Pour votre plan de gouvernance des informations, vous pouvez définir la durée de conservation des messages de l'appli Gemini. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation. Par exemple, vous pouvez spécifier que certains messages doivent être conservés pendant sept ans.
Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données d'un service pour tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
Informations importantes sur l'appli Gemini et la conservation
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des messages de l'appli Gemini disponibles dans Vault.
Comment les données sont conservées
Paramètres d'administration : vous pouvez utiliser le paramètre "Historique des conversations Gemini" dans la console d'administration pour décider si les conversations de l'appli Gemini sont enregistrées et pendant combien de temps avant d'être automatiquement supprimées. Quelle que soit la façon dont les conversations sont enregistrées, les administrateurs peuvent utiliser Vault pour les conserver, les rechercher, les exporter ou leur appliquer une obligation de conservation. Pour en savoir plus sur la gestion de l'historique des conversations Gemini, consultez Gérer l'historique des conversations Gemini.
Paramètres utilisateur : que l'action ou le paramètre d'un utilisateur entraîne ou non la suppression des conversations de l'appli Gemini, les administrateurs peuvent utiliser Vault pour les conserver, les rechercher, les exporter ou leur appliquer une obligation de conservation. Pour en savoir plus sur la gestion de l'activité dans les applications Gemini, consultez Gérer l'activité Gemini.
Règles de conservation et obligations de conservation Vault : vous pouvez définir des règles de conservation personnalisées ou par défaut pour conserver les conversations de l'appli Gemini (comprenant les prompts des utilisateurs et les réponses de l'appli) pendant une période spécifique ou indéfiniment. Vous pouvez également appliquer une obligation de conservation sur les données des utilisateurs.
Si elles sont actives, les règles de conservation et les obligations de conservation Vault sont prioritaires sur les paramètres de la console d'administration (comme le paramètre "Historique des conversations Gemini") ou les paramètres utilisateur. Les paramètres de la console d'administration ou les paramètres utilisateur ne masquent les conversations que si une règle ou une obligation de conservation est appliquée.
Comprendre les délais possibles liés aux règles de conservation
- Lorsque vous créez ou modifiez une règle de conservation, un délai maximum de 24 heures peut être nécessaire avant qu'elle ne s'applique. Vault ne conserve pas les messages de l'appli Gemini supprimés par les utilisateurs au cours de cette période de propagation.
- Si la règle prévoit de supprimer définitivement les messages, cette opération peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours, avant que les messages concernés ne soient plus visibles par l'utilisateur. Il faudra au moins 30 jours pour que les messages concernés soient supprimés de tous les systèmes Google.
Règles de conservation personnalisées et règles par défaut
Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données d'un service pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut.
Pour en savoir plus, consultez Types de règles de conservation.
Début de la durée de conservation
Pour l'appli Gemini, la période de conservation commence lorsque le dernier prompt ou la dernière réponse est envoyé ou reçu dans une conversation Gemini. L'administrateur peut sélectionner le nombre de jours après la dernière activité pendant lesquels une conversation Gemini (composée de prompts et de réponses) doit être conservée. Une fois cette période écoulée, la conversation entière est supprimée.
Créer une règle de conservation personnalisée pour les messages de l'appli Gemini
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
Créer. - Pour Service, sélectionnez Appli Gemini Continuer.
- À côté de Champ d'application, sélectionnez l'unité organisationnelle à laquelle la règle de conservation personnalisée s'appliquera, puis cliquez sur Continuer.
Choisissez la durée de conservation des messages de l'appli Gemini :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer tous les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
Cliquez sur Créer.
Si vous avez défini une période de conservation, Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases et cliquez sur Accepter.
Créer une règle de conservation par défaut pour les messages de l'appli Gemini
- Connectez-vous à vault.google.com.
Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
Si aucune règle par défaut n'est définie, la ligne Gemini indique Aucune règle de conservation par défaut.
Cliquez sur Appli Gemini.
Choisissez la durée de conservation des messages de l'appli Gemini :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer tous les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
Cliquez sur Créer.
Si vous avez défini une période de conservation, Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases et cliquez sur Accepter.
Supprimer une règle de conservation des messages de l'appli Gemini
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation, puis sélectionnez Règles par défaut ou Règles personnalisées.
Pour supprimer une règle, sur Règle personnalisée ou Règle par défaut, placez le curseur dessus et cliquez sur Supprimer.
Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer.