Google Vault es para administradores y personal jurídico. Antes de que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?
En este artículo, se describe cómo retener mensajes de Gmail en Google Vault.
Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar por cuánto tiempo se retienen los mensajes de Gmail en Google Vault. Usa reglas de retención para establecer durante cuánto tiempo se conservan los mensajes y cuándo borrarlos, si es que se borran.
Para conservar los datos que coinciden con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de conservación predeterminada.
Información importante sobre la retención de Gmail
Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas sobre cómo funciona la retención y revises los mensajes de Gmail compatibles con Vault.
Comportamiento clave de la retención en Gmail
- Cuando un mensaje se incluye en una suspensión, Gmail no puede borrarlo, incluso después de que finalicen todos los períodos de retención aplicables.
- Las reglas de retención personalizadas de Gmail siempre reemplazan la regla de retención predeterminada de Gmail.
- Cuando se aplican varias reglas de retención personalizadas a un mensaje, Gmail lo conserva según lo exige la regla con el período de retención que finaliza más tarde.
- La política de conservación de 30 días de Gmail puede retrasar la purga de los mensajes.
Comportamiento de retención adicional de Gmail
Qué datos se pueden conservar
Cobertura:
- Mensajes y sus archivos adjuntos que los usuarios de tu organización enviaron, recibieron o redactaron
- Mensajes en modo confidencial que envían los usuarios de tu organización
No se cubren los siguientes casos:
- Archivos vinculados
- Diseños de correos electrónicos
- Mensajes enviados a través de otros servicios de Google, como Calendario o Documentos de Google, a menos que esté activado el almacenamiento integral de mensajes
- Contenido dinámico en mensajes dinámicos
- Borradores descartados y versiones guardadas automáticamente de borradores
Cuándo se borran los mensajes de Gmail
Para que Gmail borre un mensaje, este debe cumplir con los criterios de Vault y Gmail:
- No se retiene según ninguna regla de retención.
- No está en espera.
- Tiene la etiqueta
^deletedgenerada por el sistema de Gmail durante al menos 30 días.
Vault no permite que Gmail borre definitivamente un mensaje si este está sujeto a una regla de retención o conservación. Una vez que finalizan todos los períodos de retención y las conservaciones aplicables, Gmail evalúa si se puede borrar el mensaje según el tiempo que este haya tenido la etiqueta ^deleted.
Cuándo se aplica la etiqueta ^deleted
Gmail aplica la etiqueta ^deleted a los mensajes que cumplen con los requisitos para quitarse de los sistemas de Google. Un mensaje recibe esta etiqueta cuando ocurre cualquiera de las siguientes acciones:
- Los usuarios de Gmail vacían la papelera o seleccionan mensajes en ella y hacen clic en Eliminar definitivamente.
- Gmail borra automáticamente los mensajes que se encuentran en la papelera durante 30 días.
- El período de retención finaliza en un mensaje que aún no tiene la etiqueta
^deleted. - Los usuarios de Gmail descartan los borradores de mensajes.
La etiqueta ^deleted oculta los mensajes a los usuarios de Gmail, y estos no pueden recuperarlos sin la ayuda de un administrador de Google Workspace. Sin embargo, puedes seguir buscando y exportando mensajes con esta etiqueta a través de Vault hasta que se borren.
Política de conservación de 30 días de Gmail
Gmail tiene una política de conservación que mantiene los mensajes durante un mínimo de 30 días después de que se aplica la etiqueta ^deleted. Esta política reemplaza cualquier regla de retención de Vault que venza durante esos 30 días.
Para comprender mejor cómo afecta la política de conservación de 30 días de Gmail al momento en que se borran los mensajes, revisa los ejemplos de retención de mensajes.
Los hilos de Gmail se tratan de manera diferente a los mensajes individuales
En el caso de los hilos de correo electrónico, las reglas de retención se aplican de la siguiente manera:
- Si un mensaje de un hilo se retiene por una regla de retención o una suspensión, se retiene todo el hilo.
- Las reglas de retención basadas en etiquetas usan la fecha del mensaje etiquetado más recientemente en un hilo para fines de retención.
Por ejemplo, si una regla de retención conserva los mensajes con la etiqueta project-A durante 365 días y el primer mensaje de un hilo tiene la etiqueta, todos los mensajes del hilo se conservarán durante 365 días a partir de la fecha en que se envió el primer mensaje. Si un mensaje posterior del hilo recibe la etiqueta project-A, todos los mensajes del hilo se retendrán durante 365 días a partir del momento en que se envió ese mensaje posterior. Después de que venza la regla de retención y Gmail borre los mensajes etiquetados, puede haber una demora de hasta 24 horas para que también se borren los mensajes sin etiqueta.
