Mempertahankan pesan aplikasi Gemini dengan Vault

Untuk rencana tata kelola informasi, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan aplikasi Gemini dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan kapan dihapus, jika memang diinginkan. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa beberapa pesan harus disimpan selama 7 tahun.

Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Informasi penting tentang aplikasi Gemini & retensi

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi dan tinjau pesan aplikasi Gemini yang didukung di Vault.

Cara data dipertahankan

Setelan admin—Anda dapat menggunakan setelan histori percakapan Gemini di konsol Admin untuk memutuskan apakah percakapan aplikasi Gemini akan disimpan serta berapa lama percakapan tersebut akan disimpan sebelum dihapus otomatis. Terlepas dari cara percakapan disimpan, admin dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor percakapan aplikasi Gemini dengan Vault. Untuk mengetahui detail tentang cara mengelola histori percakapan Gemini, buka Mengelola histori percakapan Gemini.

Setelan pengguna—Terlepas dari apakah tindakan atau setelan pengguna menyebabkan penghapusan percakapan aplikasi Gemini, admin dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor percakapan aplikasi Gemini dengan Vault. Untuk mengetahui detail tentang cara mengelola aktivitas Aplikasi Gemini, buka Mengelola aktivitas Gemini.

Aturan retensi dan pembekuan Vault—Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus atau default untuk menyimpan percakapan aplikasi Gemini (yang terdiri dari perintah pengguna dan respons aplikasi Gemini) selama jangka waktu tertentu atau tanpa batas. Anda juga dapat menyetel pembekuan data pengguna.

Jika aktif, aturan retensi dan pembekuan Vault akan lebih diprioritaskan daripada setelan konsol Admin (seperti setelan histori percakapan Gemini) atau setelan pengguna. Setelan konsol Admin atau setelan pengguna hanya akan menyembunyikan percakapan dari tampilan pengguna jika ada aturan retensi atau pembekuan.

Memahami potensi keterlambatan penerapan aturan retensi

  • Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga 24 jam untuk menerapkan aturan tersebut. Vault tidak mempertahankan pesan aplikasi Gemini yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini.
  • Saat periode cakupan retensi berakhir dan aturan ditetapkan untuk menghapus permanen pesan, diperlukan waktu beberapa jam hingga beberapa hari untuk menghapus pesan yang terpengaruh dari tampilan pengguna dan diperlukan waktu setidaknya 30 hari untuk menghapus permanen pesan yang terpengaruh dari semua sistem Google.

Perbedaan antara aturan retensi khusus dan default

Untuk disimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Untuk mengetahui detailnya, buka Jenis aturan retensi.

Awal periode retensi data

Untuk aplikasi Gemini, periode retensi dimulai saat perintah atau respons terakhir dikirim atau diterima dalam percakapan Gemini. Admin dapat memilih jumlah hari setelah aktivitas terakhir percakapan Gemini (yang terdiri dari perintah dan respons) harus disimpan. Saat periode tersebut berakhir, seluruh percakapan akan dihapus permanen.

Membuat aturan retensi khusus untuk pesan aplikasi Gemini

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi lalu Aturan Khusus lalu Buat.
  3. Untuk Layanan, pilih Aplikasi Gemini lalu Lanjutkan.
  4. Di samping Cakupan, pilih unit organisasi tempat aturan retensi khusus akan diterapkan, lalu klik Lanjutkan.

  5. Pilih durasi penyimpanan pesan aplikasi Gemini:

    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500.

  6. Klik Buat.

  7. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak, lalu klik Setuju.

Membuat aturan retensi default untuk pesan aplikasi Gemini

  1. Login ke vault.google.com.

  2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.

    Jika tidak ada aturan default, baris Gemini akan menampilkan Tidak ada retensi default.

  3. Klik Aplikasi Gemini.

  4. Pilih durasi penyimpanan pesan aplikasi Gemini:

    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500.

  5. Klik Buat.

  6. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak, lalu klik Setuju.

Menghapus aturan retensi pesan aplikasi Gemini

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi, lalu pilih Aturan Default atau Aturan Khusus.

  3. Untuk menghapus aturan, di Aturan khusus atau Aturan default, arahkan kursor ke aturan, lalu klik Hapus.

  4. Untuk mengonfirmasi, klik Hapus.