março de 2023 para o rótulo Data do contrato.

Em seguida, o administrador usou o rótulo do Drive para definir o período de armazenamento da regra. Aqui, o administrador definiu o período de retenção definindo o número de dias de retenção (100). O início do período de retenção tem como base a Data definida no marcador e o campo de data preferido a ser usado (Informações do contrato > Data do contrato).

Após a propagação da regra personalizada, um usuário coberto por ela criou um arquivo no Meu Drive. Ele fez isso em 8 de fevereiro de 2023 e aplicou o campo Informações do contrato > Data do contrato com a Data do contrato definida como 15 de fevereiro de 2023. O resultado da regra de retenção foi:

• A regra de retenção foi aplicada. Como a data do contrato foi definida como 15 de fevereiro de 2023 antes de 1º de março de 2023, a condição do rótulo foi aprovada, e a regra foi aplicada.
• O período de retenção começa no valor do campo "Data do contrato" definido no item. Neste exemplo, a data do contrato do rótulo foi definida como 15 de fevereiro de 2023, então o arquivo vai ser mantido por 100 dias após essa data. O dia da criação, em 8 de fevereiro, não afeta o período de retenção porque a opção Data de criação não foi selecionada em Início do período de retenção.

Saiba mais sobre os marcadores do Drive.

Você pode definir o início da retenção como uma destas datas: criação original do arquivo, última modificação, exclusão ou Marcador do Drive > Campo de data.

Quando um arquivo é enviado pela primeira vez para o Google Drive, são atribuídas a ele uma data de criação e uma de modificação. Elas correspondem à data de criação, modificação ou upload do arquivo local, dependendo de como ele foi adicionado ao Drive.

A tabela a seguir mostra qual horário é usado de acordo com a origem do arquivo:

• Upload: o carimbo de data/hora de quando o arquivo foi enviado para o Drive
• Local: o carimbo de data/hora de quando o arquivo original foi criado ou modificado pela última vez no dispositivo ou serviço de origem

Observação:depois que o arquivo é enviado para o Google Drive, a data de modificação continua mudando sempre que ele é alterado.

Os arquivos na lixeira do Drive podem ser excluídos de duas formas. A primeira: por padrão, o Drive exclui os arquivos 30 dias depois que eles são colocados na lixeira. A segunda: os usuários podem excluir manualmente itens que estão na lixeira.

Observação: os arquivos excluídos da lixeira podem ser recuperados por um administrador do Google Workspace por até 25 dias. Saiba como recuperar arquivos excluídos.

No Vault, você pode definir regras para controlar por quanto tempo os arquivos que estão na lixeira permanecem disponíveis para o Vault antes de serem excluídos. Elas são chamadas de regras Movidos para a lixeira.

Por exemplo, se você definir uma regra "Movidos para a lixeira" com o período de armazenamento de cinco dias, os arquivos serão removidos automaticamente cinco dias depois de terem sido movidos para a lixeira. Os administradores ainda terão 25 dias para restaurar esses arquivos, que não estarão mais disponíveis no Vault. Se um usuário excluir um arquivo da lixeira dois dias após movê-lo, ele ficará disponível para o Vault por mais três dias e poderá ser recuperado pelos administradores por 25 dias ou mais tempo se o item estiver retido.

Uma regra para "Movidos para a lixeira":

• Afeta os arquivos do usuário ou do drive compartilhado ao qual a regra se aplica.
• É válida para os arquivos movidos para a lixeira em 1º de agosto de 2016 ou após essa data
• Não pode ter um período de armazenamento indefinido.
• Substitui outras regras de retenção do Drive, inclusive as regras personalizadas que expiram depois dela. Se várias regras "Movidos para a lixeira" forem aplicáveis a um arquivo, ele será retido de acordo com a regra com a data de validade mais recente.
• É substituída pelas guardas de documentos.
• Não se aplica a itens restaurados da lixeira.

Para criar uma regra "movidos para a lixeira", defina o início do período de armazenamento como Data de exclusão na etapa 7 abaixo.

Você escolhe como as regras de retenção são aplicadas aos dados do Meu Drive de um usuário. As regras podem ser aplicadas ao proprietário e a todos os colaboradores do item do Meu Drive (leitores, comentadores e editores) ou somente ao proprietário.

A aplicação da regra de retenção ao proprietário e a todos os colaboradores mantém a maior quantidade de dados e é a opção mais comum. A aplicação da regra de retenção apenas ao proprietário pode reter menos dados.

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção Configurações.
3. Ao lado de Reter itens do Drive dos usuários usando as regras do proprietário e dos colaboradores,escolha uma opção:
   • Usar as regras de retenção do proprietário e dos colaboradores do item do Google Drive: aplique as regras do proprietário e de todos os usuários com acesso direto ao item.
   • Usar as regras de retenção apenas do proprietário do item do Drive: aplique as regras somente do proprietário do item do Drive.

Os admins do Vault podem criar regras de retenção para o proprietário ou colaborador de um item do Drive. As regras do proprietário do item do Drive são as únicas que podem fazer esse item expirar com a parte "ação".

As regras personalizadas do proprietário do item do Drive prevalecem sobre as regras padrão, mesmo quando a padrão expira depois da personalizada.

As regras de retenção do colaborador de um item do Drive só podem estender o período de armazenamento. Uma regra personalizada com período menor de um colaborador não substitui uma regra padrão com período maior do proprietário (que não tem regras personalizadas).