Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Gmail-Nachrichten in Google Vault aufbewahren.
Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Gmail-Nachrichten in Google Vault aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.
Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.
Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Gmail
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Gmail-Nachrichten informieren.
Grundfunktionen der Aufbewahrung in Gmail
- Wenn eine Nachricht in einem Hold enthalten ist, kann sie in Gmail nicht dauerhaft gelöscht werden, auch wenn alle anwendbaren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
- Benutzerdefinierte Gmail-Aufbewahrungsregeln haben immer Vorrang vor der standardmäßigen Gmail-Aufbewahrungsregel.
- Wenn für eine Nachricht mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln gelten, wird sie entsprechend der Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.
- Durch die 30-tägige Aufbewahrungsfrist gemäß den Richtlinien von Gmail kann sich der Zeitpunkt nach hinten verschieben, an dem Nachrichten dauerhaft gelöscht werden.
Zusätzliches Verhalten der Aufbewahrung in Gmail
Welche Daten können aufbewahrt werden?
Aufbewahrt:
- Nachrichten und deren Anhänge, die von Nutzern in Ihrer Organisation gesendet, empfangen oder entworfen wurden
- Von Nutzern in Ihrer Organisation gesendete Nachrichten im Modus „Vertraulich“
Nicht abgedeckt:
- Verknüpfte Dateien
- E‑Mail-Layouts
- Nachrichten, die über andere Google-Dienste wie Google Kalender oder Google Docs gesendet wurden, es sei denn, der umfassende E-Mail-Speicher ist aktiviert
- Dynamische Inhalte in dynamischen Nachrichten
- Verworfene Entwürfe und automatisch gespeicherte Versionen von Entwürfen
Wann werden Gmail-Nachrichten dauerhaft gelöscht?
Damit eine Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht werden kann, muss sie sowohl die entsprechenden Kriterien für Vault als auch die für Gmail erfüllen:
- Sie wird durch keine Aufbewahrungsregeln aufbewahrt.
- Es wird nicht gehalten.
- Das Label
^deletedwurde vom Gmail-System vor mindestens 30 Tagen generiert.
Vault verhindert, dass Gmail eine Nachricht löscht, wenn sie einer Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegt. Nach Ablauf aller anwendbaren Aufbewahrungsfristen und Holds prüft Gmail, ob die Nachricht gelöscht werden kann. Dabei wird berücksichtigt, wie lange die Nachricht das Label ^deleted hat.
Wenn das Label ^deleted angewendet wird
Gmail wendet das Label ^deleted auf Nachrichten an, die aus Google-Systemen entfernt werden können. Eine Nachricht erhält dieses Label, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
- Gmail-Nutzer leeren den Papierkorb oder wählen Nachrichten im Papierkorb aus und klicken auf Endgültig löschen.
- Gmail löscht automatisch Nachrichten, die sich seit 30 Tagen im Papierkorb befinden.
- Die Aufbewahrungsdauer endet für eine Nachricht, die noch nicht das Label
^deletedhat. - Gmail-Nutzer verwerfen Nachrichtenentwürfe.
Das Label ^deleted blendet Nachrichten für Gmail-Nutzer aus. Nutzer können diese Nachrichten nicht ohne die Hilfe eines Google Workspace-Administrators wiederherstellen. Allerdings lassen sich solche Nachrichten so lange weiterhin in Vault suchen und exportieren, bis sie dauerhaft gelöscht werden.
Die Gmail-Richtlinie zur 30‑tägigen Aufbewahrung
Gmail hat eine Aufbewahrungsrichtlinie, nach der Nachrichten mindestens 30 Tage lang aufbewahrt werden, nachdem das Label ^deleted angewendet wurde. Diese Richtlinie hat Vorrang vor allen Vault-Aufbewahrungsregeln, die während dieser 30 Tage ablaufen.
Gmail-Konversationen werden anders behandelt als einzelne Nachrichten
So gelten die Aufbewahrungsregeln für E-Mail-Konversationen:
- Wenn eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation aufgrund einer Aufbewahrungsregel oder eines Holds aufbewahrt werden soll, wird die gesamte Konversation aufbewahrt.
