使用保管箱保留雲端硬碟檔案

系統會保留的資料：

• 使用者雲端硬碟和共用雲端硬碟中的檔案
• 電子郵件版面配置
• 使用 Google Workspace 用戶端加密功能加密的檔案
• Google Meet 資料 (除非已啟用 Meet 資料保留規則)

不保留的資料：

• 資料夾和雲端硬碟捷徑
• Google 協作平台網站 (除非已關閉協作平台資料保留規則)
• 連結的檔案
• 與使用者共用的外部檔案
• 在傳統版協作平台中建立的網站

注意：根據預設，雲端硬碟資料保留規則適用於 Meet 資料，但不適用於協作平台網站。如要變更雲端硬碟規則涵蓋的資料，請啟用 Meet 專屬規則，並變更協作平台保留設定。

詳情請參閱「支援的服務和資料類型」(雲端硬碟、Meet 和協作平台的部分)。

• 您建立或更新資料保留規則後，這些規則可能需要 24 小時才會生效。使用者在這段期間刪除的檔案不會保留。
• 如果規則設為在保留期限屆滿時清除檔案，那麼在期限過後，系統最多可能需要 15 天才能從雲端硬碟中移除受影響的檔案。在這段期間內，使用者仍能在雲端硬碟或共用雲端硬碟中存取尚未刪除的項目。

部分 Google 服務會在雲端硬碟中儲存資料。適用雲端硬碟保留規則的資料如下：

如需保留符合特定條件的資料一段時間，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

進一步瞭解兩種資料保留規則。

建立自訂資料保留規則時，您可以選擇規則適用範圍：組織單位、所有共用雲端硬碟或特定共用雲端硬碟。

機構單位

您對組織單位套用自訂資料保留規則後，這項規則將適用於「該組織單位使用者擁有的檔案」。

此外，如果您在「保留」「設定」下方選取「使用雲端硬碟項目擁有者和協作者的資料保留規則」，那麼資料保留規則也適用於其他使用者在「我的雲端硬碟」中與所選組織單位成員直接共用的檔案。詳情請參閱下方有關保留設定的章節說明。

如果規則是在保留期限屆滿時清除檔案，保管箱只會清除「該機構單位成員擁有的檔案」，不會清除機構單位外部人士與他們共用的檔案。

選取機構單位時，如果您選取「包含共用雲端硬碟中的項目」，資料保留規則就會套用至「貴機構所擁有共用雲端硬碟中的任何項目」，前提是機構單位中的使用者符合下列條件：

• 如果切換按鈕為關閉狀態：
  • 可直接存取擁有者「我的雲端硬碟」或其他「我的雲端硬碟」中的項目
• 如果切換按鈕為開啟狀態：
  • 可直接存取項目。
  • 是共用項目的成員或邀請對象。進一步瞭解如何透過雲端硬碟共用檔案。
  • 是共用雲端硬碟成員。
  • 是含有該項目的共用雲端硬碟子資料夾的協作者，或具有該子資料夾的存取權。

這些規則不適用於群組 (例如「Eng-team-group@solarmora.com」) 或具備一般存取權的使用者。

所有共用雲端硬碟和特定共用雲端硬碟

您設定的自訂保留規則可以涵蓋貴機構中的所有共用雲端硬碟，也可以僅涵蓋特定共用雲端硬碟。

只有設定「所有共用雲端硬碟」或「特定共用雲端硬碟」範圍的規則，才能從共用雲端硬碟中刪除檔案，因為這些檔案屬於整個團隊，而非任何特定使用者。

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business

在支援的 Google Workspace 版本中，您可以使用雲端硬碟標籤建立自訂保留規則，並運用這些標籤的屬性調整規則的「條件」和「保留期限」。建立規則常用的條件包括標籤和標記標籤，例如「無限期」或「機密」。

舉例來說，有位管理員建立的資料保留規則，會根據雲端硬碟標籤選取要保留的檔案。在下圖中，管理員以「合約日期」標籤建立條件，指定日期需「早於 2023 年 3 月 1 日」。

接著，管理員使用雲端硬碟標籤設定規則的「保留期限」，將保留期限的天數設為「100」。保留期限從「標籤日期欄位設定的日期」開始計算，偏好使用的日期欄位為「合約資訊」>「合約日期」。

自訂規則生效後，有位受規則影響的使用者於 2023 年 2 月 8 日在「我的雲端硬碟」中建立了一個檔案。此人運用「合約資訊」>「合約日期欄位」，將「合約日期」設為 2023 年 2 月 15 日。這樣一來，資料保留規則會有以下結果：

