Cómo conservar eventos del Calendario de Google con Vault

En tu plan de administración de la información, puedes controlar por cuánto tiempo se conservan los eventos de Calendario de Google. Usa reglas de retención para establecer cuánto tiempo se conservarán los eventos y cuándo se borrarán, si es que se borran. Por ejemplo, puedes especificar que algunos eventos se conserven durante 7 años.

Para conservar los datos que coincidan con condiciones específicas durante un tiempo determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Información importante sobre el calendario y la retención

Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas sobre cómo funciona la retención y revises los eventos de calendario admitidos en Vault.

Acerca de los períodos de retención

Inicio del período de retención

El período de retención comienza cuando finaliza el evento.

En el caso de los eventos que duran todo el día, la zona horaria del calendario en el que se almacena el evento determina cuándo finaliza. Si un evento se configura sin hora de finalización, el sistema usa la duración predeterminada de 1 hora.

Consideraciones adicionales sobre los períodos de retención

Copias de eventos de los asistentes

• Si se borra la copia del organizador de un evento (de forma manual o debido a una regla de retención), también se borrará la copia del asistente y no se verá en la papelera.
• Cuando se borra la copia de un evento de un asistente (de forma manual o debido a una regla de retención), el organizador recibe un estado de respuesta Rechazado si está dentro de tu organización. Si el organizador no pertenece a tu organización, no recibirá una respuesta.

Eventos recurrentes

Los eventos recurrentes en el Calendario se almacenan como un solo evento, en lugar de eventos independientes. El final de un evento recurrente se produce cuando se completa la última instancia de la serie o cuando se alcanza el límite de 730 repeticiones del Calendario. Cuando vence el período de retención del evento recurrente, Vault borra toda la serie de eventos.

Un evento recurrente se puede dividir en 2 series independientes (por ejemplo, cuando un usuario cambia la frecuencia de un evento de diaria a semanal y aplica el cambio a Este evento y los siguientes). Si la primera serie ya superó su fecha de retención, se borra. Vault conserva el evento recurrente actualizado a partir de Este evento.

Crea una regla de retención personalizada para el Calendario

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Reglas personalizadas Crear.
3. En Servicio, selecciona Calendario Continuar.
4. Junto a Permiso, selecciona una unidad organizativa a la que se aplicará la regla de conservación personalizada y haz clic en Continuar.
5. (Opcional) Para conservar de forma permanente los mensajes que abarca la regla, en Duración y acción, haz clic en Indefinidamente y, luego, continúa con el paso 8.
6. Opcional: Para descartar los mensajes después de un tiempo establecido, en Duración y acción, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
7. Elige qué sucede cuando finaliza el período de retención:
   • Borrar definitivamente solo los eventos eliminados de los calendarios principales: Borra definitivamente los eventos vencidos que los usuarios eliminaron y que ya no están en la papelera. Los usuarios no esperan poder conservarlos.
   • Borrar definitivamente todos los eventos de los calendarios principales: Borra definitivamente todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
8. Haz clic en Crear.
9. Si estableces un período de retención, Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Crea una regla de retención predeterminada para el Calendario

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Calendario .
4. Elige cuánto tiempo conservar los eventos:
   • Para conservar de forma permanente los mensajes que abarca esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para descartar todos los mensajes después de un tiempo establecido, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
5. Si seleccionaste Período de retención en el paso 4, elige qué eventos se borrarán definitivamente cuando termine el período de retención:
   • Borrar definitivamente solo los eventos eliminados de los calendarios principales: Esta opción borra definitivamente los eventos vencidos que ya se hayan quitado. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos.
   • Borrar definitivamente todos los eventos de los calendarios principales: Borra definitivamente todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
6. Haz clic en Guardar.
7. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Borra una regla de retención de Calendario

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención y, luego, selecciona Reglas predeterminadas o Reglas personalizadas.
3. Elige una opción. Para borrar una regla, haz lo siguiente:
   • Regla personalizada: Coloca el cursor sobre la regla y haz clic en Borrar.
   • Regla predeterminada: Desplázate sobre Calendario y haz clic en Borrar.
4. Para confirmar la acción, haz clic en Borrar.