بالنسبة إلى خطة إدارة المعلومات، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ بأحداث "تقويم Google". يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالأحداث ومتى يتم حذفها، إذا أردت. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الاحتفاظ ببعض الأحداث لمدة 7 سنوات.
للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا محدَّدة لفترة زمنية محدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
معلومات مهمة عن "تقويم Google" والاحتفاظ بالبيانات
قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة أحداث "تقويم Google" المتوافقة مع Vault.
البيانات التي يتم الاحتفاظ بها
البيانات المشمولة:
- أحداث التقويم الأساسي
- أحداث خارج المكتب
- المواعيد المحجوزة
- وقت التركيز
البيانات غير المشمولة:
- أحداث التقويم الثانوي، مثل تقويم العطلات أو المجموعات
- المهام
- مكان العمل
- المواعيد الغير محجوزة
لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أحداث التقويم المتوافقة مع Vault.
التعرَّف على حالات التأخير المحتملة بشأن قواعد الاحتفاظ بالبيانات
- عند إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات أو تعديلها، قد يستغرق نشر القاعدة ما يصل إلى 24 ساعة. ولا تحتفظ أداة Vault بالأحداث التي حذفها المستخدمون أثناء فترة النشر.
- عند انتهاء صلاحية فترة شمول الاحتفاظ بالبيانات مع ضبط القاعدة على إزالة الأحداث نهائيًا، يمكن أن تستغرق إزالة الأحداث المتأثرة ما يصل إلى 30 يومًا.
القواعد المخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات مقابل القواعد التلقائية
للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا محدَّدة لفترة زمنية محدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لفترة زمنية محدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة أنواع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
لمحة عن فترات الاحتفاظ بالبيانات
بدء الاحتفاظ بالبيانات
تبدأ فترة التخزين عند انتهاء الحدث.
بالنسبة إلى الأحداث المستمرة طوال اليوم، تحدِّد المنطقة الزمنية للتقويم الذي يخزّن الحدث وقت انتهاء الحدث. إذا تم إعداد حدث بدون وقت انتهاء، يستخدم النظام المدة التلقائية للحدث، وهي ساعة واحدة.
اعتبارات إضافية لفترات الاحتفاظ بالبيانات
نُسخ من الأحداث للمشاركين
- في حال تم حذف نسخة منظِّم الحدث (يدويًا أو بسبب قاعدة الاحتفاظ بالبيانات)، يتم أيضًا حذف نسخة المشارِك ولن تظهر في المهملات.
- عند حذف نسخة أحد الضيوف من حدث (يدويًا أو بسبب إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات)، يتلقّى المنظّم حالة الرد مرفوض إذا كان من داخل مؤسستك، أما إذا كان المنظّم من خارج مؤسستك، فلن يتلقّى ردًا.
الأحداث المتكررة
يتم تخزين الأحداث المتكررة في "تقويم Google" كحدث واحد، بدلاً من أحداث منفصلة. تقع نهاية الحدث المتكرر عند اكتمال آخر حدث في السلسلة أو عند الوصول إلى حد الأحداث المتكررة في "تقويم Google" وهو 730 مرة تكرار. عند انتهاء صلاحية فترة التخزين للحدث المتكرّر، تحذف أداة Vault سلسلة الأحداث بالكامل.
يمكن تقسيم الحدث المتكرّر إلى سلسلتَين مستقلتَين (على سبيل المثال، عندما يغيِّر المستخدِم الحدث من يوميًا إلى أسبوعيًا ويطبّق التغيير على هذا الحدث والأحداث اللاحقة). إذا تجاوزت السلسلة الأولى تاريخ الاحتفاظ بها، سيتم حذفها. وتحتفظ أداة Vault بالحدث المكرّر المحدَّث بدءًا من هذا الحدث.
إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في "تقويم Google"
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
القواعد المخصّصة
إنشاء. - في الخدمة، اختَر تقويم Google متابعة.
- بجانب النطاق، اختَر الوحدة التنظيمية التي سيتم تطبيق القاعدة المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات عليها وانقر على متابعة.
- (اختياري) للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بالقاعدة بشكل دائم، في المدة والإجراء، انقر على إلى أجل غير مسمى، ثم انتقِل إلى الخطوة 8.
- (اختياري) لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محدّدة، في المدة و الإجراء، اختَر فترة التخزين وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى 36,500 يوم.
- اختَر ما يحدث عند انتهاء فترة التخزين:
- إزالة الأحداث المحذوفة فقط من التقاويم الأساسية : تتم إزالة الأحداث المنتهية الصلاحية التي حذفها المستخدمون ولم تعُد في المهملات. ولا يتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها.
- إزالة الأحداث نهائيًا من التقاويم الأساسية : تتم إزالة جميع الأحداث المنتهية الصلاحية من التقاويم الأساسية نهائيًا.
- انقر على إنشاء.
- في حال ضبط فترة التخزين، ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات ثم انقر على قبول.
إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات في "تقويم Google"
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات. ستفتح قائمة القواعد التلقائية.
- انقر على "تقويم Google"
. - اختَر مدة الاحتفاظ بالأحداث:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل جميع الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة التخزين ، وأدخل عدد الأيام، من 1 إلى 36,500 يوم.
- في حال اختيار فترة الاحتفاظ بالبيانات في الخطوة 4، اختَر الأحداث المطلوب إزالتها نهائيًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- إزالة الأحداث المحذوفة نهائيًا من التقاويم الأساسية فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للأحداث المنتهية الصلاحية التي تم حذفها من قبل. لا يمكن للمستخدمين الوصول إليها ولا يتوقّعون الاحتفاظ بها.
- إزالة الأحداث نهائيًا من التقاويم الأساسية : تتم إزالة جميع الأحداث المنتهية الصلاحية من التقاويم الأساسية نهائيًا.
- انقر على حفظ.
- ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات ثم انقر على قبول.
حذف قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في "تقويم Google"
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات، ثم اختَر القواعد التلقائية أو القواعد المخصّصة.
- حدِّد خيارًا. لحذف قاعدة:
- قاعدة مخصَّصة: أشِر إلى القاعدة وانقر على حذف.
- قاعدة تلقائية: أشِر إلى "تقويم Google" وانقر على حذف.
- للتأكيد، انقر على حذف.