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Vault で Gmail のメールを保持する

Google Vault は管理者および法務担当者向けです。Vault を使用するには、事前に Google Workspace 管理者にアカウントを設定してもらう必要があります。管理者を確認する

この記事では、Google Vault で Gmail のメールを保持する方法について説明します。

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Gmail メッセージを Google Vault で保持する期間を管理できます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。

特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。ライセンスを付与されたすべてのアカウントのすべてのサービスデータを一定期間にわたって保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。

Gmail の保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Gmail のメールをお読みになることを強くおすすめします。

Gmail におけるメール保持の主な仕組み

メッセージが記録保持の対象になっている場合、該当するすべての保持期間が終了しても、Gmail はそのメッセージを完全に削除できません。
Gmail のカスタム保持ルールは、常に Gmail のデフォルトの保持ルールよりも優先されます。
複数のカスタム保持ルールがメッセージに適用されている場合、Gmail は保持期間が最後に終了するルールに基づいてメッセージを保持します。
Gmail の 30 日間の保存ポリシーによって、メールが完全に削除されるタイミングが遅れる場合があります。

Gmail におけるメール保持のその他の仕組み

保持できるデータ

対象:

組織内のユーザーが送信、受信、下書きしたメッセージとその添付ファイル
組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメール

対象外:

リンクされたファイル
メールレイアウト
Google カレンダーや Google ドキュメントなどの Google サービスから送信されたメール（包括的なメールストレージをオンにしている場合を除く）
動的メールの動的コンテンツ
破棄された下書きと自動保存された下書きの各バージョン

詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプをご覧ください。

Gmail のメールが完全に削除されるタイミング

Gmail でメールが完全に削除されるためには、対象となるメールが次に示す Vault と Gmail の両方の条件を満たしている必要があります。

保持ルールによって保持されていない。
保留されていない。
Gmail のシステム生成ラベル ^deleted が 30 日以上付いている。

Vault では、メッセージが保持ルールまたは記録保持の対象となっている場合、Gmail でメッセージをパージすることはできません。適用可能なすべての保持期間と保持が終了すると、Gmail はメールに ^deleted ラベルが付いている期間に基づいて、メールを完全に削除できるかどうかを評価します。

^deleted ラベルが適用されている場合

Gmail は、Google システムから削除できるメールに ^deleted ラベルを適用します。次のいずれかのアクションが発生すると、このラベルがメールに付けられます。

Gmail ユーザーがゴミ箱を空にするか、ゴミ箱内のメールを選択して [完全に削除] をクリックした。
Gmail でゴミ箱に 30 日間保存されていたメールが自動的に削除された。
保持期間は、^deleted ラベルがまだ付いていないメッセージで終了します。
Gmail ユーザーが下書きメールを破棄した。

^deleted ラベルは Gmail ユーザーにメッセージを非表示にします。ユーザーは Google Workspace 管理者のサポートなしにこれらのメッセージを復元することはできません。ただし、このラベルが付いたメールは、完全に削除されるまでは Vault を使って検索および書き出しを行うことができます。

Gmail の 30 日間の保存ポリシー

Gmail には、^deleted ラベルが適用されてから少なくとも 30 日間メッセージを保持する保存ポリシーがあります。その 30 日の間に Vault のなんらかの保持ルールの有効期限が切れた場合でも、このポリシーが優先されます。

Gmail の 30 日間の保存ポリシーがメールの完全削除のタイミングにどのように影響するかについては、メールの保持の例をご覧ください。

Gmail のスレッドは個々のメッセージとは異なる扱いを受ける

メールスレッドの場合、保持ルールは次のように適用されます。

スレッド内の 1 通のメールが保持ルールまたは記録保持によって保持されている場合は、スレッド全体が保持されます。
ラベルに基づく保持ルールでは、保持のため、スレッド内の最後にラベル付けされたメールの日付が使用されます。