- Bei Aufbewahrungsregeln, die auf Labels basieren, wird zur Aufbewahrung das Datum der zuletzt mit einem Label versehenen Nachricht in einer Konversation verwendet.
Wenn eine Aufbewahrungsregel beispielsweise festlegt, dass Nachrichten mit dem Label Projekt-A 365 Tage lang aufbewahrt werden sollen und die erste Nachricht in einer Konversation das Label hat, werden alle Nachrichten in der Konversation ab dem Zeitpunkt, an dem die erste Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Wenn eine spätere Nachricht in derselben Konversation das Label Projekt-A erhält, werden alle Nachrichten darin dann ab dem Zeitpunkt, an dem diese spätere Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Nachdem die Aufbewahrungsregel abgelaufen ist und die markierten Nachrichten in Gmail dauerhaft gelöscht wurden, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis auch alle Nachrichten ohne Label entfernt werden.
Regeln gelten für Labels, aber nicht für verschachtelte untergeordnete Labels
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel basierend auf einem Gmail-Label erstellen, wird die Regel nicht auf verschachtelte untergeordnete Labels angewendet. Untergeordnete Labels werden nicht eingeschlossen, da sie nicht direkt das Label haben, auf dem die Regel basiert.
Beispiel: Ein Nutzer hat unter Belege das Label Belege und ein untergeordnetes Label namens Reisen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Belege festlegen, werden die Nachrichten unter Reisen nicht aufbewahrt, da sie nicht direkt das Label Belege haben.
Für Anhänge, die aus Gmail in Drive hinzugefügt werden, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln.
Wird auf ein Element, das an eine Gmail-Nachricht angehängt ist, die Funktion Zu Google Drive hinzufügen angewendet, wird in Google Drive eine Kopie des Elements erstellt. Die Gmail-Nachricht und der Anhang unterliegen den Gmail-Aufbewahrungsrichtlinien. Für das kopierte Element in Drive gelten die Drive-Aufbewahrungsrichtlinien.
Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen
Beispiel für eine Standardregel: Alle Nachrichten auf unbestimmte Zeit aufbewahren
Mit dieser Standardregel werden alle Gmail-Nachrichten in der ausgewählten Organisationseinheit auf unbestimmte Zeit gespeichert. Nutzer können weiterhin Nachrichten löschen und Nachrichten werden nach 30 Tagen aus dem Papierkorb entfernt oder wenn der Nutzer den Papierkorb leert. Die Nachrichten können jedoch weiterhin von Vault-Administratoren gesucht und exportiert werden.
Regelkonfiguration
- Dauer: unbegrenzt
Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten
| Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht | Wenn Gmail das Label anwendet ^deleted Label |
Wann wird die Nachricht in Gmail dauerhaft gelöscht? |
|---|---|---|
|
Keine |
Nie | Nie |
|
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht |
Ein Tag nach dem Senden | Nie |
|
Der Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb (leert den Papierkorb aber nicht). |
31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt | Nie |
Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe
| Nutzeraktion bei einem Nachrichtenentwurf | Wenn Gmail das Label anwendet ^deleted Label |
Wann wird die Nachricht in Gmail dauerhaft gelöscht? |
|---|---|---|
|
Nutzer verfasst einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht |
Nie | Nie |
|
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden |
Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft | 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung) |
Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nur gelöschte Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen
Regelkonfiguration
- Dauer: 365 Tage
- Aktion nach Ablauf der Frist: Nur unwiderruflich gelöschte Nachrichten dauerhaft löschen
Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten
| Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht | Wenn Gmail das Label anwendet ^deleted Label |
Wann wird die Nachricht in Gmail dauerhaft gelöscht? |
|---|---|---|
|
Keine |
Nie | Nie |
|
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht |
Ein Tag nach dem Senden | 365 Tage nach dem Senden |
|
Der Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb (leert den Papierkorb aber nicht). |
31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt | 365 Tage nach dem Senden |
| Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht | 360 Tage nach dem Senden | 390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung) |
| Der Nutzer verschiebt die Nachricht 400 Tage nach dem Senden in den Papierkorb (leert den Papierkorb aber nicht). | 430 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt | 460 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem Gmail die Nachricht aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie aus dem Papierkorb entfernt hat) |
Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe
| Nutzeraktion bei einem Nachrichtenentwurf | Wenn Gmail das Label anwendet ^deleted Label |
Wann wird die Nachricht in Gmail dauerhaft gelöscht? |
|---|---|---|
|
Nutzer verfasst einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht |
Nie | Nie |
|
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden |
Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft | 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung) |
Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen
Mit dieser Regel können alle Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit nach 365 Tagen dauerhaft gelöscht werden, einschließlich Entwürfe und Nachrichten, die Nutzer nicht gelöscht haben.
