تستخدم Google تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي لترجمة المحتوى إلى لغتك المفضّلة، وقد تتضمّن بعض الأخطاء.

الاحتفاظ برسائل Gmail باستخدام Vault

‫Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. قبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب على مشرف Google Workspace إعداد حسابك. مَن هو مشرفي؟

توضِّح هذه المقالة كيفية الاحتفاظ برسائل Gmail في Google Vault.

كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ برسائل Gmail في Google Vault. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات في Gmail

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالاطّلاع على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل Gmail المتوافقة مع Vault.

السلوك الأساسي للاحتفاظ بالبيانات في Gmail

عندما يتم تضمين رسالة في عملية تجميد بيانات، لا يمكن لـ Gmail إزالتها نهائيًا حتى بعد انتهاء جميع فترات الاحتفاظ بالبيانات السارية.
تحلّ القواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات في Gmail دائمًا محلّ القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Gmail.
عند تطبيق قواعد مخصّصة متعددة للاحتفاظ بالبيانات على رسالة، يحتفظ Gmail بالرسالة وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة احتفاظ.
يمكن أن تؤخِّر سياسة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا في Gmail عملية إزالة الرسائل نهائيًا.

السلوك الإضافي للاحتفاظ بالبيانات في Gmail

البيانات التي يمكن الاحتفاظ بها

البيانات المشمولة:

الرسائل التي يرسلها أو يستلمها المستخدمون في مؤسستك أو يضعوها في المسودة ومرفقاتها
الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك

البيانات غير المشمولة:

الملفات المرتبطة
تنسيقات الرسالة الإلكترونية
الرسائل المرسَلة من خلال خدمات Google الأخرى، مثل "تقويم Google" أو "مستندات Google"، ما لم يتم تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة
المحتوى الديناميكي في الرسائل الديناميكية
المسودات التي تم تجاهلها والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من المسودات

للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة.

عند إزالة رسائل Gmail نهائيًا

حتى يمكن لخدمة Gmail إزالة رسالة نهائيًا، يجب أن تستوفي هذه الرسالة معايير كل من أداة Vault وخدمة Gmail:

عدم الاحتفاظ بالبيانات من خلال أي قواعد للاحتفاظ بالبيانات
عدم تعليق الحساب
تحمل التصنيف ^deleted الذي أنشأه نظام Gmail لمدة 30 يومًا على الأقل.

لا تسمح أداة Vault لخدمة Gmail بإزالة رسالة نهائيًا إذا كانت الرسالة مشمولة بقاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات. بعد انتهاء جميع فترات الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات السارية، يقيّم Gmail ما إذا كان يمكن إزالة الرسالة نهائيًا استنادًا إلى مدة تطبيق التصنيف ^deleted على الرسالة.

عند تطبيق التصنيف ^deleted

يُطبّق Gmail التصنيف ^deleted على الرسائل المؤهَّلة للإزالة من أنظمة Google. تحصل الرسالة على هذا التصنيف عند تنفيذ إجراء مما يلي:

إفراغ مستخدمي Gmail "المهملات" أو اختيار الرسائل في "المهملات" والنقر على الحذف نهائيًا
حذف خدمة Gmail تلقائيًا للرسالة التي ظلت في "المهملات" لمدة 30 يومًا
تنتهي فترة الاحتفاظ بالبيانات لرسالة لا تحمل التصنيف ^deleted.
تجاهل مستخدمي Gmail مسودات الرسائل

يخفي التصنيف ^deleted الرسائل عن مستخدمي Gmail، ولا يمكن للمستخدمين استرداد هذه الرسائل بدون مساعدة من مشرف Google Workspace. ولا يزال بإمكانك رغم ذلك البحث في الرسائل التي تحمل هذا التصنيف وتصديرها باستخدام أداة Vault حتى تتم إزاالتها نهائيًا.

سياسة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا في Gmail

يتّبع Gmail سياسة احتفاظ بالبيانات تحتفظ بالرسائل لمدة 30 يومًا على الأقل بعد تطبيق التصنيف ^deleted. تحل هذه السياسة محل أي قواعد احتفاظ بالبيانات في أداة Vault تنتهي صلاحيتها خلال تلك الأيام الثلاثين.

لفهم تأثير سياسة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا في Gmail بشكل أفضل عند إزالة الرسائل نهائيًا، راجِع أمثلة على الاحتفاظ بالرسائل.

يتم التعامل مع سلاسل محادثات Gmail بشكل مختلف عن الرسائل الفردية

بالنسبة إلى سلاسل الرسائل الإلكترونية، تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على النحو التالي:

إذا تم الاحتفاظ برسالة واحدة في سلسلة محادثات من خلال قاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات، سيتم الاحتفاظ ببيانات سلسلة المحادثات بأكملها.
تستخدم قواعد الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى التصنيفات تاريخ آخر رسالة مُصنَّفة في سلسلة المحادثات لأغراض الاحتفاظ بالبيانات.

مثلاً، في حال الاحتفاظ بالرسائل ذات التصنيف المشروع_أ بموجب قاعدة احتفاظ بالبيانات لمدة 365 يومًا وكانت الرسالة الأولى في سلسلة محادثات تحمل هذا التصنيف، سيتم الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل في سلسلة المحادثات لمدة 365 يومًا من وقت إرسال هذه الرسالة الأولى. وإذا حصلت رسالة لاحقة في سلسلة المحادثات على التصنيف المشروع_أ، سيتم الآن الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل في سلسلة المحادثات لمدة 365 يومًا من وقت إرسال تلك الرسالة اللاحقة. بعد انتهاء صلاحية قاعدة الاحتفاظ بالبيانات وإزالة Gmail للرسائل المُصنَّفة نهائيًا، يمكن أن يحدث تأخير لمدة تصل إلى 24 ساعة حتى تُزال نهائيًا وتزال أي رسائل غير مُصنفَّة أيضًا.