Las reglas se aplican a las etiquetas, pero no a las subetiquetas anidadas.
Si creas una regla de retención personalizada basada en una etiqueta de Gmail, la regla no se aplicará a ninguna subetiqueta anidada. No se incluyen las subetiquetas porque no tienen directamente la etiqueta en la que se basa la regla.
Por ejemplo, un usuario tiene una etiqueta Facturas y una subetiqueta en Facturas llamada Viajes. Si estableces una regla de retención para Recibos, los mensajes de Viajes no se retendrán, ya que no tienen directamente la etiqueta Recibos.
Los archivos adjuntos que se agregan a Drive desde Gmail están cubiertos por las reglas de retención de Drive
Cuando se agrega a Drive un elemento adjunto a un mensaje de Gmail con la función Agregar a Drive, se crea una copia de ese elemento en Drive. El mensaje y el archivo adjunto de Gmail están cubiertos por las políticas de retención de Gmail. El elemento copiado en Drive está sujeto a las políticas de retención de Drive.
Ejemplo de reglas de retención de Gmail y su efecto
Ejemplo de regla predeterminada: Conservar todos los mensajes de forma indefinida
Esta regla predeterminada conserva todos los mensajes de Gmail de la unidad organizativa seleccionada de forma indefinida. Los usuarios aún pueden borrar mensajes, y estos se quitan de la papelera después de 30 días o cuando el usuario vacía la papelera. Sin embargo, los administradores de Vault pueden seguir buscando y exportando los mensajes.
Configuración de reglas
- Duración: Indefinida
Efecto en los mensajes enviados y recibidos
| Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido | Cuándo Gmail aplica la ^deleted etiqueta |
Cuándo Gmail borra el mensaje |
|---|---|---|
|
El usuario no hace nada con el mensaje. |
Nunca | Nunca |
|
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de que se envió el mensaje. |
1 día después del envío | Nunca |
|
El usuario mueve el mensaje a la papelera 1 día después de que se envió (pero no vacía la papelera). |
31 días después del envío, cuando Gmail quita automáticamente el mensaje de la papelera | Nunca |
Efecto en los mensajes en borrador
| Acción del usuario en un mensaje borrador | Cuándo Gmail aplica la ^deleted etiqueta |
Cuándo Gmail borra el mensaje |
|---|---|---|
|
El usuario escribe un borrador de mensaje, pero no lo envía |
Nunca | Nunca |
|
El usuario escribe un borrador de mensaje y lo descarta sin enviarlo |
Cuando el usuario descarta el borrador | 30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
Ejemplo de regla personalizada: Borrar definitivamente solo los mensajes eliminados después de 365 días
Configuración de la regla
- Duración: 365 días
- Acción después del vencimiento: Borrar definitivamente solo los mensajes que se hayan eliminado de forma permanente
Efecto en los mensajes enviados y recibidos
| Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido | Cuándo Gmail aplica la ^deleted etiqueta |
Cuándo Gmail borra el mensaje |
|---|---|---|
|
El usuario no hace nada con el mensaje. |
Nunca | Nunca |
|
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de que se envió el mensaje. |
1 día después del envío | 365 días después del envío |
|
El usuario mueve el mensaje a la papelera 1 día después de que se envió (pero no vacía la papelera). |
31 días después del envío, cuando Gmail quita automáticamente el mensaje de la papelera | 365 días después del envío |
| El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 360 días después de que se envió el mensaje. | 360 días después del envío | 390 días después del envío (30 días después de que se vació la Papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
| El usuario mueve el mensaje a la papelera 400 días después de que se envió (pero no vacía la papelera). | 430 días después del envío, cuando Gmail quita automáticamente el mensaje de la papelera | 460 días después del envío (30 días después de que Gmail quitó el mensaje de la Papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
Efecto en los borradores de mensajes
| Acción del usuario en un mensaje borrador | Cuándo Gmail aplica la ^deleted etiqueta |
Cuándo Gmail borra el mensaje |
|---|---|---|
|
El usuario escribe un borrador de mensaje, pero no lo envía |
Nunca | Nunca |
|
El usuario escribe un borrador de mensaje y lo descarta sin enviarlo |
Cuando el usuario descarta el borrador | 30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
Ejemplo de regla personalizada: Borra los mensajes después de 365 días
Esta regla permite que Gmail borre todos los mensajes de la unidad organizativa seleccionada después de 365 días, incluidos los borradores y los mensajes que los usuarios no hayan borrado.
