Google 保险柜适用于管理员和法务人员。您必须先让 Google Workspace 管理员为您设置账号，然后才能使用保险柜。 谁是我的管理员？
本文介绍了如何在 Google 保险柜中保留 Gmail 邮件。
您可以控制 Gmail 邮件在 Google 保险柜中的保留时长，作为贵组织的信息治理措施之一。为此，可以使用保留规则来设置要将邮件保留多久，以及什么时候该删除邮件（如果需要删除的话）。
如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如需将所有许可账号的所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。
关于 Gmail 保留规则的重要信息
在设置保留规则前，我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理，并查看保险柜支持的 Gmail 邮件。
Gmail 在邮件保留方面的主要特点
- 如果某封邮件纳入了保全范围，即使所有适用的保留期限都已结束，Gmail 也无法完全清除该邮件。
- 自定义 Gmail 保留规则始终会取代默认 Gmail 保留规则。
- 如果有多项自定义保留规则适用于同一条消息，Gmail 会根据保留期限最晚到期的规则来保留该消息。
- Gmail 的 30 天保留政策可能会导致邮件的完全清除时间被推迟。
Gmail 在邮件保留方面的其他特点
可以保留哪些数据
涵盖的数据：
- 贵组织中的用户发送、接收或起草的消息及其附件
- 贵单位用户发送的机密模式邮件
未覆盖的数据：
- 链接的文件
- 电子邮件版式
- 通过其他 Google 服务（例如 Google 日历或 Google 文档）发送的邮件，除非已启用综合邮件存储空间
- 动态邮件中的动态内容
- 已舍弃的草稿和自动保存的草稿版本
什么情况下会完全清除 Gmail 邮件
要让 Gmail 完全清除一封邮件，该邮件必须同时符合保险柜和 Gmail 的清除条件：
- 当前没有任何保留规则要求保留相应邮件/消息/帖子或文件。
- 相应邮件/消息/帖子或文件不在保全范围内。
- 带有 Gmail 系统生成的
^deleted标签至少 30 天。
如果邮件受保留规则或保全设置的约束，保险柜不允许 Gmail 完全清除该邮件。所有适用的保留期限和中止期限结束后，Gmail 会根据邮件带有 ^deleted 标签的时间长短来评估是否可以清除该邮件。
应用 ^deleted 标签时
Gmail 会为符合从 Google 系统中移除条件的邮件应用 ^deleted 标签。如果出现以下任意一种情况，邮件也会获得此标签：
- Gmail 用户清空“已删除邮件”文件夹，或选择“已删除邮件”文件夹中的邮件，然后点击永久删除。
- Gmail 自动删除在“已删除邮件”文件夹中存放了 30 天的邮件。
- 保留期限结束时，消息尚未添加
^deleted标签。 - Gmail 用户舍弃邮件草稿。
^deleted 标签会隐藏 Gmail 用户的邮件，并且用户在没有 Google Workspace 管理员的帮助下无法恢复这些邮件。不过，在这类邮件被完全清除前，您仍然可以使用保险柜搜索和导出带有此标签的邮件。
Gmail 的 30 天保留政策
Gmail 设有保留政策，可将邮件保留至少 30 天（自应用 ^deleted 标签起算）。此政策将取代会在这 30 天内到期的所有保险柜保留规则。
如需更好地了解 Gmail 的 30 天保留政策对邮件清除时间的影响，请查看邮件保留示例。
Gmail 会话串的处理方式与单封邮件不同
对于电子邮件会话，保留规则的应用情况如下：
- 如果某个对话串中的一条消息因保留规则或保全而被保留，则整个对话串都会被保留。
- 如果保留规则是基于标签创建的，则其会根据会话中最近加标签的那封邮件的日期来执行保留操作。
例如，如果保留规则要将带有 project-A 标签的邮件保留 365 天，而会话中的第一封邮件带有该标签，则从第一封邮件的发送时间起，系统会将会话中的所有邮件保留 365 天。如果之后该会话中又有一封邮件获得 project-A 标签，则从此邮件的发送时间起，系统会将该会话中的所有邮件保留 365 天。保留规则到期且 Gmail 完全清除带标签的邮件后，系统可能会延迟最多 24 小时才能完全清除所有不带标签的邮件。
规则适用于标签，但不适用于嵌套的子标签
如果您基于 Gmail 标签创建自定义保留规则，则该规则不适用于任何嵌套的子标签。子标签之所以不包含在内是因为它们不直接具有规则所基于的标签。