Regelkonfiguration
- Dauer: 365 Tage
- Entwürfe ausschließen: Häkchen entfernt (nur ediscovery.google.com)
- Aktion nach Ablauf der Frist: Nachrichten in Gmail-Postfächern und unwiderruflich gelöschte Nachrichten nach Ablauf dauerhaft löschen. Diese Regel löscht Entwürfe dauerhaft.
Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten
| Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht | Wenn Gmail das Label anwendet ^deleted Label |
Wann wird die Nachricht in Gmail dauerhaft gelöscht? |
|---|---|---|
|
Keine |
365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet | 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet) |
|
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht |
Ein Tag nach dem Senden | 365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet |
| Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht | 360 Tage nach dem Senden, wenn der Nutzer den Papierkorb leert | 390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung) |
| Der Nutzer verschiebt die Nachricht 360 Tage nach dem Senden in den Papierkorb (leert den Papierkorb aber nicht). | 365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet | 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet) |
Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe
| Nutzeraktion bei einem Nachrichtenentwurf | Wenn Gmail das Label anwendet ^deleted Label |
Wann wird die Nachricht in Gmail dauerhaft gelöscht? |
|---|---|---|
|
Nutzer verfasst einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht |
365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet | 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet) |
|
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden |
Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft | 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung) |
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
Erstellen. - Wählen Sie als Dienst Gmail aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie die Organisationseinheit aus, für die die Regel gelten soll. Klicken Sie auf das Feld, um eine Auswahl zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Organisationseinheit.
- Klicken Sie auf Weiter.
Optional: Wählen Sie die Bedingungen aus, die erfüllt sein müssen, damit Nachrichten von dieser Regel abgedeckt werden:
- Geben Sie die Werte unter Sendedatum ein. Wenn Sie nur ein Startdatum angeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum angeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet wurden.
Geben Sie alle Begriffe ein, mit denen Nachrichten übereinstimmen müssen. Hinweis:
- Sie können alle unterstützten Suchoperatoren außer Platzhaltern (*) verwenden.
- Wenn Ihr Schlüsselbegriff oder Wert mit einem Bindestrich beginnt, z. B. -1.000%, setzen Sie ihn in Anführungszeichen, damit er nicht als
NOT-Operator interpretiert wird. Mit
is:chatkönnen Sie keine Gmail-Aufbewahrungsregeln auf Chatnachrichten in Google Chat anwenden. Legen Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Chat fest, um Chatnachrichten aufzubewahren.Wir empfehlen Ihnen, die Begriffe in einer Vault-Suche zu testen, um sicherzugehen, dass sie Daten wie erwartet abgleichen.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Wenn Sie Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
- Wenn Sie nur Nachrichten dauerhaft löschen möchten, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten dauerhaft löschen möchten, mit Ausnahme von Entwürfen und E‑Mail-Vorlagen, wählen Sie die zweite Option aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, Entwürfe und E‑Mail-Vorlagen dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die dritte Option aus.
Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, setzen Sie ein Häkchen in das Bestätigungsfeld und klicken Sie auf Akzeptieren.
Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen
Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Gmail-Nachrichten, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
- Klicken Sie auf „Gmail“
. - Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Wenn Sie Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
- Wenn Sie nur Nachrichten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, Entwürfe und Vorlagen dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.