Configuración de reglas
- Duración: 365 días
- Excluir borradores: Sin marcar (solo en ediscovery.google.com)
- Acción después del vencimiento: Borrar definitivamente los mensajes de los buzones de Gmail y aquellos que se hayan eliminado de forma permanente. Esta regla elimina definitivamente los borradores.
Efecto en los mensajes enviados y recibidos
| Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido | Cuándo Gmail aplica la ^deleted etiqueta |
Cuándo Gmail borra el mensaje |
|---|---|---|
|
El usuario no hace nada con el mensaje. |
365 días después del envío, cuando finaliza el período de retención | 395 días después del envío (30 días después de que finalice el período de retención debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
|
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de que se envió el mensaje. |
1 día después del envío | 365 días después del envío, cuando vence el período de retención |
| El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 360 días después de que se envió el mensaje. | 360 días después del envío, cuando el usuario vacía la papelera | 390 días después del envío (30 días después de que se vació la Papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
| El usuario mueve el mensaje a la papelera 360 días después de que se envió (pero no vacía la papelera). | 365 días después del envío, cuando finaliza el período de retención | 395 días después del envío (30 días después de que finalice el período de retención debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
Efecto en los mensajes en borrador
| Acción del usuario en un mensaje borrador | Cuándo Gmail aplica la ^deleted etiqueta |
Cuándo Gmail borra el mensaje |
|---|---|---|
|
El usuario escribe un borrador de mensaje, pero no lo envía |
365 días después del envío, cuando finaliza el período de retención | 395 días después del envío (30 días después de que finalice el período de retención debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
|
El usuario escribe un borrador de mensaje y lo descarta sin enviarlo |
Cuando el usuario descarta el borrador | 30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail) |
Cómo establecer una regla de retención personalizada para Gmail
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención
Reglas personalizadas
Crear. - En el servicio, selecciona Gmail y, luego, haz clic en Continuar.
- Elige a qué unidad organizativa se aplica la regla. Haz clic en el campo para abrir un selector y, luego, haz clic en la unidad organizativa.
- Haz clic en Continuar.
(Opcional) Elige las condiciones que se deben cumplir para que los mensajes estén cubiertos por esta regla:
- Ingresa los valores de Fecha de envío. Si solo especificas una fecha de inicio, la regla se aplicará a todos los mensajes enviados después de esa fecha. Si solo especificas una fecha de finalización, la regla se aplica a todos los mensajes enviados antes de esa fecha.
Ingresa los términos con los que deben coincidir los mensajes. Nota:
- Puedes usar todos los operadores de búsqueda compatibles, excepto los comodines (*).
- Si tu palabra clave o valor comienza con un guion, como -1000%, colócalo entre comillas para asegurarte de que no se interprete como un operador
NOT. No puedes usar
is:chatpara aplicar una regla de retención de Gmail a los mensajes de chat en Google Chat. Para establecer reglas de retención para los mensajes de chat, configura una regla de retención de Chat.Te recomendamos que pruebes los términos en una búsqueda de Vault para asegurarte de que coincidan con los datos del modo en que lo deseas.
Haz clic en Continuar.
Elige durante cuánto tiempo se conservan los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes cubiertos por esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, elige Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
Si estableces un período de retención, elige qué acción se debe realizar con los mensajes cuando finalice el período:
- Para borrar definitivamente solo los mensajes que ya se hayan quitado de la Papelera de los usuarios, elige la primera opción.
- Para borrar definitivamente todos los mensajes, incluidos los que no se hayan borrado, pero sin incluir los borradores ni las plantillas de correo electrónico, elige la segunda opción.
- Para borrar definitivamente todos los mensajes, incluidos los que no se hayan eliminado, los borradores y las plantillas de correo electrónico, elige la tercera opción.
Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.
Cómo establecer la regla de retención predeterminada para Gmail
La regla de retención predeterminada se aplica a los mensajes de Gmail que no están cubiertos por una regla personalizada o una conservación.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
- Haz clic en Gmail
. - Elige durante cuánto tiempo se conservan los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
- Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
Si estableces un período de retención, elige qué acción se debe realizar con los mensajes cuando finalice el período:
- Para borrar definitivamente solo los mensajes que ya se hayan eliminado, elige la primera opción.
- Para borrar definitivamente todos los mensajes, incluidos los que no se hayan borrado, los borradores y las plantillas, elige la segunda opción.
Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.