例如，某位用户有一个收据标签，以及收据下的一个名为旅行的子标签。如果您为收据设置了保留规则，则旅行下的邮件不会保留，因为它们不直接具有收据标签。
从 Gmail 添加到云端硬盘的附件受云端硬盘保留规则的约束
使用添加到云端硬盘功能将 Gmail 邮件中的附件内容添加到云端硬盘后，系统会在云端硬盘中创建该内容的副本。Gmail 邮件和附件受 Gmail 保留政策的约束。云端硬盘中的复制内容受云端硬盘保留政策的约束。
Gmail 保留规则示例及其作用
默认规则示例：无限期保留所有邮件
此默认规则会无限期地保留所选单位部门中所有的 Gmail 邮件。用户仍然可以删除邮件，并且邮件会在 30 天后或在用户清空“已删除邮件”时从“已删除邮件”中移除。不过，保险柜管理员仍然可以搜索和导出这些邮件。
规则配置
- 保留期：无限期
对已发送和收到的邮件的影响
| 用户对已发送或已接收邮件执行的操作 | Gmail 应用 ^deleted 标签时 |
Gmail 何时会完全清除邮件 |
|---|---|---|
|
用户未对邮件执行任何操作 |
永不 | 永不 |
|
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹，然后清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 1 天后 | 永不 |
|
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”（但未清空“已删除邮件”） |
发送 31 天后，即 Gmail 自动从“已删除邮件”文件夹中移除邮件时 | 永不 |
对草稿邮件的影响
| 用户对草稿消息执行的操作 | Gmail 应用 ^deleted 标签时 |
Gmail 何时会完全清除邮件 |
|---|---|---|
|
用户撰写了邮件草稿，但未将其发送 |
永不 | 永不 |
|
用户撰写了邮件草稿，并在发送前将其舍弃 |
用户舍弃草稿时 | 在用户舍弃草稿 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
自定义规则示例：仅在 365 天后清除已删除的邮件
规则配置
- 保留期：365 天
- 保留期满后：仅完全清除已永久删除的邮件
对已发送和收到的邮件的影响
| 用户对已发送或已接收邮件执行的操作 | Gmail 应用 ^deleted 标签时 |
Gmail 何时会完全清除邮件 |
|---|---|---|
|
用户未对邮件执行任何操作 |
永不 | 永不 |
|
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹，然后清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 1 天后 | 发送 365 天后 |
|
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”（但未清空“已删除邮件”） |
发送 31 天后，即 Gmail 自动从“已删除邮件”文件夹中移除邮件时 | 发送 365 天后 |
| 用户将邮件移至“已删除邮件”，并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件” | 发送 360 天后 | 发送 390 天后，即清空“已删除邮件”30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
| 用户在邮件发送 400 天后将邮件移至“回收站”（但不清空“回收站”） | 发送 430 天后，即 Gmail 自动从“已删除邮件”中移除邮件时 | 发送 460 天后，即 Gmail 从“已删除邮件”中移除邮件 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
对邮件草稿的影响
| 用户对草稿消息执行的操作 | Gmail 应用 ^deleted 标签时 |
Gmail 何时会完全清除邮件 |
|---|---|---|
|
用户撰写了邮件草稿，但未将其发送 |
永不 | 永不 |
|
用户撰写了邮件草稿，并在发送前将其舍弃 |
用户舍弃草稿时 | 在用户舍弃草稿 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
自定义规则示例：在 365 天后清除邮件
借助此规则，Gmail 可以在 365 天后完全清除所选组织部门的所有邮件，包括邮件草稿和用户未删除的邮件。
规则配置
- 保留期：365 天