تنطبق القواعد على التصنيفات، ولكنها لا تنطبق على التصنيفات الفرعية المدمجة

إذا أنشأت قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى تصنيف Gmail، لن يتم تطبيق القاعدة على أي تصنيفات فرعية مدمجة. لا يتم تضمين التصنيفات الفرعية لأنّها لا تحتوي مباشرةً على التصنيف الذي تستند إليه القاعدة.

على سبيل المثال، يمتلك المستخدم تصنيف الإيصالات وتصنيف فرعي ضمن الإيصالات باسم السفر. في حال إعداد قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في التصنيف الإيصالات، لا يتم الاحتفاظ بالرسائل ضمن السفر لأنها لا تحمل تصنيف الإيصالات مباشرةً.

تخضع المرفقات التي تتم إضافتها إلى Drive من Gmail لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive

عند إضافة عنصر مرفق برسالة Gmail إلى Drive باستخدام ميزة الإضافة إلى Drive، يتم إنشاء نسخة من هذا العنصر في Drive. تخضع رسالة Gmail ومرفقها لسياسات الاحتفاظ بالبيانات في Gmail. ويخضع العنصر الذي تم نسخه إلى Google Drive لسياسات الاحتفاظ بالبيانات في Google Drive.

أمثلة على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail وتأثيرها

مثال على القاعدة التلقائية: الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل إلى ما لا نهاية

تحتفظ هذه القاعدة التلقائية بكل رسائل Gmail في الوحدة التنظيمية المُختَارة إلى ما لا نهاية. ويظل يمكن للمستخدمين حذف الرسائل، وتُزال من "المهملات" بعد 30 يومًا أو عند إفراغ المستخدم "المهملات". ويظل يمكن لمشرفي أداة Vault رغم ذلك البحث في الرسائل وتصديرها.

إعداد القاعدة

المدة: غير مُحدَّدة

التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة

إجراء المستخدم على رسالة مُرسَلة أو مُستلَمة	عندما يطبّق Gmail `^deleted` تصنيفًا	عندما يزيل Gmail الرسالة نهائيًا
لا ينفِّذ المستخدم أي إجراء على الرسالة	أبدًا	أبدًا
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة	يوم واحد بعد إرسال الرسالة	أبدًا
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد يوم واحد من إرسالها (ولكن لا يفرغ "المهملات")	31 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند إزالة Gmail للرسالة تلقائيًا من "المهملات"	أبدًا

التأثير على مسودات الرسائل

إجراء المستخدم على مسودة رسالة	عندما يطبّق Gmail `^deleted` تصنيفًا	عندما يزيل Gmail الرسالة نهائيًا
يكتب المستخدم مسودة رسالة ولكنه لا يرسلها	أبدًا	أبدًا
يكتب المستخدم مسودة رسالة ويتجاهلها بدون إرسالها	عندما يتجاهل المستخدم المسودة	30 يومًا بعد تجاهل المستخدم للمسودة، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail

مثال على قاعدة مخصّصة: إزالة الرسائل المحذوفة فقط نهائيًا بعد 365 يومًا

تسمح هذه القاعدة لخدمة Gmail بتطبيق الإزالة النهائية فقط على الرسائل المحذوفة نهائيًا، أي التي تمت إزالتها من "المهملات"، للوحدة التنظيمية المُختَارة بعد 365 يومًا.

ضبط القاعدة

المدة: 365 يومًا
الإجراء بعد انتهاء الصلاحية: إزالة الرسائل المحذوفة نهائيًا فقط

التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة

إجراء المستخدم على رسالة مُرسَلة أو مُستلَمة	عندما يطبّق Gmail `^deleted` تصنيفًا	عندما يزيل Gmail الرسالة نهائيًا
لا ينفِّذ المستخدم أي إجراء على الرسالة	أبدًا	أبدًا
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة	يوم واحد بعد إرسال الرسالة	365 يومًا بعد إرسال الرسالة
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد يوم واحد من إرسالها (ولكن لا يفرغ "المهملات")	31 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند إزالة Gmail للرسالة تلقائيًا من "المهملات"	365 يومًا بعد إرسال الرسالة
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد 360 يومًا من إرسال الرسالة	360 يومًا بعد إرسال الرسالة	390 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد إفراغ "المهملات"، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail)
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد 400 يوم من إرسالها (ولكن لا يفرغ "المهملات")	430 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند إزالة Gmail للرسالة تلقائيًا من "المهملات"	460 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد إزالة Gmail للرسالة من "المهملات" وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail)

التأثير على مسودات الرسائل

إجراء المستخدم على مسودة رسالة	عندما يطبّق Gmail `^deleted` تصنيفًا	عندما يزيل Gmail الرسالة نهائيًا
يكتب المستخدم مسودة رسالة ولكنه لا يرسلها	أبدًا	أبدًا
يكتب المستخدم مسودة رسالة ويتجاهلها بدون إرسالها	عندما يتجاهل المستخدم المسودة	30 يومًا بعد تجاهل المستخدم للمسودة، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail

مثال على قاعدة مخصّصة: إزالة الرسائل نهائيًا بعد 365 يومًا

تسمح هذه القاعدة لـ Gmail بإزالة جميع الرسائل نهائيًا للوحدة التنظيمية المحدّدة بعد 365 يومًا، بما في ذلك المسودات والرسائل التي لم يحذفها المستخدمون.