たとえば、保持ルールで project-A というラベルを使ってメールを 365 日間保持していて、スレッド内の先頭のメールにこのラベルが付いている場合は、先頭のメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。スレッド内の後続のメールに project-A のラベルが付けられた場合は、そのメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。保持ルールが期限切れになり、Gmail でラベル付きのメールが完全に削除された後は、ラベルのないメールもすべて完全に削除されるまでに最大 24 時間の遅延が生じる場合があります。

ルールはラベルに適用されますが、ネストされたサブラベルには適用されません

Gmail ラベルに基づいてカスタム保持ルールを作成した場合、そのルールはネストされたサブラベルには適用されません。サブラベルは、ルールの基になるラベルが直接付いていないため、含まれません。

たとえば、[領収書] ラベルと、[領収書] の下に [旅行] というサブラベルがあるとします。[領収書] に保持ルールを設定した場合、[旅行] の付いたメッセージには直接 [領収書] ラベルが付いていないため、これらのメッセージは保持されません。

Gmail からドライブに追加された添付ファイルには、ドライブの保持ルールが適用される

Gmail のメールに添付されているファイルを [ドライブに追加] 機能を使用してドライブに追加すると、ドライブでそのファイルのコピーが作成されます。Gmail のメッセージと添付ファイルは、Gmail の保持ポリシーの対象となります。ドライブ内のコピーされたアイテムには、ドライブの保持ポリシーが適用されます。

Gmail の保持ルールの例とその影響

デフォルトルールの例: すべてのメールを無期限に保持する

このデフォルトルールでは、選択した組織部門で Gmail のすべてのメールが無期限に保持されます。ユーザーがメールを削除することはできます。ゴミ箱に入ったメールは 30 日経過すると、またはユーザーがゴミ箱を空にすると削除されます。ただし、そのように削除したメールは Vault 管理者による検索および書き出しが可能です。

ルールの構成

保存期間: 期限なし

送受信メールへの影響

送信または受信したメッセージに対するユーザーのアクション	Gmail が `^deleted` ラベルを適用したとき	Gmail でメッセージが完全に削除されるタイミング
ユーザーがメールに対して何もしない	なし	なし
ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする	送信から 1 日後	なし
ユーザーがメッセージの送信から 1 日後にメッセージをゴミ箱に移動する（ゴミ箱は空にしない）	送信から 31 日後（Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき）	なし

下書きのメッセージへの影響

下書きメッセージに対するユーザーのアクション	Gmail が `^deleted` ラベルを適用したとき	Gmail でメッセージが完全に削除されるタイミング
ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない	なし	なし
ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する	ユーザーが下書きを破棄するとき	ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後（Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく）

カスタムルールの例: 削除済みのメッセージのみを 365 日後にパージする

このルールを使用すると、選択した組織部門のメールだけを 365 日後に完全に削除（ゴミ箱から削除）できます。

ルールの設定

保存期間: 365 日
保持期限の終了後、完全に削除済みのメールのみをパージする

送受信メールへの影響

送信または受信したメッセージに対するユーザーのアクション	Gmail が `^deleted` ラベルを適用したとき	Gmail でメッセージが完全に削除されるタイミング
ユーザーがメールに対して何もしない	なし	なし
ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする	送信から 1 日後	送信から 365 日後
ユーザーがメッセージの送信から 1 日後にメッセージをゴミ箱に移動する（ゴミ箱は空にしない）	送信から 31 日後（Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき）	送信から 365 日後
ユーザーが送信から 360 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする	送信から 360 日後	送信から 390 日後（Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後）
メッセージの送信から 400 日後にユーザーがメッセージをゴミ箱に移動する（ただし、ゴミ箱は空にしない）	送信から 430 日後（Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき）	送信から 460 日後（Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、Gmail によってメールがゴミ箱から削除されてから 30 日後）

下書きメールへの影響

下書きメッセージに対するユーザーのアクション	Gmail が `^deleted` ラベルを適用したとき	Gmail でメッセージが完全に削除されるタイミング
ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない	なし	なし
ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する	ユーザーが下書きを破棄するとき	ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後（Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく）

カスタムルールの例: 365 日後にメッセージを削除する

このルールにより、選択した組織部門のすべてのメッセージ（下書きやユーザーが削除していないメッセージを含む）が 365 日後に削除されます。