- 排除草稿：取消选中（仅限 ediscovery.google.com）
- 保留期满后：完全清除 Gmail 邮箱中的邮件和已永久删除的邮件。此规则会完全清除草稿。
对已发送和收到的邮件的影响
| 用户对已发送或已接收邮件执行的操作 | Gmail 应用 ^deleted 标签时 |
Gmail 何时会完全清除邮件 |
|---|---|---|
|
用户未对邮件执行任何操作 |
发送 365 天后，即保留期限结束时 | 发送 395 天后，即保留期限结束 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
|
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹，然后清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 1 天后 | 发送 365 天后，即保留期限到期时 |
| 用户将邮件移至“已删除邮件”，并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件” | 发送后 360 天，用户清空回收站时 | 发送 390 天后，即清空“已删除邮件”30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
| 用户在邮件发送 360 天后将邮件移至“已删除邮件”（但未清空“已删除邮件”） | 发送 365 天后，即保留期限结束时 | 发送 395 天后，即保留期限结束 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
对草稿邮件的影响
| 用户对草稿消息执行的操作 | Gmail 应用 ^deleted 标签时 |
Gmail 何时会完全清除邮件 |
|---|---|---|
|
用户撰写了邮件草稿，但未将其发送 |
发送 365 天后，即保留期限结束时 | 发送 395 天后，即保留期限结束 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
|
用户撰写了邮件草稿，并在发送前将其舍弃 |
用户舍弃草稿时 | 在用户舍弃草稿 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策） |
为 Gmail 设置自定义保留规则
- 登录 vault.google.com。
- 依次点击保留
自定义规则
创建。 - 在“服务”部分，选择 Gmail，然后点击继续。
- 选择要应用此规则的单位部门。点击相应字段以打开选择器，然后点击目标组织部门。
- 点击继续。
（可选）选择必须满足的条件，以便相应邮件纳入此规则的适用范围：
- 输入发送日期值。如果您仅指定开始日期，规则会应用于指定日期之后发送的所有邮件。如果您仅指定结束日期，规则会应用于指定日期之前发送的所有邮件。
输入邮件必须匹配的任何字词。注意：
点击继续。
选择邮件的保留时长：
- 如需永久保留在此规则适用范围内的短信/语音信息，请选择无限期。
- 如需在设定的保留期限过后舍弃消息，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36,500）。
如果您设置了保留期限，请选择在保留期限结束后如何处理邮件：
- 如需仅完全清除已从用户的回收站中清空的消息，请选择第一个选项。
- 如需完全清除所有邮件（包括尚未删除的邮件，但不包括草稿和电子邮件模板），请选择第二个选项。
- 如需完全清除所有邮件，包括未删除的邮件、草稿和电子邮件模板，请选择第三个选项。
点击创建。如果您设置了保留期限，请勾选确认框并点击接受。
为 Gmail 设置默认保留规则
默认保留规则适用于不在任何自定义规则或保全设置涵盖范围内的 Gmail 邮件。
- 登录 vault.google.com。
- 点击保留。系统会打开默认规则列表。
- 点击 Gmail
。 - 选择消息的保留时长：
- 如需永久保留在此规则适用范围内的邮件，请选择无限期。
- 如需在设定的保留期限过后舍弃消息，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36,500）。
如果您设置了保留期限，请选择在保留期限结束后如何处理邮件：
- 如需仅完全清除已删除的消息，请选择第一个选项。
- 如需完全清除所有邮件（包括尚未删除的邮件、草稿和模板），请选择第二个选项。
点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。