• 資料保留規則對檔案生效。由於合約日期設為 2023 年 2 月 15 日，早於條件日期 2023 年 3 月 1 日，因此符合標籤條件，規則得以生效。
• 保留期限從檔案中設定的「合約日期」欄位值開始計算。在本例中，標籤合約日期是 2023 年 2 月 15 日，所以檔案將在此日期後保留 100 天。建立日期 2 月 8 日不會影響保留期限，因為管理員當初設定規則時，並未在「保留期限的開始時間」底下選取「建立日期」。

進一步瞭解雲端硬碟標籤。

資料保留規則可以根據檔案的原始建立日期、上次修改日期、移至垃圾桶的日期或雲端硬碟標籤日期欄位來設定開始日期。

首次將檔案上傳至 Google 雲端硬碟時，系統會為檔案指派建立日期和修改日期。視檔案新增方式而定，這些日期會與本機檔案的建立日期、修改日期或上傳日期一致。

下表顯示不同來源所採用的時間依據，說明如下：

• 上傳：時間戳記為檔案上傳到雲端硬碟的時間
• 本機：時間戳記為原始檔案在來源裝置/服務上的建立或最後修改時間

附註：檔案上傳到 Google 雲端硬碟後，每次修改檔案時，修改日期都會隨之變更。

雲端硬碟垃圾桶中的檔案有兩種刪除方式：預設在移至垃圾桶 30 天後自動刪除，或由使用者手動刪除。

注意：即使檔案從垃圾桶中刪除，Google Workspace 管理員仍能在 25 天內還原。瞭解如何復原已刪除的檔案。

您可以設定規則來控制檔案移至垃圾桶後，會先在保管箱保留多久才刪除。這些規則稱為「移至垃圾桶的時間」規則。

舉例來說，如果您將「移至垃圾桶的時間」規則的保留期限設為 5 天，檔案一旦移至垃圾桶就會在 5 天後自動刪除；即使管理員可以在 25 天內還原檔案，保管箱也不會再保留這個檔案。要是使用者將檔案移至垃圾桶 2 天後就刪除檔案，保管箱會繼續保留這個檔案 3 天，管理員也能在 25 天內還原檔案。若檔案處於訴訟保留狀態，可還原的時間還會更長。

移至垃圾桶規則：

• 影響套用規則的使用者或共用雲端硬碟所擁有的檔案。
• 適用於 2016 年 8 月 1 日或之後移至垃圾桶的檔案。
• 保留期限無法設為無限期。
• 會覆寫其他雲端硬碟資料保留規則，「包括其他保留期限更長的自訂規則」。如果檔案適用多項移至垃圾桶規則，系統會根據最晚到期的規則來保留檔案。
• 會受到訴訟保留覆寫。
• 不適用於從垃圾桶還原的項目。

如要建立移至垃圾桶規則，請在下方的步驟 7 中，將保留期限的開始時間設為「移至垃圾桶的日期」。

您可以選擇如何將資料保留規則套用至使用者的「我的雲端硬碟」資料。這些規則可以套用於「我的雲端硬碟」項目的「擁有者和所有協作者」 (包括檢視者、加註者和編輯者)，或僅套用於「擁有者」。

對「擁有者和所有協作者」套用規則會保留最多資料，這也是最常見的選擇；如果將資料保留規則套用至「擁有者」，系統可能只保留較少的資料。

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下「保留」「設定」。
3. 在「使用擁有者和協作者的規則保留使用者的雲端硬碟項目」旁邊，選擇下列任一選項：
   • 使用雲端硬碟項目擁有者和協作者的資料保留規則：套用為項目擁有者和所有具備直接存取權的使用者設定的規則。
   • 使用雲端硬碟項目擁有者的資料保留規則：只套用雲端硬碟項目擁有者的規則。

保管箱管理員可以為雲端硬碟項目的擁有者或協作者建立資料保留規則。只有雲端硬碟項目擁有者的資料保留規則，可以藉由「動作」使項目到期。

雲端硬碟項目擁有者的自訂保留規則優先於預設規則，即使預設規則的到期時間較晚也是如此。

雲端硬碟項目協作者的資料保留規則只能延長保留期限。若擁有者未套用任何自訂規則，協作者保留期限較短的自訂規則，就無法覆寫擁有者保留期限較長的預設規則。